Hvernig á að deila QuickBooks 2020 skrám

Allt í lagi, hér er flott samningur: Innan QuickBooks geturðu sett upp notendaheimildir sem gera þér kleift að tilgreina hverjir hafa aðgang að hvaða svæðum í QuickBooks skránum þínum. Reyndar geturðu líka unnið með QuickBooks skrána þína á neti og í mörgum notendaumhverfi með því að nota öflugan eiginleika sem kallast skráalás.

Ef þú vinnur á neti og þarft að nota eða vilt bara kynna þér eiginleika QuickBooks netkerfisins skaltu lesa þessa grein. Ef þú ert sá eini sem notar QuickBooks geturðu sleppt þessari grein.

Að deila QuickBooks skrá á neti

Tveir mikilvægir eiginleikar knýja QuickBooks fjölnotenda netgetu: notendaheimildir og skráningarlæsing. The notandi heimildir eiginleiki gefur marga notendur á QuickBooks skrá einstaka heimildir stillingarnar til að fá aðgang mismunandi sviðum QuickBooks. Upptökulæsing, annar eiginleikinn, gerir fleiri en einum kleift að skrá sig inn á og vinna með QuickBooks skrá samtímis.

Heimildir notenda

QuickBooks gerir þér kleift að stilla notendaheimildir þannig að þú getur veitt mismunandi QuickBooks notendum mismunandi forréttindi. Jane Owner getur kannski gert hvað sem hún vill vegna þess að hún er Da Man. Joe Clerk gæti þó aðeins fært inn reikninga. Joe, lítill skrifstofumaður með ef til vill vafasama dómgreind og geðþótta, gæti ekki getað skoðað rekstrarreikning fyrirtækisins, prentað ávísanir eða skráð greiðslur viðskiptavina. Þessi hugmynd er skynsamleg á hagnýtu stigi, ekki satt? Í aðstæðum þar sem fullt af fólki hefur aðgang að QuickBooks skránni, viltu ganga úr skugga um að trúnaðarupplýsingar séu trúnaðarmál.

Þú vilt líka ganga úr skugga um að fólk geti ekki viljandi eða óviljandi spillt fjárhagslegum gögnum þínum. Þú vilt ekki að einhver slær inn röng gögn (kannski vegna þess að hann lendir á einhverju svæði í QuickBooks forritinu þar sem hann á ekkert erindi). Og þú vilt ekki að einhver skrái viðskipti með sviksamlegum hætti - svo sem falsar ávísanir - að hún geti farið í reiðufé.

Ég held að ef þú veltir þessu fyrir þér notendaheimildum, þá áttarðu þig á því að "Hæ, já, það er skynsamlegt!" Svo ég ætla ekki að tala meira um það. Leyfðu mér að ljúka með því að henda út nokkrum almennum athugasemdum um hvernig þú ákveður hvaða notendaheimildir eru viðeigandi:

• Gagnaleynd: Þetta mál hefur líklega mest með stjórnunarheimspeki þína að gera. Því opnari sem þú ert um efni, því minni þarftu sennilega að hafa áhyggjur af því að fólk sé að þvælast fyrir efni. Ég vil þó benda á að launamál eru alltaf viðkvæmt viðfangsefni. Ef allir vita hvað allir aðrir fá greitt, eiga sér stað áhugaverðar umræður - en þú vissir það nú þegar.
• Gagnaspilling: Varðandi gagnaspillingu þarftu að vita að fólk notar venjulega tvær almennar reglur:
  • Ekki veita fólki aðgang að verkfærum sem það kann ekki að nota. Það er bara að biðja um vandræði.
  • Gakktu úr skugga um að enginn einstaklingur geti skroppið um án eftirlits á sumum sviðum bókhaldskerfisins - sérstaklega ef viðkomandi skráir eða meðhöndlar reiðufé.

Ef það er mögulegt, notaðu vinakerfi þar sem fólk gerir hluti saman þannig að fólk tékka alltaf á vinnu annarra - jafnvel þó ekki sé nema óbeint. Kannski skráir Joe reikning, en Jane sker alltaf ávísunina til að borga reikninginn. Kannski skráir Raul reikninga viðskiptavina, en Chang sendir þá út. Kannski skráir Sál peningakvittanir, en Beth leggur þær inn. Þú sérð mynstur, ekki satt? Ef tveir einstaklingar takast á við ákveðinn efnahagsatburð - aftur, sérstaklega einn sem felur í sér reiðufé - þá er mjög góð hugmynd fyrir Joe og Jane, Raul og Chang og Saul og Beth að líta um öxl.

