Hvernig á að bæta við notendum í QuickBooks Pro og Premier

Þú takmarkast ekki við að nota aðeins eitt lykilorð til að stjórna aðgangi að QuickBooks gagnaskránni þinni. QuickBooks gerir þér kleift að setja upp nokkur lykilorð fyrir QuickBooks gagnaskrána. Til að setja upp fleiri notendur í QuickBooks Pro og QuickBooks Premier skaltu fylgja þessum skrefum:

Veldu Fyrirtæki→ Setja upp notendur og lykilorð→ Setja upp notendur skipunina.

QuickBooks sýnir notendalista gluggann (ekki sýndur), sem auðkennir alla notendur sem QuickBooks aðgangur hefur verið settur upp fyrir og sem eru skráðir inn á kerfið.

Segðu QuickBooks að þú viljir bæta við notanda með því að smella á hnappinn Bæta við notanda.

QuickBooks sýnir fyrsta Set Up User Password and Access gluggann.

Þekkja notandann og gefa upp lykilorð.

Gefðu hverjum notanda sem þú ert að setja upp lykilorð fyrir notendanafn með því að slá inn stutt nafn - kannski fornafn notandans - í Notandanafn reitinn. Eftir að þú hefur borið kennsl á notandann slærðu inn lykilorð notandans í textareitnum Lykilorð og Staðfesta lykilorð.

Smelltu á Next til að halda áfram og tilgreindu síðan hvort þú viljir takmarka aðgang fyrir nýja notandann.

Þegar QuickBooks sýnir seinni Set Up User Password and Access valmyndina skaltu tilgreina hvort þú viljir takmarka aðgang og réttindi fyrir notandann. Ef þú vilt takmarka aðgang og réttindi ( réttindi eru einfaldlega það sem notandinn getur gert), veldu valinn hnappinn Valin svæði á QuickBooks. Ef þú vilt að notandinn geti gert hvað sem er skaltu velja All Areas of QuickBooks valhnappinn. Ef þú gefur til kynna að nýi notandinn ætti að hafa aðgang að öllum sviðum QuickBooks ertu búinn að setja upp lykilorð notanda. Þú getur sleppt þeim skrefum sem eftir eru.

Smelltu á Next til að halda áfram og lýstu síðan aðgangi að sölu- og viðskiptakröfuupplýsingum og verkefnum.

Eftir að þú hefur lokið skrefi 4 birtir QuickBooks þriðja Setja upp notandalykilorð og aðgangsgluggann. Þetta er sá fyrsti í röð af gluggum sem leiða þig í gegnum viðtal og spyrja ítarlegra spurninga um hvers konar aðgang hver notandi ætti að hafa að tilteknu svæði.

Til dæmis, með tilliti til sölustarfsemi, spyr QuickBooks um aðgang að viðskiptum (svo sem reikningum, kreditnótum og upplýsingar um viðskiptakröfur). Þú getur gefið til kynna að notandinn ætti ekki að hafa aðgang með því að velja No Access valhnappinn. Þú getur gefið til kynna að notandinn ætti að hafa fullan aðgang með því að velja Full Access valhnappinn. Ef notandinn ætti að hafa aðgang að hluta, velurðu valhnappinn Sértækur aðgangur og velur síðan einn af dótturfyrirtækishnöppunum fyrir valinn aðgang: Stofna eingöngu til færslur, Búa til og prenta færslur, eða Stofna færslur og búa til skýrslur.

Smelltu á Next og lýsið síðan innkaupum og viðskiptaskuldaréttindum.

Eftir að þú hefur lokið skrefi 5 með því að smella á Next, sýnir QuickBooks fjórða Setja upp notandalykilorð og aðgangsgluggann, sem gerir þér kleift að tilgreina hvaða aðgang þessi nýi notandi hefur á innkaupa- og reikningsskilasvæðum. Þú getur valið No Access valhnappinn. Þú getur valið fullan aðgangshnappinn. Eða þú getur valið einhverja milliveg með því að velja valhnappinn Sértækur aðgangur og einn af dótturfyrirtækjunum fyrir valinn aðgang. Sömu reglur um setningarréttindi og aðgang og gilda um innkaupa- og viðskiptaskuldasvæðið gilda um sölu- og viðskiptakröfusvæðið.

