Hvernig á að innheimta tíma í QuickBooks 2021

Oftast eru línur sem birtast í QuickBooks reikningum hlutir sem þú lýsir í vörulistanum og magnar síðan beint á reikningnum. Í sumum þjónustufyrirtækjum gætirðu hins vegar selt margar einingar af sama hlutnum. Lögfræðingur getur selt klukkutíma eða hluta af lögfræðiráðgjöf og sá tími getur verið allt sem hún selur. CPA getur selt tíma af ráðgjöf, bókhaldi eða skattaundirbúningsvinnu.

Við þessar aðstæður viltu ekki láta senda reikning til viðskiptavinarins með einni línu í sem segir til dæmis „Lögfræðiþjónusta, 100 klukkustundir, $20.000“ - nema þú viljir ekki vera áfram í viðskiptum. Þess í stað viltu fá reikning sem tilgreinir hvert af þeim verkefnum sem lögfræðingurinn sinnti: búsáætlanagerð í 1,5 klukkustund, endurskoðun samnings í 4 klukkustundir, undirbúningur nýs fasteignaleigusamnings í 2 klukkustundir, og svo framvegis. Til að veita þetta smáatriði - smáatriði sem eru í raun fyrir neðan hlutinn - notarðu QuickBooks tímamælingareiginleikann.

QuickBooks býður upp á tvær aðferðir til að rekja þann tíma sem varið er sem verður innheimtur á reikningi sem vara. Þú getur notað vikulega tímablaðið eða þú getur tímasett eða skráð einstakar athafnir. Ég lýsi stuttlega hvernig báðar tímamælingaraðferðirnar virka; hvorugt er erfitt. Faglegir þjónustuaðilar (endurskoðendur, lögfræðingar, ráðgjafar, arkitektar o.s.frv.) sem greiða reikninga út frá þeim tíma sem varið er ættu að íhuga að nota einn af þessum eiginleikum til að tryggja að þeir haldi nákvæmar skrár yfir þann tíma sem varið er í að vinna fyrir viðskiptavin eða viðskiptavin.

Hvernig á að nota vikulega tímaskrá

Til að nota vikulega tímaskýrsluaðferðina skaltu velja Viðskiptavinir→ Sláðu inn tíma→ Nota vikulega tímaskýrslu. QuickBooks sýnir vikulega tímablaðsgluggann, sýndan. Til að nota Vikulega tímablaðsgluggann, notaðu fyrst Nafnreitinn til að auðkenna starfsmanninn, söluaðilann eða annan sem sinnir þjónustunni.

Þú ættir að geta valið nafn þessa einstaklings úr fellilistanum Nafn. Ef þú getur ekki valið nafn viðkomandi af fellilistanum Nafn skaltu slá það inn í reitinn; þá, þegar beðið er um það, segðu QuickBooks á hvaða lista (starfsmaður, söluaðili eða önnur nöfn) nafninu ætti að bæta við. Eftir að þú hefur bætt við nafni þess sem vann verkið skaltu nota dálkana í glugganum Vikulega tímablaðið til að lýsa viðskiptavininum eða starfinu sem verkið var unnið fyrir, þjónustukóðann, stutta lýsingu eða athugasemd, launalið ( ef þú ert að nota QuickBooks fyrir launaskrá), bekkinn (ef þú ert að fylgjast með tímum) og síðan tímana sem varið er á dag.

Þú getur slegið inn eins margar línur í vikulega tímablaðsgluggann og þú vilt. Hver lína birtist sérstaklega á reikningi. Seðlaupplýsingarnar birtast á lýsingarsvæði reikningsins. Af þessum sökum viltu nota viðeigandi og lýsandi athugasemdir.

Vikulega tímablaðsglugginn

Tímasetning stakra athafna

Ef þú vilt skrá þjónustustarfsemi eins og hún á sér stað skaltu velja Viðskiptavinir→ Sláðu inn tíma→ Tími/Sláðu inn staka virkni. QuickBooks sýnir Time/Enter Single Activity valmyndina, eins og sýnt er.

Tími/Sláðu inn staka virkni svargluggann

Til að tímasetja eða skrá eina virkni skaltu skrá virknidagsetninguna í reitnum Dagsetning. Notaðu Nafnareitinn til að auðkenna þann sem veitti þjónustuna. Í Viðskiptavinur:Starf reitnum, auðkenndu viðskiptavininn eða starfið sem þjónustan var unnin fyrir. Veldu viðeigandi þjónustulið úr fellilistanum Þjónustuliður og (ef þú ert að fylgjast með starfsmanni) viðeigandi launalið úr fellilistanum Launaliður. Ef þú ert að fylgjast með flokkum, fyrirsjáanlega, geturðu líka notað flokka fellilistann til að flokka virknina. Notaðu athugasemdareitinn til að skrá stutta, viðeigandi lýsingu á þjónustunni. Þessi lýsing birtist á reikningnum, svo vertu hugsi yfir því sem þú skrifar.