Upptökulæsing

Auðveldasta leiðin til að skilja skráalæsingu er að bera hana saman við hina tegund læsinga: skráalæsingu. Flest önnur forrit nota skráalæsingu. Skráalæsingþýðir að ef einn aðili á netinu hefur til dæmis ritvinnsluskjal opið, getur enginn annar á netinu opnað og síðan breytt skjalinu. Aðrir gætu hugsanlega opnað afrit af skjalinu sem þeir geta vistað á tölvum sínum, en þeir geta ekki breytt upprunalega skjalinu. Stýrikerfið læsir upprunalega skjalinu (skránni) þannig að aðeins einn getur fíflast með skrána í einu. Þessi læsing tryggir heilleika gagnanna og þær breytingar sem fólk gerir á gögnunum. (Ef þetta mál um að tryggja heilindi virðist undarlegt, hugsaðu þá um erfiðleikana við að tryggja að breytingar beggja fólks lendi í ritvinnsluskjali sem báðir eru að breyta samtímis.)

Upptökulæsing virkar öðruvísi. Með færslulæsingu geta fleiri en einn aðili á netinu opnað og breytt sömu skránni í einu, en aðeins einn aðili getur unnið með ákveðna skrá.

A færslu er hluti af skrá. Í skrá yfir víxla sem þú skuldar seljendum, til dæmis, er skráin allt safn víxla. Einstakir víxlar eru skrár í skránni og fleiri en einn getur opnað víxlaskrána. Einstakir reikningar, þó - einstakar skrár sem mynda skrána - eru læstir þegar einstaklingur grípur skrá.

Þessar upplýsingar kunna að hljóma eins og of mikið rugl, en það að greina á milli skráa og skráa í skrá er það sem gerir samnýtingu skráa mögulega. Í QuickBooks, til dæmis, ef Jane er að slá inn einn reikning fyrir Alpha Company í skrá, getur Joe breytt reikningi fyrir Beta Corporation vegna þess að reikningarnir tveir eru mismunandi skrár. Vegna plötulæsingar getur Jane hins vegar ekki fíflast með Beta Corporation reikningnum sem Joe er að breyta. Og Joe - aftur, vegna plötulæsingar - getur ekki fiktað við Alpha Company reikninginn sem Jane er að slá inn.

Endurtekið almennt, engir tveir geta breytt sömu skránni í skrá á sama tíma. Skráalæsing gerir starfsmönnum kleift að nota skrá í fjölnotendaumhverfi vegna þess að hún leyfir fleiri en einum að vinna með skrá.

Uppsetning QuickBooks fyrir netnotkun

Til að setja upp QuickBooks fyrir netnotkun verður þú fyrst að setja upp QuickBooks á öllum tölvum á netinu sem þurfa að fá aðgang að og vinna með QuickBooks skrána. Þetta verkefni er ekki flókið. Þú þarft ekki að setja upp QuickBooks á neinn flottan hátt til að geta deilt QuickBooks skrám.

Þú þarft að kaupa eintak af QuickBooks fyrir hverja tölvu sem ætlar að keyra forritið. Ef þú ert með þrjár tölvur sem þú vilt nota QuickBooks á þarftu að kaupa þrjú eintök af QuickBooks. Eða þú gætir keypt sérstaka fjölsæta leyfisútgáfu af QuickBooks. Ef þú reynir að setja upp eitt eintak af QuickBooks (með einum lykilkóða) á mörgum tölvum, mun QuickBooks ekki leyfa tveimur tölvum sem nota sama lykilkóðann að deila skrá í fjölnotendaham.

Þegar þú býrð til skrána sem þú vilt deila þarftu að ganga úr skugga um að þú geymir skrána á stað þar sem aðrir QuickBooks notendur geta nálgast hana. Það er, þú gætir þurft að geyma skrána á netþjóni. Þú getur líka geymt skrána á biðlaratölvu svo framarlega sem þú tilgreinir samnýtingarheimildir fyrir annað hvort möppuna eða drifið sem þú vistar QuickBooks skrána á.

Annar mikilvægur hlutur: Sá sem býr til QuickBooks skrána verður sjálfkrafa skráarstjóri. The Skráin stjórnandi hefur aðgang að öllum svæðum í skrá og setur upp aðra notendur skrá, svo þú vilt ekki bara hver að setja upp QuickBooks skrá. Annaðhvort eigandi fyrirtækisins eða yfirmaður bókhalds hentar vel í þetta starf. Í öllum tilvikum ætti sá sem setur skrána að vera áreiðanlegur reglumaður á skrifstofunni sem auðvelt er að ná í ef spurningar eða vandamál koma upp. Einnig ætti þessi manneskja líklega að hafa sterkan bakgrunn í bókhaldi. Sjá eftirfarandi kafla fyrir frekari upplýsingar.

