Hvernig á að bæta við notendum í QuickBooks 2018 Pro og Premier

Þú takmarkast ekki við að nota aðeins eitt lykilorð til að stjórna aðgangi að QuickBooks gagnaskránni þinni. Þú getur sett upp nokkur lykilorð fyrir QuickBooks gagnaskrána. Það sem er mjög sniðugt við þetta er að þú getur sagt QuickBooks að leyfa ákveðnum notendum og lykilorðum að gera aðeins ákveðna hluti. Þetta hljómar flókið, en er það í rauninni ekki. Eigandi fyrirtækisins gæti til dæmis haft lykilorð sem gerir henni kleift að gera hvað sem er. En nýr bókhaldsmaður getur til dæmis verið með lykilorð sem gerir honum aðeins kleift að skrá reikninga í kerfið.

Til að setja upp fleiri notendur í QuickBooks Pro og QuickBooks Premier skaltu fylgja þessum skrefum:

Veldu skipunina Fyrirtæki → Setja upp notendur og lykilorð → Setja upp notendur.
QuickBooks sýnir notendalista gluggann (ekki sýndur), sem auðkennir alla notendur sem QuickBooks aðgangur hefur verið settur upp fyrir og sem eru skráðir inn á kerfið.

Segðu QuickBooks að þú viljir bæta við notanda með því að smella á hnappinn Bæta við notanda.
QuickBooks sýnir fyrsta Set Up User Password and Access gluggann.

Þekkja notandann og gefa upp lykilorð.
Gefðu hverjum notanda sem þú ert að setja upp lykilorð fyrir notendanafn með því að slá inn stutt nafn - kannski fornafn notandans - í Notandanafn reitinn. Eftir að þú hefur borið kennsl á notandann slærðu inn lykilorð notandans í textareitnum Lykilorð og Staðfesta lykilorð.

Smelltu á Next til að halda áfram og tilgreindu síðan hvort þú viljir takmarka aðgang fyrir nýja notandann.
Þegar QuickBooks sýnir seinni Set Up User Password and Access valmyndina skaltu tilgreina hvort þú viljir takmarka aðgang og réttindi fyrir notandann. Ef þú vilt takmarka aðgang og réttindi ( réttindi eru einfaldlega það sem notandinn getur gert), veldu valinn hnappinn Valin svæði á QuickBooks. Ef þú vilt að notandinn geti gert hvað sem er skaltu velja All Areas of QuickBooks valhnappinn. Ef þú gefur til kynna að nýi notandinn ætti að hafa aðgang að öllum sviðum QuickBooks ertu búinn að setja upp lykilorð notanda og þú getur sleppt þeim skrefum sem eftir eru.

Smelltu á Next til að halda áfram og lýstu síðan aðgangi að sölu- og viðskiptakröfuupplýsingum og verkefnum.
Þegar þú hefur lokið skrefi 4 birtir QuickBooks þriðja uppsetningu notandalykilorðs og aðgangsglugga - sá fyrsti af röð glugga sem leiða þig í gegnum viðtal og spyrja ítarlegra spurninga um hvers konar aðgang hver notandi ætti að hafa að tilteknu svæði . Hvað varðar sölustarfsemi, til dæmis, spyr QuickBooks um aðgang að viðskiptum (svo sem reikningum, kreditnótum og upplýsingar um viðskiptakröfur). Þú getur gefið til kynna að notandinn ætti ekki að hafa aðgang með því að velja No Access valhnappinn. Þú getur gefið til kynna að notandinn ætti að hafa fullan aðgang með því að velja Full Access valhnappinn. Ef notandinn ætti að hafa aðgang að hluta, velurðu valmyndahnappinn Sértækur aðgangur og velur síðan einn af dótturhnappunum: Stofna eingöngu færslur, Stofna og prenta færslur, eða Stofna færslur og búa til skýrslur.

