Hvernig á að búa til endurskoðenda afrit af gagnaskrám í QuickBooks 2011

QuickBooks auðveldar endurskoðendum að vinna með gagnaskrár viðskiptavina. Þú getur látið viðskiptavininn nota endurskoðandaafritunareiginleikann í QuickBooks og einfaldlega senda þér tölvupóst eða snigilssendingu afrit af QuickBooks gagnaskránni. Þú getur síðan skoðað afrit þessa endurskoðanda af gagnaskránni, gert þær lagfæringar eða breytingar sem eiga við og sent síðan breytingarnar sem á að gera aftur til viðskiptavinarins. Viðskiptavinurinn getur þá auðveldlega flutt þessar breytingar inn í núverandi QuickBooks skrá sína og haldið áfram glaðværri leið. Frekar sniðugt, ekki satt?

Viðskiptavinur þinn býr til afrit endurskoðandans af QuickBooks gagnaskránni með því að nota útgáfu hans af QuickBooks og raunverulegu gagnaskránni. Sem betur fer er ferlið mjög einfalt. Hér er það sem viðskiptavinur þinn þarf að gera:

Veldu Skrá→ Afrita endurskoðanda→ Aðgerðir viðskiptavina→ Vista skrá.

QuickBooks birtir fyrst skilaboð sem spyrja viðskiptavininn hvort hann vilji annað hvort

• An Accountant " ir afrita skrárinnar.

• A flytjanlegur eða afrit afrit af skrá.

Þú getur líka búið til afrit endurskoðanda með því að velja Skrá→ Búa til afrit og velja síðan Afrita hnappinn.

A flytjanlegur skrá er algjör lifandi eintak af QuickBooks gögn skrá sem hefur verið örlítið scrunched í stærð þannig að það er auðveldara að fara í kring (eins og e-póstur skrá sem viðhengi). A varabúnaður skrá er afrit, annað eintak af QuickBooks skrá sem þú býrð (yfirleitt) þannig að þú ert með afrit af QuickBooks gögn skrá ef eitthvað slæmt gerist í upprunalega QuickBooks gögn skrá.

Veldu Afrit endurskoðanda og smelltu síðan á Næsta til að halda áfram.

Tilgreindu skiptingardagsetningu.

Færslur sem falla fyrir þessa dagsetningu er aðeins hægt að breyta í afriti endurskoðanda. Viðskipti sem falla á eftir þessum gögnum er hægt að breyta inni, bæði afrit endurskoðandi er og afrit viðskiptavinarins.

Smelltu á Next til að halda áfram.

Önnur skilaboð birtast sem segja viðskiptavininum að QuickBooks verði að loka öllum gluggum til að búa til afrit endurskoðanda. QuickBooks gæti líka sagt viðskiptavininum að setja inn disk.

Smelltu á OK og settu diskinn í (ef nauðsyn krefur).

QuickBooks sýnir afrita gluggann Vista endurskoðanda.

Nefndu afrit endurskoðanda og veldu hvar það á að vista.

Viðskiptavinurinn þarf að muna hvar afrit endurskoðanda af skránni er vistað. Þessi skrá er gefin til endurskoðanda - með tölvupósti, sniglapósti eða vistuð á diski - til að endurskoðandinn geti notað hana.

Smelltu á Vista.

Viðskiptavinurinn verður síðan að fá þessa gagnaskrá til þín.

Tölvupóstveitan þín gæti takmarkað stærð viðhengja (þar á meðal QuickBooks skrár) sem þú getur sent eða tekið á móti með tölvupósti. Ef stærðin truflar hlutina geturðu hlaðið QuickBooks skránni inn á Intuit vefsíðuna með því að velja Skrá→ Afrita endurskoðanda→ Starfsemi viðskiptavina→ Senda til endurskoðanda. Intuit sendir þér síðan skilaboð með smellanlegum hlekk sem þú getur notað til að grípa skrána.

Augljóslega er það kannski ekki viðskiptavinurinn þinn sem tekur þessi skref; þú gætir þurft að gera óhreina vinnuna. Í báðum tilvikum er ferlið hins vegar þannig. Athugaðu þó að rauntímasparnaður fyrir endurskoðanda og kostnaðarsparnaður fyrir viðskiptavininn á sér stað þegar þú getur fengið viðskiptavininn til að velja skipunina og vinna með svargluggann. Þú getur síðan rukkað gjaldskyldan tíma fyrir að vinna með QuickBooks gögn frekar en að fikta í skránni.