Stilling notendaheimilda

Þú getur sagt QuickBooks hverjir aðrir muni nota skrána og setja heimildir fyrir þetta fólk meðan á QuickBooks uppsetningu stendur eða síðar.

Notendaheimildir í Enterprise Solutions

Til að stilla heimildir í Enterprise Solutions skaltu fylgja þessum skrefum:

1. Segðu QuickBooks að þú viljir stilla notendaheimildir.

Veldu skipunina Fyrirtæki→ Notendur→ Setja upp notendur og hlutverk. QuickBooks sýnir notenda- og hlutverkagluggann (ekki sýndur).

2. Tilgreindu að þú viljir setja upp nýjan notanda.

Smelltu á Nýr hnappinn þannig að QuickBooks birtir nýr notandi valmynd (ekki sýndur) sem sýnir margvísleg bókhaldshlutverk sem QuickBooks notandi gæti gegnt. Þessi hlutverk gefa notanda getu til að framkvæma viðeigandi bókhaldsverkefni með QuickBooks forritinu. Lýsing kassi neðst í svarglugganum tekur saman þau verkefni sem einhver í tilteknu hlutverki gæti ætlast til að framkvæma.

3. Veldu hlutverkið sem passar best við notandann sem þú ert að lýsa og smelltu svo á Bæta við.

Eigendur, við the vegur, ættu að hafa Full Access hlutverk svo að þeir geti gert hvað sem þeir vilja. Athugaðu að þú getur gefið notanda fleiri en eitt hlutverk.

Ef þú vilt breyta heimildum núverandi notanda skaltu velja notandann á flipanum Notendalisti og smella síðan á Breyta hnappinn. QuickBooks sýnir Breyta notanda valmynd (ekki á mynd), sem líkist nýr notanda valmynd og gerir þér kleift að breyta hlutverki eða hlutverkum notanda.

4. Smelltu á OK til að fara aftur í notendur og hlutverk valmynd.

Þú getur skoðað heimildirnar (í grundvallaratriðum listann yfir getu sem QuickBooks leyfir) fyrir tiltekna manneskju eða fyrirfram skilgreint hlutverk. Til að sjá heimildirnar sem notandi hefur, veldu Notendalisti flipann í notenda- og hlutverkaglugganum, smelltu á Skoða heimildir hnappinn, veldu notandann í listanum og smelltu síðan á Birta hnappinn. QuickBooks sýnir stóran glugga sem tilgreinir sérstaklega hvað notandinn getur gert. Til að sjá heimildirnar sem tiltekið hlutverk hefur, veldu Hlutverkalisti flipann í notenda- og hlutverkaglugganum, smelltu á Skoða heimildir hnappinn, veldu hlutverkið og smelltu síðan á Birta hnappinn.

Notendaheimildir í QuickBooks Pro og Premier

Til að stilla heimildir í QuickBooks Pro eða QuickBooks Premier skaltu fylgja þessum skrefum:

1. Veldu skipunina Fyrirtæki→ Setja upp notendur og lykilorð→ Setja upp notendur.

QuickBooks sýnir notendalista gluggann (sjá myndina).

Notendalisti gluggi

2. Smelltu á hnappinn Bæta við notanda.

QuickBooks sýnir valmyndina Setja upp notandalykilorð og aðgang, sem þú notar til að bæta við nýjum notendum og tilgreina lykilorð.

Setja upp lykilorð notanda og aðgangsglugga

3. Sláðu inn notandanafn og lykilorð viðbótaraðilans sem þú vilt að geti notað QuickBooks skrána; sláðu síðan inn lykilorðið aftur í textareitnum Staðfesta lykilorð.

Að slá inn lykilorðið aftur staðfestir að þú hafir slegið inn lykilorðið rétt í fyrsta skipti.

Frá þessum tímapunkti, þegar einhver opnar QuickBooks skrána, biður QuickBooks um notandanafn og lykilorð. Svo, til að önnur manneskja geti fengið aðgang að QuickBooks skránni, verður hún að slá inn notandanafnið og lykilorðið sem þú stillir.

4. Tilgreindu aðgang notandans.

QuickBooks birtir svarglugga sem spyr hvort þú viljir að viðkomandi hafi aðgang að öllum svæðum QuickBooks skráarinnar eða aðeins sumum svæðum.

