Hvernig á að þrífa og þétta QuickBooks skrár

Skjalavistunarferlið í QuickBooks 2015 er alveg einfalt. Þegar þú ert að þrífa og setja kerfið þitt í geymslu þarftu að þétta skrár. Til að þétta QuickBooks fyrirtækjaskrána skaltu fylgja þessum skrefum:

1Veldu File→ Utilities→ Condense Data skipunina.

QuickBooks sýnir fyrsta Condense Data gluggann.

2Veldu hnappinn Færslur fyrir ákveðinn dag.

Þessi valkostur segir QuickBooks að þú viljir gera tvennt: búa til geymsluafrit af QuickBooks gagnaskránni og skrúfa niður vinnufyrirtækisskrána svo hún sé ekki svo stór. QuickBooks minnkar stærð vinnuútgáfunnar af fyrirtækjagagnaskránni með því að fjarlægja gamlar, lokaðar færslur ef þú velur í skrefi 3 að fjarlægja færslur.

3Tilgreindu dagsetningu Fjarlægja færslur fyrir.

Til að tilgreina dagsetninguna sem lokaðar færslur á að fjarlægja fyrir skal slá inn dagsetninguna í dagsetningarreitinn. Ef þú vilt þétta skrána með því að fjarlægja færslur fyrir eða fyrir 31. desember 2012, til dæmis skaltu slá inn 1/1/2013 í dagsetningarreitinn. Athugaðu samt að þú þarft ekki að vera áráttukennd við að fjarlægja fullt af lokuðum viðskiptum.

Þú fjarlægir lokuð viðskipti aðeins ef QuickBooks fyrirtækisskráin þín er að verða of stór. Þú getur auðveldlega unnið með QuickBooks fyrirtækjaskrá sem er 25MB, 50MB eða jafnvel 100MB (megabæt).

Þó að þú þéttir venjulega QuickBooks skrá með því að fjarlægja gamlar, lokaðar færslur, býr Condense skipunin einnig til skrár án viðskipta og skrár með aðeins tilteknu gagnasviði viðskipta. Til að búa til skrá sem inniheldur lista og kjörstillingar en engar færslur, smelltu á Allar færslur valhnappinn. Við the vegur, þú gætir notað Allar færslur valkostinn til að búa til næstum tóma skrá sem þú gætir endurnýtt (svo sem fyrir þjálfun).

Til að búa til QuickBooks skrá sem geymir tiltekið svið viðskipta, smelltu á Transactions Out of Range valhnappinn og sláðu síðan inn dagsetningarnar sem bóka svið með því að nota Fyrir og Eftir reitina.

4Smelltu á Next þegar þú hefur lokið við að tilgreina hvaða færslur QuickBooks ætti að fjarlægja.

QuickBooks sýnir seinni Condense Data gluggann.

5Tilgreindu hvernig færslur skulu teknar saman.

Ef þú ætlar að draga saman söguleg færslur notar QuickBooks annan þétta gagnaglugga til að spyrja hvernig það myndi draga saman söguleg gögn: með einni samantekt dagbókarfærslu, með mánaðarlegum yfirlitsfærslum eða enga samantekt yfirleitt.

Veldu valhnappinn sem samsvarar samantektaraðferðinni sem þú vilt. (Venjulega myndirðu líklega nota seinni valmöguleikann sem er skráður - að láta QuickBooks búa til mánaðarlegar yfirlitsfærslur - svo þú getir samt búið til þroskandi mánaðarlegar skýrslur.

6Smelltu á Next þegar þú hefur lokið við að tilgreina hvernig QuickBooks ætti að draga saman viðskipti.

QuickBooks sýnir þriðja Condense Data gluggann.

7Tilgreindu hvernig birgðafærslur ættu að vera þéttar og smelltu á Næsta.

Ef QuickBooks skráin þín inniheldur birgðafærslur, mælir QuickBooks með því að þú fjarlægir gamlar birgðafærslur. Þegar QuickBooks birtir þriðja þétta gagnagluggann geturðu sagt QuickBooks að gera þetta með því að velja Samantekt birgðafærslur valmöguleikahnappinn. (Ef þú vilt ekki fjarlægja gamlar færslur skaltu velja hnappinn Halda birgðafærsluupplýsingum.)

Þegar þú smellir á Next, heldurðu áfram í fjórða Condense Data gluggann (ekki sýndur), sem spyr hvaða færslur ættu að teljast lokaðar.

8Tilgreindu hvaða færslur á að fjarlægja og smelltu á Næsta.

QuickBooks biður um aðeins meiri upplýsingar um nákvæmlega hvað telst lokuð eða gömul viðskipti sem ætti að fjarlægja. Þú velur gátreiti til að gefa til kynna hvort færslur fyrir fjarlægingardagsetningu eigi að fjarlægja jafnvel þótt þær séu óúthreinsaðar, merktar Til prentunar, merktar sem Sendingar og svo framvegis.

Þegar þú smellir á Next, heldurðu áfram í fimmta Condense Data valmyndina.

9Tilgreindu hvaða listahreinsun sem ætti að eiga sér stað og smelltu á Next.

Notaðu fimmta Condense Data gluggann til að segja QuickBooks að auk þess að fjarlægja gamlar lokaðar færslur ætti það að hreinsa upp suma listana. Þú getur valið gátreiti í glugganum Þétta gögn sem segja QuickBooks að fjarlægja ónotaða reikninga, ónotaða viðskiptavini, ónotaða söluaðila, og svo framvegis.

Með því að hreinsa upp listann þinn með því að fjarlægja ónotaða listahluti minnkarðu ekki aðeins stærð fyrirtækjaskrárinnar heldur auðveldar þú fólki að vinna með listann.

Þegar þú smellir á Næsta birtir QuickBooks sjöttu síðuna í Condense Data valmyndinni.

10Staðfestu þéttingu og geymsluaðgerð.

Eftir að þú hefur lýst því hvernig þú vilt að QuickBooks geymi og þétti fyrirtækjaskrána, sýnir QuickBooks sjötta Condense Data valmyndina. Valmyndin segir þér að geymsluferlið byrjar með því að QuickBooks gerir afrit af gagnaskránni og að þéttingaraðgerðin gæti tekið nokkrar mínútur eða jafnvel nokkrar klukkustundir að ljúka.

11Smelltu á Byrjaðu að þétta.

QuickBooks byrjar ferlið við að þétta gagnaskrána.

12 Taktu öryggisafrit af gagnaskránni þegar beðið er um það.

Strax í upphafi þéttingarferlisins biður QuickBooks þig um að taka öryggisafrit af QuickBooks fyrirtækjaskránni. Að taka öryggisafrit af QuickBooks fyrirtækjaskránni sem hluti af þéttingaraðgerð virkar á sama hátt og að taka öryggisafrit af QuickBooks fyrirtækjaskránni hvenær sem er.

Eftir að þú hefur tekið öryggisafrit af QuickBooks fyrirtækjaskránni vistar QuickBooks skjalasafn af fyrirtækjaskránni og hreinsar síðan upp vinnuútgáfu fyrirtækisins með því að nota leiðbeiningarnar þínar. Hreinsunarferlið getur tekið aðeins nokkrar mínútur, eða það getur tekið nokkrar klukkustundir ef skráin þín er mjög stór.