Hvernig á að leita í QuickBooks netlistum fyrir fólk

Þú getur notað viðskiptavini, seljendur og starfsmenn síður í QuickBooks Online (QBO) á margvíslegan hátt. Verktakasíðan er takmarkaðri en hinir; úr henni er hægt að leita að verktökum og útbúa 1099s. Frá viðskiptavinum, söluaðilum eða starfsmönnum síðum sem skrá allt fólkið í þessum flokkum er hægt að flokka fólkið á listanum, flytja listann út í Excel og framkvæma aðgerðir á völdum hópi fólks á listanum.

Þú getur líka prentað grunnskýrslu með því að smella á Prenta hnappinn á hvaða listasíðu sem er; Prenta hnappurinn birtist rétt fyrir ofan Action dálkinn.

Hvernig á að vinna með tilteknum einstaklingi í QBO

Þú getur valið tiltekinn viðskiptavin, seljanda eða starfsmann og skoðað færslurnar sem tengjast viðkomandi sem og upplýsingar viðkomandi og þú getur hengt skrár við viðkomandi. Hér munt þú vinna með viðskiptavinum.

Til að leita að ákveðnum einstaklingi skaltu slá inn nokkra stafi sem passa við nafn einstaklingsins eða fyrirtækis í leitarreitinn sem birtist fyrir ofan listann yfir fólk.

Til að finna tiltekna manneskju á lista, notaðu leitarreitinn sem birtist fyrir ofan nöfnin á listanum.

Þegar þú velur einhvern mann af listanum sýnir QBO síðuna sem er sérstaklega tengd viðkomandi. Á síðunni eru tveir flipar; á eftirfarandi mynd sérðu flipann Færslulisti; hinn flipinn er Viðskiptavinaupplýsingar.

Ef þú hefur virkjað Verkefnaeiginleikann í fyrirtækinu þínu, sýnir QBO þriðja flipa sem kallast Verkefnaflipi, sem sýnir öll verkefni sem þú hefur búið til í QBO fyrirtækinu þínu.

Flipinn Færslulisti sýnir færslur í QBO sem tengjast völdum aðila.

Frá öðrum hvorum flipanum smellirðu á Breyta hnappinn til að breyta upplýsingum um viðkomandi og þú smellir á Ný viðskipti hnappinn til að bæta við færslu sem tengist viðkomandi aðila.

Frá upplýsingasíðu einstaklings geturðu hengt við skrár til að halda utan um mikilvægar fjárhagsupplýsingar. Til dæmis er hægt að hengja við 1099 skjal lánardrottins, samning viðskiptavinar eða kvittanir starfsmanns. Þú takmarkast ekki við textaskjöl; þú getur líka hengt við myndir. Dragðu og slepptu hlutnum einfaldlega í reitinn viðhengi neðst til vinstri á viðeigandi upplýsingasíðu; ef þú vilt, geturðu smellt á reitinn og þá birtist venjulegur Windows Open svargluggi svo þú getir flakkað að og valið skjalið sem þú vilt hengja við.

Hvert viðhengi má ekki vera stærra en 25MB. Til að skoða skjöl sem þú hefur þegar tengt manneskju, smelltu á Sýna núverandi hlekkinn fyrir neðan viðhengi kassann og QBO opnar glugga hægra megin á síðunni sem sýnir tengd viðhengi.

Þú getur líka bætt viðhengjum við færslu. Til að skoða færslur sem hafa viðhengi, bætir þú dálknum Viðhengi við töfluna sem birtist á Færslulistasíðu viðkomandi. Birtu viðskiptalistasíðu viðkomandi og smelltu síðan á gírhnappinn í töflunni fyrir ofan Action dálkinn. Af listanum sem birtist skaltu smella á Sýna meira. Sýna fleiri breytingar á Sýna minna og gátreitur fyrir viðhengi birtist; smelltu á það og dálkurinn Viðhengi birtist sem hluti af töflutöflunni. Þú getur auðkennt það sem dálkafyrirsögnina með bréfaklemmu. Með því að birta dálkinn Viðhengi fyrir einn einstakling birtist hann í töflunni Færslulista fyrir alla einstaklinga af þeirri gerð. Ef viðhengi eru til fyrir einhverja tiltekna færslu muntu sjá fjölda viðhengja í dálknum. Með því að smella á númerið birtast viðhengi færslunnar;

Þú bætir viðhengjum við hinar ýmsu færslur þegar þú býrð til þau; aðeins viðhengi sem tengjast færslum birtast á hinum ýmsu síðum færslulista og viðhengi sem tengjast aðila birtast á síðu viðkomandi aðila.

Að bæta viðhengi dálknum við töfluna á færslulistanum.

Þegar þú hefur lokið við að vinna með einni manneskju geturðu auðveldlega skipt yfir í annan á þeim lista með því að nota Listaglugga listans með skiptingu.

Þú getur smellt á Táknið Split View (sýnt á myndinni á undan) til að birta glugga sem sýnir fólkið sem er geymt á listanum (sjá eftirfarandi mynd).

Sýnir skiptingarsýn lista.