Eftir að hafa lýst eða veitt þessar almennu upplýsingar um þjónustuna hefurðu tvær leiðir til að skrá þann tíma sem varið er í þjónustuna:

• Taktu upp tíma handvirkt. Þú getur handvirkt skráð þann tíma sem varið er í athöfn með því að nota Lengd reitinn til að slá inn tímann. Ef þú eyddir 10 mínútum, til dæmis, sláðu inn 0:10 í reitnum Lengd. Ef þú eyddir 3 klukkustundum og 40 mínútum skaltu slá inn 3:40 í reitnum Lengd.
• Láttu QuickBooks skrá tímann. Þú getur líka látið QuickBooks skrá tímann sem þú eyddir í starfsemina. Smelltu bara á Byrja hnappinn í Lengd reitnum þegar þú byrjar virknina og smelltu á Stöðva hnappinn þegar þú hættir virkninni. Ef þú vilt gera hlé á tímamælinum (td meðan þú tekur símtal), smelltu á Pause hnappinn.

Eftir að þú hefur notað Time/Enter Single Activity valmyndina til að lýsa virkninni sem þú ert að framkvæma skaltu smella á Vista og nýtt eða Vista og loka hnappinn til að vista virkniupplýsingarnar.

Staðfestu að innheimtanlegur gátreitur (í efra hægra horninu í glugganum) sé valinn. Með því að velja Reikningshæfa reitinn segirðu QuickBooks að það eigi að halda þessari skrá yfir innheimtuhæfa starfsemi til síðari færslu á reikningi.

Þú getur notað Fyrri og Næsta hnappana, sem birtast efst í valmyndinni, til að fletta fram og til baka í gegnum skráningar þínar um tímasetningu virkni. Athugaðu líka að stafsetningarhnappur er tiltækur. Smelltu á þann hnapp til að kanna stafsetningarlýsinguna sem þú slærð inn - sem er góð hugmynd, því þessar upplýsingar munu birtast á reikningi síðar.

Hvernig á að setja innheimtanlegan tíma á reikning

Til að bæta innheimtanlegum tíma og kostnaði við reikning skaltu búa til reikninginn á venjulegan hátt, eins og ég lýsi áður. Eftir að þú hefur auðkennt viðskiptavininn (ef þú hefur slegið inn tíma fyrir viðskiptavininn), og ef þú hefur fylgst með kostnaði fyrir viðskiptavininn, birtir QuickBooks skilaboðareit sem spyr hvort þú viljir greiða fyrir einhvern tíma eða kostnað. Ef þú svarar játandi birtir QuickBooks valmyndina Veldu reikningshæfan tíma og kostnað, sýndan hér.

Velja reikningshæfan tíma og kostnað svargluggann

Tími flipinn í þessum valmynd sýnir hvert þeirra tíma sem þú hefur skráð fyrir viðskiptavin. Til að bæta þessum tímum við reikninginn skaltu smella á Nota dálkinn fyrir tímann. (Nota dálkurinn er dálkurinn lengst til vinstri og sýnir gátmerki.) Eða, ef þú vilt velja alla tímana, smelltu á Velja allt hnappinn. Smelltu síðan á OK. QuickBooks bætir hverjum og einum þessara innheimtutíma við reikninginn sem aðskildar línur. Þessi mynd sýnir hvernig upplýsingar um reikningshæfan tíma birtast í glugganum Búa til reikninga.

Glugginn Búa til reikninga, innheimta fyrir reikningshæfan tíma

Ef þú skilur gátreitinn sem heitir Prenta valinn tíma og kostnað sem einn reikningshlut óvalinn, setur QuickBooks hvert skipti sem þú skráir þig inn á sérstaka línu á reikningnum, eins og sýnt er. Ef þú hakar í reitinn, hins vegar, gerir QuickBooks þér kleift að sameina einstakar tímaskráningar í eina reikningslínu. (Þú gætir viljað gera tilraunir með þennan eiginleika aðeins ef þú hefur áhuga.)

Þú getur smellt á Hlutir, Útgjöld eða Mílufjöldi flipann til að sjá lista yfir hlutina, útlagðan kostnað eða viðskiptakílómetra sem stofnað er til fyrir hönd viðskiptavinar. Þú bætir gjöldum við reikning fyrir þessa tegund af hlutum á sama hátt og þú bætir við gjöldum fyrir tíma. Þú getur jafnvel sett álagningu á útlagðan kostnað þinn. Við the vegur, ef þú vilt fara aftur í Velja reikningshæfan tíma og kostnað, og þú ert að skoða gluggann Búa til reikninga, smelltu á Bæta við tíma/kostnaði hnappinn sem birtist efst í glugganum Búa til reikninga.