Hvernig á að búa til endurskoðendur afrit af QuickBooks gagnaskránni

Viðskiptavinur þinn býr til endurskoðanda afrit af QuickBooks gagnaskránni með því að nota útgáfu hans af QuickBooks og raunverulegu gagnaskránni og býr síðan til annað hvort skrá sem hann eða hún sendir þér (eins og með pósti eða tölvupósti) eða Intuit , framleiðandi QuickBooks, sendir þér. Sem betur fer er ferlið mjög einfalt hvort sem er.

Handvirkt meðhöndla afrit endurskoðanda

Hér er það sem viðskiptavinur þinn þarf að gera ef viðskiptavinurinn mun sjá um að senda skrána til þín:

Veldu File→Create Copy skipunina.

QuickBooks sýnir Vista afrit eða öryggisafrit svargluggann og spyr viðskiptavininn hvort hann vilji

• Afrit af skránni, sem er annað afrit af QuickBooks skránni sem þú býrð til (venjulega) svo þú munt hafa afrit af skránni ef eitthvað slæmt gerist við upprunalegu QuickBooks gagnaskrána.

• Færanlegt afrit af skránni, sem er raunverulegt, lifandi afrit af QuickBooks gagnaskránni sem hefur verið örlítið skorin í stærð svo það er auðveldara að hreyfa sig (eins og með því að senda skrána í tölvupósti sem viðhengi).

• Afrit endurskoðanda af skránni.

  

  Fyrsti vista afrit eða öryggisafrit svarglugginn.

Veldu Afrit endurskoðanda og smelltu síðan á Next til að halda áfram.

Staðfestu að þú viljir virkilega endurskoðandaeintak.

QuickBooks birtir næst annan valmynd sem krefst þess að fátækur stressaður viðskiptavinurinn þinn staðfesti að hann vilji virkilega afrit endurskoðanda frekar en einfaldlega flytjanlegt afrit af skránni.

Annar vista afrit eða öryggisafrit svarglugginn.

Tilgreindu skiptingardagsetningu.

Þegar viðskiptavinur smellir á Næsta hnappinn til að halda áfram að búa til afrit endurskoðanda biður QuickBooks hann um skiptingardagsetninguna. Færslur sem falla fyrir þessa dagsetningu er aðeins hægt að breyta í afriti endurskoðanda. Viðskipti sem falla eftir þessa dagsetningu er hægt að breyta innan eintak beggja endurskoðanda og eintak viðskiptavinarins.

Smelltu á Next til að halda áfram.

Önnur skilaboð birtast sem segja viðskiptavininum að QuickBooks verði að loka öllum gluggum til að búa til afrit endurskoðanda.

Smelltu á OK.

QuickBooks sýnir uppfærðan afritaglugga Vista endurskoðanda, sýndur hér.

Uppfærður afritagluggi Vista endurskoðanda.

Nefndu afrit endurskoðanda.

Notaðu Skráarnafn reitinn í Save Accountant's Copy valmyndinni til að nefna afrit endurskoðanda af QuickBooks gagnaskránni. Ef nauðsyn krefur getur viðskiptavinurinn einnig notað Vista í fellilistann til að tilgreina hvar endurskoðandinn afrit af QuickBooks gagnaskránni á að vista.

Viðskiptavinurinn þarf að muna hvar afrit endurskoðanda af skránni er vistað. Þessi skrá er gefin til endurskoðanda - með tölvupósti eða sniglapósti, eða á diski - svo að hann geti notað hana.

Búðu til skrána.

Eftir að viðskiptavinur nefnir afrit endurskoðanda af gagnaskránni og gefur til kynna, ef nauðsyn krefur, hvar afrit endurskoðanda á að vista, smellir viðskiptavinurinn á Vista. QuickBooks vistar afrit endurskoðanda af QuickBooks gagnaskránni.

Síðan er þessi gagnaskrá send til endurskoðanda af viðskiptavinum . Með öðrum orðum, viðskiptavinurinn þarf að snigla-pósta eða senda skrána í tölvupósti.

Tölvupóstveitan þín gæti takmarkað stærð viðhengja (þar á meðal QuickBooks skrár) sem þú getur sent með tölvupósti. Ef stærðin truflar þig geturðu hlaðið QuickBooks skránni inn á Intuit vefsíðuna með því að velja Skrá→ Senda fyrirtækisskrá→ Afrita endurskoðanda→ Starfsemi viðskiptavina→ Senda til endurskoðanda. Intuit sendir endurskoðanda skilaboð með smellanlegum hlekk sem hún getur notað til að grípa skrána.

Endurskoðendaafrit nota þrjár skráargerðir. Flutningaskrá bókhaldara (með .qbx skráarendingu) er það sem viðskiptavinur býr til og gefur endurskoðandanum. Hið raunverulega endurskoðandaafrit (með .qba skráarendingu) er það sem endurskoðandinn vinnur með eftir að hann eða hún opnar yfirfærsluskrá endurskoðanda. Að lokum er það Accountant Export File (með .qby skráarendingu), sem geymir breytingarnar sem fara aftur til viðskiptavinarins.

Augljóslega er það kannski ekki viðskiptavinurinn þinn sem tekur þessi skref; þú gætir þurft að gera óhreina vinnuna. Í báðum tilvikum er ferlið hins vegar þannig. Athugaðu þó að rauntímasparnaður fyrir endurskoðanda og kostnaðarsparnaður fyrir viðskiptavininn á sér stað þegar þú getur fengið viðskiptavininn til að velja skipunina og vinna með svargluggann. Þá geturðu rukkað gjaldskyldan tíma fyrir að vinna með QuickBooks gögn frekar en að fikta við skrána.

Rafrænt að senda afrit endurskoðanda

Viðskiptavinur þinn getur líka sent afrit af QuickBooks endurskoðanda afriti rafrænt með því að nota skráaflutningsþjónustu Intuit. Til að gera þetta velur viðskiptavinurinn Skrá→ Senda fyrirtækisskrá→ Afrit bókhalds→ Aðgerðir viðskiptavinar→ Senda til endurskoðanda. QuickBooks veitir leiðbeiningar á skjánum til að senda eða hlaða upp afriti endurskoðanda á Intuit netþjóninn, þar á meðal skrefin til að bæta við lykilorði til að tryggja hlaðið skrá.

Eftir að afrit endurskoðanda hefur verið hlaðið upp sendir Intuit netþjónn endurskoðanda tölvupóst með hlekk sem endurskoðandinn getur notað til að hlaða niður afritaskrá endurskoðanda. Eins og fram hefur komið gefur viðskiptavinurinn upp lykilorð til að takmarka aðgang að niðurhaluðu skránni, þannig að endurskoðandinn þarf þetta lykilorð frá viðskiptavininum fyrir niðurhalið. Endurskoðandinn þarf einnig hvaða QuickBooks lykilorð sem er til að opna niðurhalaða skrá.

Þú vilt nota Send Company File skipunina eða láta viðskiptavini þína nota Send Company File skipunina ef þú getur. Skipunin Senda fyrirtækisskrá sparar þér mikið væl og gnístran tanna. Það veitir einnig mjög örugga leið til að deila afritum endurskoðanda. Hlekkurinn í tölvupóstinum sem þú færð frá Intuit rennur út eftir nokkra daga. Samkvæmt því, ef viðskiptavinur þinn sendir þér skrána á fyrsta degi tveggja vikna frísins þíns, mun hlekkurinn ekki virka þegar þú kemur aftur á skrifstofuna. Tengillinn mun vera útrunninn.