Af listanum í Split View glugganum geturðu skrunað niður til að finna manneskju, eða þú getur slegið inn nokkra stafi í nafni viðkomandi eða fyrirtækisnafni í leitarreitinn efst á listanum til að finna viðkomandi á listanum. Eða þú getur flokkað listann eftir nafni eða eftir opinni stöðu. Smelltu á mann til að skipta yfir á síðu viðkomandi.

Til að bæta nýjum einstaklingi við listann, smelltu á plústáknið (+) efst á listanum í skiptingarglugganum. Til að birta síðuna Viðskiptavinir smellirðu á Viðskiptavinir efst á listanum Skipti yfirsýn eða smellir á Sala á yfirlitsstikunni og smellir síðan á Viðskiptavinir.

Til að loka Split View, smelltu á Loka Split View hnappinn.

Að flokka lista í QuickBooks Online

Auk þess að raða í skiptingu geturðu raðað listanum á síðunni Viðskiptavinir og söluaðilar eftir nafni eða opinni stöðu. Sjálfgefið er að QBO raðar færslunum á þessum síðum í stafrófsröð eftir nafni í hækkandi röð.

Þú getur flokkað starfsmenn í stafrófsröð og snúið við í stafrófsröð, eftir launaaðferð eða eftir stöðu (virkur eða óvirkur). Þú getur ekki flokkað verktaka; QBO, sjálfgefið, flokkar þau í stafrófsröð.

Til að breyta röðun viðskiptavina eða söluaðila lista, smelltu á Sala eða kostnað á yfirlitsstikunni og smelltu síðan á Viðskiptavinir eða Seljendur til að birta viðeigandi síðu; fyrir þetta dæmi nota ég síðuna Viðskiptavinir.

Næst skaltu smella á fyrirsögnina fyrir dálkinn sem þú vilt flokka eftir. Ef þú smellir á dálkfyrirsögnina Viðskiptavinur/Fyrirtæki sýnir QBO viðskiptavinina í lækkandi stafrófsröð. Ef þú smellir á dálkfyrirsögnina Open Balance, flokkar QBO listann í Open Balance röð, frá lægstu til hæstu.

Hvernig á að flytja QBO lista yfir í Excel

Þú getur flutt út lista yfir viðskiptavini þína eða söluaðila í Excel.

Ef þú ert ekki með afrit af Excel á tölvunni þinni geturðu hlaðið niður og notað ókeypis farsímaútgáfuna af Excel.

Smelltu á viðeigandi hlekk á yfirlitsstikunni (sala eða kostnaður) til að birta annaðhvort síðuna Viðskiptavinir eða síðuna söluaðila; Seljendur síðan er notuð í þessu dæmi. Á hægri brún síðunnar, rétt fyrir ofan Action dálkinn, birtast þrír hnappar. Smelltu á miðhnappinn og QBO flytur listann út í Excel skrá; hnappur fyrir skrána birtist neðst á skjánum í Chrome.

Flytur söluaðilalista út í Excel.

Smelltu á hnappinn neðst á skjánum og Excel opnar skrána. Þú getur breytt skránni ef þú smellir á Virkja klippingu hnappinn á gulu stikunni efst í glugganum. Og fyrir ykkur sem notið Excel farsíma þarftu að skrá þig inn með Microsoft reikningnum þínum til að breyta skránni.

Hvernig á að vinna með hópi fólks í QBO

Þegar þú vinnur með viðskiptavinum eða söluaðilum geturðu gripið til ákveðinna aðgerða samtímis fyrir hóp fólks. Til dæmis er hægt að velja tiltekna söluaðila með því að smella á kassann við hliðina á hverjum nafni og þá senda sama netfang þeim framleiðendur, borga reikninga á netinu fyrir valin framleiðendur ef þú ert að nota Bill.com viðbótina við QBO Essentials Plus, eða Ítarlegt, eða gerðu valda söluaðila óvirka.

Þú getur notað Bill.com viðbótina til að greiða reikninga á netinu frá QBO; það er til Bill.com app með fullri þjónustu, en hér er ég að tala um viðbótina við QBO. Þú finnur Bill.com appið í Intuit App Center. Þú getur heimsótt verslunina með því að velja Forrit í leiðsöguglugganum. Það er ekkert mánaðarlegt áskriftargjald fyrir Bill.com, en það er gjald fyrir hverja færslu fyrir hverja greiðslu sem þú vinnur.

Fyrir viðskiptavini, auk þess að senda tölvupóst, er hægt að búa til og senda yfirlit til þeirra, úthluta völdum viðskiptavinum á tegund viðskiptavinar (þú notar tegund viðskiptavina til að flokka viðskiptavini) og gera valda viðskiptavini óvirka.

Til að nota eina af þessum aðgerðum fyrir hóp fólks, smelltu á viðeigandi hlekk á leiðarstikunni—Sala eða kostnaður—fylgt á eftir viðeigandi listasíðu til að birta tengda síðu. Fyrir þetta dæmi notaði ég síðuna Viðskiptavinir.

Næst skaltu smella á gátreitinn við hliðina á nöfnunum sem þú vilt hafa með í aðgerðinni þinni og smelltu síðan á Batch Actions hnappinn. Veldu aðgerðina sem þú vilt grípa til og fylgdu síðan leiðbeiningunum á skjánum til að ljúka aðgerðinni.

Framkvæma aðgerð fyrir nokkra viðskiptavini.