Hvernig á að þétta QuickBooks 2014 gagnaskrána þína

QuickBooks Condense skipunin býr til varanlegt afrit af QuickBooks gagnaskránni. (Þetta afrit er kallað skjalaafrit af skránni.) Safnafrit af fyrirtækjaskránni jafngildir skyndimynd af fyrirtækjaskránni eins og hún er til á ákveðnum tímapunkti.

Ef einhver hefur spurningu seinna - kannski endurskoðandinn þinn, eða sambands- eða ríkisendurskoðandi - geturðu notað skjalasafnið af gagnaskránni til að sýna hvernig fyrirtækjaskráin leit út á tilteknum tímapunkti.

Eftir að þú hefur skilið hvað skjalavistun snýst um er ferlið alveg einfalt. Til að þétta QuickBooks fyrirtækjaskrána skaltu fylgja þessum skrefum:

1Veldu File→ Utilities→ Condense Data skipunina.

QuickBooks sýnir fyrsta Condense Data gluggann.

2Veldu hnappinn Færslur fyrir ákveðinn dag.

Þessi valkostur segir QuickBooks að þú viljir gera tvennt: búa til geymsluafrit af QuickBooks gagnaskránni og skrúfa niður vinnufyrirtækisskrána svo hún sé ekki svo stór. QuickBooks minnkar stærð vinnuútgáfunnar af fyrirtækjagagnaskránni með því að fjarlægja gamlar, lokaðar færslur ef þú velur í skrefi 3 að fjarlægja færslur.

3Tilgreindu dagsetningu Fjarlægja færslur fyrir.

Til að tilgreina dagsetninguna sem lokaðar færslur á að fjarlægja fyrir skal slá inn dagsetninguna í dagsetningarreitinn. Ef þú vilt þétta skrána með því að fjarlægja færslur fyrir eða fyrir 31. desember 2010, til dæmis, sláðu inn 1/1/2011 í dagsetningarreitinn.

Athugaðu samt að þú þarft ekki að vera áráttukennd við að fjarlægja fullt af lokuðum viðskiptum. Þú fjarlægir lokuð viðskipti aðeins ef QuickBooks fyrirtækisskráin þín er að verða of stór. Þú getur auðveldlega unnið með QuickBooks fyrirtækjaskrá sem er 25MB, 50MB eða jafnvel 100MB (megabæt).

Þó að þú þéttir venjulega QuickBooks skrá með því að fjarlægja gamlar, lokaðar færslur, býr Condense skipunin einnig til skrár án viðskipta. Til að búa til skrá sem inniheldur lista og kjörstillingar en engar færslur, smelltu á Allar færslur valhnappinn. Við the vegur, þú gætir notað Allar færslur valkostinn til að búa til næstum tóma skrá sem þú gætir endurnýtt (svo sem fyrir þjálfun).

4Smelltu á Next þegar þú hefur lokið við að tilgreina hvaða færslur QuickBooks ætti að fjarlægja.

QuickBooks sýnir seinni Condense Data gluggann.

5Tilgreindu hvernig birgðafærslur ættu að vera þéttar og smelltu á Næsta.

Ef QuickBooks skráin þín inniheldur birgðafærslur, mælir QuickBooks með því að þú fjarlægir gamlar birgðafærslur. Þegar QuickBooks birtir seinni Condense Data svargluggann geturðu sagt QuickBooks að gera þetta með því að velja Summarate Inventory Transactions valmöguleikahnappinn. (Ef þú vilt ekki fjarlægja gamlar færslur skaltu velja hnappinn Halda birgðafærsluupplýsingum.)

Þegar þú smellir á Next, heldurðu áfram í þriðja Þétta gagnagluggann (ekki sýndur), sem spyr hvaða færslur ættu að teljast lokaðar.

6Tilgreindu hvaða færslur á að fjarlægja og smelltu á Næsta.

QuickBooks biður um aðeins meiri upplýsingar um nákvæmlega hvað telst lokuð eða gömul viðskipti sem ætti að fjarlægja. Þú velur gátreiti til að gefa til kynna hvort færslur fyrir fjarlægingardagsetningu eigi að fjarlægja jafnvel þótt þær séu óúthreinsaðar, merktar Til prentunar, merktar sem Sendingar og svo framvegis.

Þegar þú smellir á Next, ferðu yfir í fjórða Condense Data valmyndina.

7Tilgreindu hvaða listahreinsun sem ætti að eiga sér stað og smelltu á Next.

Notaðu fjórða Condense Data valmyndina til að segja QuickBooks að auk þess að fjarlægja gamlar lokaðar færslur ætti það að hreinsa upp suma listana. Þú getur valið gátreiti í glugganum Þétta gögn sem segja QuickBooks að fjarlægja ónotaða reikninga, ónotaða viðskiptavini, ónotaða söluaðila, og svo framvegis.

Með því að hreinsa upp listann þinn með því að fjarlægja ónotaða listahluti minnkarðu ekki aðeins stærð fyrirtækjaskrárinnar heldur auðveldar þú fólki að vinna með listann.

Þegar þú smellir á Næsta birtir QuickBooks fimmtu síðuna í Condense Data valmyndinni.

8Staðfestu þéttingu og geymsluaðgerð.

Eftir að þú hefur lýst því hvernig þú vilt að QuickBooks geymi og þétti fyrirtækjaskrána, sýnir QuickBooks fimmta Condense Data valmyndina. Valmyndin segir þér að geymsluferlið byrjar með því að QuickBooks gerir afrit af gagnaskránni og að þéttingaraðgerðin gæti tekið nokkrar mínútur eða jafnvel nokkrar klukkustundir að ljúka.

9Smelltu á Byrjaðu að þétta.

QuickBooks byrjar ferlið við að þétta gagnaskrána.

10 Taktu öryggisafrit af gagnaskránni þegar beðið er um það.

Strax í upphafi þéttingarferlisins biður QuickBooks þig um að taka öryggisafrit af QuickBooks fyrirtækjaskránni. Að taka öryggisafrit af QuickBooks fyrirtækjaskránni sem hluti af þéttingaraðgerð virkar á sama hátt og að taka öryggisafrit af QuickBooks fyrirtækjaskránni hvenær sem er.

Eftir að þú hefur tekið öryggisafrit af QuickBooks fyrirtækjaskránni vistar QuickBooks skjalasafn af fyrirtækjaskránni og hreinsar síðan upp vinnuútgáfu fyrirtækisins með því að nota leiðbeiningarnar þínar. Aftur, eins og fram kom í fyrri skrefum, getur hreinsunarferlið tekið aðeins nokkrar mínútur, eða það getur tekið nokkrar klukkustundir ef skráin þín er mjög stór.