Smelltu á Next og lýsið síðan eftirstandandi notendaréttindum og aðgangi.

Þegar þú smellir á Næsta hnappinn sem sýndur er neðst á hverri útgáfu af Set Up User Password and Access valmyndinni, sýnir QuickBooks nokkrar aðrar útgáfur af glugganum sem það notar til að spyrja þig um notendaréttindi og aðgang. Til dæmis, eftir að þú lýsir hvaða réttindi eru viðeigandi fyrir notandann á innkaupa- og reikningsskilasvæðinu, spyr QuickBooks um ávísunar- og kreditkortasvæðið. Þá er spurt um birgðasvæðið. Næst er spurt um launagreiðslur. Síðan er spurt um almenna, viðkvæma bókhaldsstarfsemi. Að lokum spyr QuickBooks um aðgang að fjárhagsskýrslugetu.

Þú takmarkar réttindi á hverju þessara annarra svæða á sama hátt og þú gerir fyrir sölu- og viðskiptakröfur og fyrir innkaupa- og viðskiptaskuldasvæði. Vertu bara hugsi þegar þú ferð í gegnum skjáina og takmarkaðu getu notandans. Þú vilt að notendur hafi nauðsynleg réttindi til að sinna starfi sínu, en þú vilt ekki veita þeim meiri réttindi en þeir þurfa.

Tilgreindu hvort notandi geti breytt eða eytt færslum.

Eftir að þú hefur farið í gegnum um það bil hálfa tylft útgáfur af Setja upp notandalykilorð og aðgangsglugga sem spyrja um ákveðin svið bókhalds, birtir QuickBooks síðuna Breyta eða eyða færslum í Setja upp notandalykilorð og aðgangsglugga. Síðan Breyta eða eyða færslum gerir þér kleift að gefa til kynna að notandi geti eða geti ekki breytt færslum sem skráðar eru fyrir lokunardag. Almennt viltu takmarka getu notanda til að breyta eða eyða viðskiptum.

Smelltu á Next og skoðaðu síðan réttindaákvarðanir þínar.

Þegar þú smellir á Næsta sýnir QuickBooks lokaútgáfuna af Set Up User Password and Access valmyndinni, sem auðkennir notendaréttindin sem þú úthlutaðir eða leyfðir. Þú getur notað þennan valmynd til að skoða réttindin sem einhver hefur. Ef þú áttar þig á því að þú hefur ranglega úthlutað réttindum, smelltu á Til baka hnappinn til að fara aftur í gegnum gluggana í þann þar sem þú gerðir mistök. Breyttu úthlutun réttinda og smelltu á Næsta hnappinn til að fara aftur í lokagluggann í Set Up User Password and Access valmyndinni.

Þegar þú hefur lokið yfirferð á notendaréttindum og aðgangi skaltu smella á Ljúka.

Héðan í frá mun nýi notandinn geta notað QuickBooks; þó takmarkast réttindi hans eða hennar við það sem þú tilgreindir.

Endurskoðendur vilja oft sjá réttindin sem tilteknir notendur hafa. Þetta á sérstaklega við ef þú ert endurskoðaður af CPA þínum sem hluti af árlegum lokunum. (Þú gætir verið endurskoðaður ef bankinn vill endurskoðað reikningsskil, til dæmis.) QuickBooks býður þér ekki upp á leið fyrir þig til að prenta upplýsingarnar sem sýndar eru í Set Up User Password and Access valmyndinni. Hins vegar gerir Windows þér kleift að nota Print Screen takkann til að taka skjáskot af QuickBooks forritsglugganum og Set Up User Password and Access valmyndina.

Ýttu á Alt+Print Scrn til að taka skjáskot af glugganum. Þetta afritar mynd af skjánum þínum á Windows klemmuspjaldið. Næst skaltu opna Paint með því að velja Start→ Programs→ Accessories→ Paint. Límdu myndina inn í Paint með því að ýta á Ctrl+V. Þú gætir séð villuboð sem segir að myndin á klemmuspjaldinu er stærri en punktamyndin. Viltu að bitmapið verði stækkað? Smelltu á Já. Vistaðu skjámyndina með því að velja File→ Save As. Þú gætir viljað taka skjámynd með þessum hætti til að skrá notendaaðgang og réttindi starfsmanna.