Hvernig á að búa til QuickBooks 2019 innkaupapöntun

A QuickBooks innkaupapöntun þjónar einfalda tilgangi: Það segir seljanda sem þú vilt kaupa einhverja vöru. Í raun er innkaupapöntun samningur um kaup.

Mörg lítil fyrirtæki nota ekki innkaupapantanir. En þegar þau stækka að ákveðinni stærð, ákveða mörg fyrirtæki að nota þau vegna þess að innkaupapantanir verða varanlegar skrár yfir vörur sem þau hafa pantað. Það sem meira er, að nota innkaupapantanir formfestir oft innkaupaferlið í fyrirtæki. Þú gætir til dæmis ákveðið að enginn í fyrirtækinu þínu geti keypt neitt sem kostar meira en $100 nema hann eða hún fái innkaupapöntun. Ef aðeins þú getur gefið út innkaupapantanir, hefur þú í raun stjórnað innkaupastarfsemi með þessu ferli.

Hvernig á að búa til alvöru QuickBooks innkaupapöntun

Til að nota QuickBooks til að búa til innkaupapantanir skaltu fylgja þessum skrefum:

Segðu QuickBooks að þú viljir búa til innkaupapöntun með því að velja Seljendur→ Búa til innkaupapantanir.

QuickBooks sýnir gluggann sem sýndur er.

Ef valmyndin Seljendur gefur ekki skipunina Búa til innkaupapantanir, veit QuickBooks ekki að þú viljir búa til innkaupapantanir.

Notaðu fellilistann Lánardrottinn til að auðkenna þann seljanda sem þú vilt kaupa vöruna af.

Lánardrottinn fellilistann sýnir hvern og einn af lánardrottnum á lánardrottnalistanum þínum.

(Valfrjálst) Flokkaðu kaupin með því að nota fellilistann Class.

Athugaðu að þú sérð ekki flokka fellilista nema þú hafir kveikt á bekkjarrakningu.

(Valfrjálst) Veldu annað Senda til heimilisfang af Senda til fellilistanum efst í hægra horninu.

Senda til fellilistann sýnir lista yfir alla viðskiptavini þína, söluaðila og starfsmenn. Þú breytir sendingarpóstfanginu með því að velja eitt af þessum öðrum nöfnum. Eftir að þú hefur valið færslu af Senda til listanum fyllir QuickBooks út reitinn Senda til heimilisfangs með viðeigandi upplýsingum.

Staðfestu dagsetningu innkaupapöntunar.

Upphaflega setur QuickBooks núverandi kerfisdagsetningu í dagsetningu reitsins. Þú ættir hins vegar að staðfesta að dagsetningin sem QuickBooks færir inn sem dagsetningu innkaupapöntunar sé rétt. Þetta er samningsdagur. Oft setur dagsetningin samningsskilmála, eins og fjölda daga sem á að senda vöruna.

Staðfestu innkaupapöntunarnúmerið.

Innkaupapöntunarnúmerið, eða innkaupapöntunarnúmerið, auðkennir innkaupapöntunarskjalið einstaklega. QuickBooks númerar innkaupapantanir í röð fyrir þig og setur viðeigandi númer í PO No. reitinn. Gissurnar sem QuickBooks gerir um rétt innkaupapöntunarnúmer er venjulega rétt. Ef það er ekki rétt geturðu slegið inn varanúmer.

Staðfestu seljanda og sendu til upplýsingar.

Lánardrottinn og sendingarblokkin til að auðkenna seljandann sem þú ert að kaupa vöruna af og heimilisfangið sem þú vilt að seljandinn sendi sendinguna til. Þessar upplýsingar ættu að vera réttar ef söluaðilalistinn þinn er uppfærður og þú hefur notað fellilistann Senda til rétt til að auðkenna, ef nauðsyn krefur, annað sendingarheimilisfang.

Engu að síður, staðfestu að upplýsingarnar sem sýndar eru í þessum tveimur heimilisfangablokkum séu réttar. Ef upplýsingarnar eru ekki réttar skaltu auðvitað laga þær. Þú getur breytt upplýsingum um heimilisfangablokk með því að velja rangar upplýsingar og slá síðan inn aftur það sem á að birtast.

Lýstu hverjum hlut sem þú vilt panta.

Þú notar dálkana í glugganum Stofna innkaupapantanir til að lýsa í smáatriðum hverri vöru sem þú vilt panta sem hluta af kaupunum. Hver hlutur fer í sína röð. Til að lýsa vöru sem þú vilt kaupa frá seljanda gefur þú upp eftirfarandi upplýsingar:

• Vara: Hlutur dálkurinn er þar sem þú skráir einstakt vörunúmer fyrir vöruna sem þú vilt kaupa. Mundu að atriði þarf að færa inn, eða lýsa, í Atriðalistanum. Aðalatriðið sem þarf að vita um vörulistann er að öllu sem þú vilt sýna á reikningnum - eða, fyrir það mál, í innkaupapöntun - verður að vera lýst í vöruskránni.