Smelltu á Next og lýsið síðan innkaupum og viðskiptaskuldaréttindum.
Þegar þú klárar skref 5 með því að smella á Næsta, sýnir QuickBooks fjórða Setja upp notandalykilorð og aðgangsgluggann, sem gerir þér kleift að tilgreina hvaða aðgang þessi nýi notandi hefur á innkaupa- og reikningsskilasvæðum. Þú getur valið No Access valhnappinn. Þú getur valið fullan aðgangshnappinn. Eða þú getur valið milliveg með því að velja valhnappinn Selective Access og einn af aukahnappunum. Sömu reglur um setningarréttindi og aðgang og gilda um innkaupa- og viðskiptaskuldasvæðið gilda um sölu- og viðskiptakröfusvæðið.

Smelltu á Next og lýsið síðan eftirstandandi notendaréttindum og aðgangi.
Þegar þú smellir á Næsta hnappinn sem sýndur er neðst á hverri útgáfu af Set Up User Password and Access valmyndinni, sýnir QuickBooks nokkrar aðrar útgáfur af glugganum sem það notar til að spyrja þig um notendaréttindi og aðgang. Eftir að þú lýsir hvaða réttindi eru viðeigandi fyrir notandann á innkaupa- og reikningsskilasvæðinu, til dæmis, spyr QuickBooks um tékka- og kreditkortasvæðið. Þá er spurt um birgðasvæðið. Því næst er spurt um launagreiðslur og síðan spurningar um almenna, viðkvæma bókhaldsstarfsemi. Að lokum spyr QuickBooks um aðgang að fjárhagsskýrslugetu. Þú takmarkar réttindi á hverju þessara annarra svæða á sama hátt og þú gerir fyrir sölu- og viðskiptakröfur og fyrir innkaupa- og viðskiptaskuldasvæði. Þess vegna, Ég ætla ekki að lýsa því hvernig þú velur No Access valmöguleikahnappinn, Full Access valmöguleikahnappinn eða Selective Access hnappinn aftur og aftur. Vertu bara hugsi þegar þú ferð í gegnum skjáina, takmarkaðu réttindi notandans. Þú vilt að notendur hafi nauðsynleg réttindi til að sinna starfi sínu, en þú vilt ekki veita þeim meiri réttindi en þeir þurfa.

Tilgreindu hvort notandi geti breytt eða eytt færslum.
Eftir að þú hefur farið í gegnum um það bil hálfa tylft útgáfur af Setja upp notandalykilorð og aðgangsglugga sem spyrja um ákveðin svið bókhalds, birtir QuickBooks síðuna Breyta eða eyða færslum í Setja upp notandalykilorð og aðgangsglugga. Síðan Breyta eða eyða færslum gerir þér kleift að gefa til kynna hvort notandi geti eða geti ekki breytt færslum sem skráðar eru fyrir lokunardag. Almennt viltu takmarka getu notanda til að breyta eða eyða viðskiptum.

Smelltu á Next og skoðaðu síðan réttindaákvarðanir þínar.
Þegar þú smellir á Næsta, sýnir QuickBooks lokaútgáfuna af Set Up User Password and Access valmyndinni, sem auðkennir notendaréttindin sem þú úthlutaðir eða leyfðir. Þú getur notað þennan valmynd til að skoða réttindin sem einhver hefur. Ef þú áttar þig á því að þú hefur ranglega úthlutað réttindum skaltu smella á Til baka hnappinn til að fara aftur í gegnum gluggana í þann þar sem þú gerðir mistök. Breyttu úthlutun réttinda og smelltu á Next hnappinn til að fara aftur í lokagluggann í Set Up User Password and Access valmyndinni.

Þegar þú hefur lokið yfirferð á notendaréttindum og aðgangi skaltu smella á Ljúka.
Héðan í frá mun nýi notandinn geta notað QuickBooks; Réttindi hans eða hennar eru takmörkuð við það sem þú tilgreindir.