Ef þú tilgreinir að þú viljir aðeins veita aðgang að sumum svæðum - venjulega tilfellið, líklega - sýnir QuickBooks röð af valgluggum sem gera þér kleift að stilla heimildir fyrir hvert svæði. Þú velur No Access valmöguleikahnappinn til að gera tiltekið svæði (eins og bankahluti) óheimilt fyrir notandann, veldu All Areas of QuickBooks valmöguleikahnappinn til að gefa notandanum leyfi til að búa til og prenta færslur og skýrslur á svæðinu, eða veldu valmöguleikahnappinn Valin svæði á QuickBooks til að veita notandanum aðgang að svæðinu að hluta. Ef þú velur Valin svæði valmöguleikann þarftu að tilgreina takmarkaðan aðgang með því að fara í gegnum síður töframannsins og lýsa nákvæmlega þeim aðgangi sem þú vilt að notandinn hafi. Þú getur líka tilgreint hvort önnur forrit (eins og TurboTax) fái aðgang að QuickBooks gögnunum.

Tilgreinir hvaða svæði notandi hefur aðgang að

5. Skoðaðu aðgang notandans.

Eftir að þú hefur lokið við að stíga í gegnum Set Up User Password og Access valmyndina sýnir QuickBooks samantekt yfir heimildir notanda. Smelltu á Til baka hnappinn ef þú þarft að fara til baka og breyta heimildum fyrir svæði, eða smelltu á Ljúka til að gefa til kynna að þú sért búinn að tilgreina hvað tiltekinn notandi getur gert. QuickBooks birtir notendalistann aftur, með nýjum notanda bætt við. Smelltu á Bæta við notanda til að bæta við öðrum nýjum notanda, smelltu á Breyta notanda til að breyta völdum notanda, eða smelltu á Loka til að loka glugganum.

Notandi getur skráð sig inn og opnað QuickBooks skrá úr hvaða tölvu sem er á netinu svo framarlega sem tölvan hefur QuickBooks uppsett og hefur netaðgang að QuickBooks skránni. Ef einstaklingur reynir að opna lokað svæði eða framkvæma óviðkomandi aðgerð, sýnir QuickBooks hins vegar skilaboðareit sem gefur til kynna að viðkomandi skorti nauðsynlegar heimildir til að framkvæma aðgerðina.

Tilgreina og vinna í fjölnotendaham

Til að fleiri en einn geti unnið með QuickBooks skrá í einu verða notendur að vinna með QuickBooks skrána í fjölnotendaham. Fyrsti aðilinn sem opnar skrána þarf að tilgreina fjölnotendaham til að aðrir geti opnað skrána. Til að tilgreina fjölnotendaham, veldu File–>Switch to Multiuser Mode. Þú getur sagt að þú sért að vinna í fjölnotendaham vegna þess að QuickBooks titilstikan gefur til kynna það. Þegar annað fólk opnar QuickBooks skrána opnast það sjálfkrafa í fjölnotendaham. Til að annar notandi geti unnið í einsnotandaham verða aðrir notendur að loka QuickBooks skránni og notandinn sem vill vinna í einsnotandaham þarf að velja File–>Switch to Single-User Mode.

Að deila QuickBooks skrá yfir netkerfi felur í sér nokkrar brellur. Í fyrsta lagi þarftu að ganga úr skugga um að enginn sem er í einsnotandaham noti skrána sem þú vilt opna. Ef einhver er að nota skrána og þú reynir að opna hana birtir QuickBooks skilaboð sem gefa til kynna að einhver sé að nota fyrirtækjaskrána í einsnotandaham. Segðu viðkomandi að skipta yfir í fjölnotendaham og smelltu svo á Reyndu aftur hnappinn.

Um leið og þú byrjar að búa til eða breyta viðskiptum læsir QuickBooks viðskiptunum. Þannig getur enginn annar breytt viðskiptunum á meðan þú vinnur að henni. Þú getur sagt hvort þú sért með viðskipti opin í breytingaham með því hvað QuickBooks birtir í titilstikunni efst á eyðublaðinu: Breyta færslu. Aðrir notendur geta opnað færsluna á meðan þú breytir henni í breytingaham, en þeir geta ekki gert breytingar á henni fyrr en þú ert búinn.

Ef þú reynir að breyta færslu sem Harriet samstarfsmaður þinn hefur þegar opnað í breytingaham, til dæmis, birtir QuickBooks skilaboð sem lesa (og hér, ég orða það) Afsakið, Bubba. Harriet er að vinna með þessi viðskipti. Þú þarft að koma aftur seinna.