• Lýsing: Í dálkinum Lýsing lýsir þú hlutnum sem þú velur. Þú getur líka breytt reitnum Lýsing þannig að það sé skynsamlegt fyrir viðskiptavini eða lánardrottna.

• Magn: Magn dálkurinn tilgreinir magn vörunnar sem þú vilt. Augljóslega slærðu inn fjölda hluta sem þú vilt í þessum reit.

• Verð: Dálkurinn Verð tilgreinir verð á einingu eða verð á hverja einingu fyrir vöruna. Athugaðu að QuickBooks notar mismunandi merki fyrir þennan dálk eftir því hvers konar fyrirtæki þú hefur sett upp.

• Viðskiptavinur: Viðskiptavinur dálkurinn auðkennir viðskiptavininn sem varan er keypt fyrir.

• Flokkur: Í Class dálknum flokkar þú innkaupapöntunarvörur á vörustigi frekar en á innkaupapöntunarstigi. Athugaðu að þú munt ekki sjá þennan dálk nema þú hafir kveikt á bekkjarakningu.

• Upphæð: Dálkurinn Upphæð sýnir heildarkostnað vörunnar. QuickBooks reiknar upphæðina fyrir þig með því að margfalda magnið með genginu (eða verði). Þú getur breytt dálkupphæðinni. Í þessu tilviki aðlagar QuickBooks verðið (eða verðið) þannig að magn sinnum hlutfall jafngildir alltaf upphæðinni.

Þú slærð inn lýsingu á hverri vöru sem ætti að vera með í innkaupapöntuninni. Þetta þýðir til dæmis að ef þú vilt panta sex vörur frá lánardrottni ætti innkaupapöntunin þín að innihalda sex línur af upplýsingum.

Prentaðu innkaupapöntunina.

Tilgangurinn með því að skrá innkaupapöntun í QuickBooks er að búa til formlega skrá yfir kaup. Þú vilt næstum alltaf senda þessa innkaupapöntun til seljanda. Innkaupapöntunin segir seljanda nákvæmlega hvað þú vilt kaupa og verðið sem þú ert tilbúinn að borga.

Til að prenta innkaupapöntunina geturðu smellt á Prenta hnappinn. Þú getur líka prentað innkaupapantanir í lotu síðar ef þú velur Prenta síðar gátreitinn (í boði á Aðalflipa) þegar þú ert að búa til innkaupapantanir, vistar allar innkaupapantanir sem þú vilt prenta síðar og velur síðan Skrá → Prenta eyðublöð→ Skipun innkaupapantana.

Vistaðu innkaupapöntunina.

Til að vista innkaupapöntunina þína, smelltu annaðhvort á Vista og loka hnappinn eða Vista og nýtt hnappinn. Ef þú smellir á Vista og nýtt hnappinn vistar QuickBooks þá innkaupapöntun og birtir aftur tóma útgáfu af glugganum Búa til innkaupapantanir svo þú getir skráð aðra innkaupapöntun.

Ábendingar og brellur fyrir innkaupapöntun í QuickBooks 2019

Hér eru nokkrar fleiri mikilvægar athuganir:

• Ekki eru öll kaup skilið innkaupapöntun. Ef þú ert ekki vanur að vinna með innkaupapantanir er auðvelt að fara yfir borð þegar þú byrjar að nota þetta handhæga tól. Engu að síður, hafðu í huga að ekki eru öll kaup ábyrg fyrir innkaupapantanir (sjá næsta atriði).
• Notaðu innkaupapantanir til að stjórna innkaupum. Venjulega nota fyrirtæki innkaupapantanir sem leið til að stjórna og skrá innkaup. Reyndar þurfa mörg innkaup í raun ekki innkaupapöntun. Fjárhæðir sem þú hefur samþykkt að kaupa sem eru skjalfestar með stöðluðum samningum - eins og reikningar frá símafyrirtækinu, gasfyrirtækinu og leigusala þínum - þurfa augljóslega ekki innkaupapantanir. Að auki þurfa hóflegar innkaup, eins og skrifstofuvörur, oft ekki innkaupapantanir. Þú þarft örugglega leið til að stjórna þessum útgjöldum, en innkaupapantanir eru líklega ekki leiðin til að fara.
• Íhugaðu önnur, viðbótarstýringartæki. Önnur fjárlagaeftirlit, eins og „samþykki frá umsjónarmanni“ eða einföld fjárhagsáætlun, virkar oft eins vel.