Hvernig á að búa til afrit af QuickBooks 2014 gagnaskrá

QuickBooks 2014 auðveldar endurskoðendum að vinna með gagnaskrár viðskiptavina. Íhugaðu þessa atburðarás: Þú ert með viðskiptavin sem þarf aðstoð við að klára reikningstímabil ársins.

Þú hefur um tvennt að velja. Í fyrsta lagi geturðu keyrt yfir í búðina hans, sennilega fastur í umferð á leiðinni, og fundið þig að velta því fyrir þér hvort þú getir rukkað viðskiptavininn $150 fyrir ferðatímann þinn. Í öðru lagi geturðu látið viðskiptavininn nota endurskoðandaafritunareiginleika QuickBooks til að senda þér afrit af QuickBooks gagnaskránni.

Þú getur skoðað afrit þessa endurskoðanda af gagnaskránni, gert þær lagfæringar eða breytingar sem eiga við og sent síðan breytingarnar sem á að gera aftur til viðskiptavinarins. Viðskiptavinurinn getur auðveldlega flutt þessar breytingar inn í núverandi QuickBooks skrá sína og haldið áfram glaðværri leið. Frekar sniðugt, ekki satt?

Viðskiptavinur þinn býr til afrit endurskoðandans af QuickBooks gagnaskránni með því að nota útgáfu hans af QuickBooks og raunverulegu gagnaskránni og býr síðan til annað hvort skrá sem hann eða hún sendir þér (svo sem í pósti eða með tölvupósti) eða sem Intuit, framleiðandi QuickBooks, sendir þér. Sem betur fer er ferlið mjög einfalt hvort sem er.

Hér er það sem viðskiptavinur þinn þarf að gera ef viðskiptavinurinn mun sjá um að senda skrána til þín:

Veldu skrá → Afrita endurskoðanda → Aðgerðir viðskiptavina → Vista skrá skipunina.

QuickBooks birtir skilaboð sem spyrja viðskiptavininn hvort hann vilji

• Afrit endurskoðanda af skránni

• Færanlegt eða öryggisafrit af skránni

Þú getur líka búið til afrit endurskoðanda með því að velja Skrá→ Búa til afrit og smella síðan á Afrita hnappinn.

Færanleg skrá er raunverulegt, lifandi afrit af QuickBooks gagnaskránni sem hefur verið örlítið skorin í stærð svo það er auðveldara að hreyfa sig (eins og með því að senda skrána í tölvupósti sem viðhengi). Öryggisskrá er annað afrit af QuickBooks skránni sem þú býrð til (venjulega) svo þú munt hafa afrit af skránni ef eitthvað slæmt gerist við upprunalegu QuickBooks gagnaskrána.

Veldu Afrit endurskoðanda og smelltu síðan á Næsta til að halda áfram.

Tilgreindu skiptingardagsetningu.

Þegar viðskiptavinur smellir á Næsta hnappinn til að halda áfram að búa til afrit endurskoðanda biður QuickBooks hann um skiptingardagsetninguna. Færslur sem falla fyrir þessa dagsetningu er aðeins hægt að breyta í afriti endurskoðanda. Viðskiptum sem falla eftir þessa dagsetningu er hægt að breyta bæði í afriti endurskoðanda og afriti viðskiptavinarins.

Smelltu á Next til að halda áfram.

Önnur skilaboð birtast sem segja viðskiptavininum að QuickBooks verði að loka öllum gluggum til að búa til afrit endurskoðanda. QuickBooks gæti líka sagt viðskiptavininum að setja inn disk.

Smelltu á OK og settu diskinn í (ef nauðsyn krefur).

QuickBooks sýnir uppfærðan afritaglugga Vista endurskoðanda.

Nefndu afrit endurskoðanda.

Notaðu Skráarnafn reitinn í Save Accountant's Copy valmyndinni til að nefna afrit endurskoðanda af QuickBooks gagnaskránni. Ef nauðsyn krefur getur viðskiptavinurinn einnig notað Vista í fellilistann til að tilgreina hvar endurskoðandinn afrit af QuickBooks gagnaskránni á að vista.

Viðskiptavinurinn þarf að muna hvar afrit endurskoðanda af skránni er vistað. Þessi skrá er afhent endurskoðanda - með tölvupósti eða sniglapósti, eða á diski - svo hann geti notað hana.

Búðu til skrána.

Eftir að viðskiptavinur nefnir afrit endurskoðanda af gagnaskránni og gefur til kynna, ef nauðsyn krefur, hvar afrit endurskoðanda á að vista, smellir viðskiptavinurinn á Vista. QuickBooks vistar afrit endurskoðanda af QuickBooks gagnaskránni.

Síðan er þessi gagnaskrá send til endurskoðanda af viðskiptavinum. Með öðrum orðum, viðskiptavinurinn þarf að snigla-pósta eða senda skrána í tölvupósti.

Tölvupóstveitan þín gæti takmarkað stærð viðhengja (þar á meðal QuickBooks skrár) sem þú getur sent með tölvupósti. Ef stærðin truflar þig geturðu hlaðið QuickBooks skránni inn á Intuit vefsíðuna með því að velja File→ Accountant's Copy→ Client Activities→ Send to Accountant. Intuit sendir endurskoðanda skilaboð með smellanlegum hlekk sem hún getur notað til að grípa skrána.

Endurskoðendaafrit nota þrjár skráargerðir. Flutningaskrá bókhaldara (með .qbx skráarendingu) er það sem viðskiptavinur býr til og gefur endurskoðandanum. Hið raunverulega endurskoðandaafrit (með .qba skráarendingu) er það sem endurskoðandinn vinnur með eftir að hann eða hún opnar yfirfærsluskrá endurskoðanda. Að lokum er það Accountant Export File (með .qby skráarendingu), sem geymir breytingarnar sem fara aftur til viðskiptavinarins.

Augljóslega er það kannski ekki viðskiptavinurinn þinn sem tekur þessi skref; þú gætir þurft að gera óhreina vinnuna. Í báðum tilvikum er ferlið hins vegar þannig. Athugaðu þó að rauntímasparnaður fyrir endurskoðanda og kostnaðarsparnaður fyrir viðskiptavininn á sér stað þegar þú getur fengið viðskiptavininn til að velja skipunina og vinna með svargluggann.

Þá geturðu rukkað gjaldskyldan tíma fyrir að vinna með QuickBooks gögn frekar en að fikta við skrána.