Hvernig á að þétta QuickBooks 2013 gagnaskrána þína

QuickBooks 2013 Condense skipunin býr til varanlegt afrit, kallað skjalasafn , af QuickBooks gagnaskránni. Skjalaafrit af fyrirtækjaskránni jafngildir skyndimynd af fyrirtækjaskránni eins og hún er til á tilteknum tímapunkti.

Ef einhver hefur spurningu seinna - kannski endurskoðandinn þinn, eða sambands- eða ríkisendurskoðandi - geturðu notað skjalasafnið af gagnaskránni til að sýna hvernig fyrirtækjaskráin leit út á tilteknum tímapunkti.

Eftir að þú skilur hvað skjalavistun snýst um, þá er það alveg einfalt. Til að þétta QuickBooks fyrirtækjaskrána skaltu fylgja þessum skrefum:

Veldu File→ Utilities→ Condense Data skipunina.

QuickBooks sýnir fyrsta Condense Data valmyndina, eins og sýnt er á myndinni hér að neðan.

Veldu hnappinn Færslur fyrir ákveðinn dag.

Þessi valkostur segir QuickBooks að þú viljir gera tvennt: búa til geymsluafrit af QuickBooks gagnaskránni og minnka stærð vinnufyrirtækisskrárinnar svo hún sé ekki svo stór. QuickBooks minnkar stærð vinnuútgáfunnar af fyrirtækjagagnaskránni með því að fjarlægja gamlar, lokaðar færslur ef þú velur í skrefi 3 að fjarlægja færslur.

Tilgreindu Fjarlægja færslur fyrir dagsetningu.

Til að tilgreina dagsetninguna sem lokaðar færslur ættu að vera fjarlægðar fyrir skaltu slá inn dagsetninguna í dagsetningarreitinn sem gefinn er upp. Ef þú vilt þétta skrána með því að fjarlægja færslur fyrir eða fyrir 31. desember 2010, til dæmis skaltu slá inn 1/1/2011 í dagsetningarreitinn.

Athugaðu samt að þú þarft ekki að vera áráttukennd við að fjarlægja fullt af lokuðum viðskiptum. Þú fjarlægir lokuð viðskipti aðeins ef QuickBooks fyrirtækisskráin þín er að verða of stór. Þú getur auðveldlega unnið með QuickBooks fyrirtækjaskrá sem er 25MB, 50MB eða jafnvel 100MB (megabæt).

Smelltu á Next þegar þú hefur lokið við að tilgreina hvaða færslur QuickBooks ætti að fjarlægja. QuickBooks sýnir annan Condense Data valmynd, eins og sýnt er á eftirfarandi mynd.

Tilgreindu hvernig birgðafærslur ættu að vera þéttar.

Ef QuickBooks skráin þín inniheldur birgðafærslur, mælir QuickBooks með því að þú fjarlægir gamlar birgðafærslur. Þegar QuickBooks birtir seinni Condense Data valmyndina geturðu sagt QuickBooks að gera þetta með því að velja valkostinn Fjarlægja birgðafærslur. (Ef þú vilt ekki fjarlægja gamlar færslur skaltu velja hnappinn Halda öllum birgðafærslum.) Smelltu á Næsta til að halda áfram í þriðja Samþykkja gagnagluggann (ekki sýndur), sem spyr hvaða færslur ættu að teljast lokaðar.

Tilgreindu hvaða viðskipti ættu að teljast lokuð.

Þegar þú smellir á Next, biður QuickBooks um aðeins meiri upplýsingar um hvað nákvæmlega telst lokuð eða gömul viðskipti sem ætti að fjarlægja. Þú velur gátreiti til að gefa til kynna hvort færslur fyrir fjarlægingardagsetningu eigi að fjarlægja jafnvel þótt þær séu óúthreinsaðar, merktar Til prentunar, merktar sem Sendingar og svo framvegis. Og svo smellirðu á Next til að fara í fjórða Condense Data valmyndina.

Tilgreindu hvaða listahreinsun sem ætti að eiga sér stað.

Notaðu fjórða Condense Data valmyndina til að segja QuickBooks að það ætti einnig að hreinsa upp suma listana. Þú getur valið gátreiti í glugganum Sameina gögn, til dæmis.

Með því að hreinsa upp listann þinn með því að fjarlægja ónotaða listahluti minnkarðu ekki aðeins stærð fyrirtækjaskrárinnar heldur auðveldar þú fólki að vinna með listann.

Smelltu á Next.

QuickBooks sýnir fimmtu síðuna í Condense Data valmyndinni, eins og sýnt er á eftirfarandi mynd.

Staðfestu þéttingu og geymsluaðgerð.

Eftir að þú hefur lýst því hvernig þú vilt að QuickBooks geymi og þétti fyrirtækjaskrána, sýnir QuickBooks fimmta Condense Data valmyndina. Þessi svargluggi biður þig um að staðfesta ákvörðun þína um að geyma og þétta gagnaskrána. Notaðu þennan valmynd til að staðfesta þá staðreynd að þú vilt geyma og þétta gögnin.

Smelltu á Byrjaðu að þétta.

QuickBooks byrjar ferlið við að þétta gagnaskrána.

Taktu öryggisafrit af gagnaskránni þegar beðið er um það.

Strax í upphafi þéttingarferlisins biður QuickBooks þig um að taka öryggisafrit af QuickBooks fyrirtækjaskránni. Að taka öryggisafrit af QuickBooks fyrirtækjaskránni sem hluti af þéttingaraðgerð virkar á sama hátt og að taka öryggisafrit af QuickBooks fyrirtækjaskránni hvenær sem er.

Eftir að þú hefur tekið öryggisafrit af QuickBooks fyrirtækjaskránni vistar QuickBooks skjalasafn af fyrirtækjaskránni og hreinsar síðan upp vinnuútgáfu fyrirtækisins með því að nota leiðbeiningarnar þínar. Aftur, eins og fram kom í fyrri skrefum, getur hreinsunarferlið tekið aðeins nokkrar mínútur eða það getur tekið nokkrar klukkustundir ef skráin þín er mjög stór.