Hvað gerir það að þétta QuickBooks fyrirtækisskrárnar?

QuickBooks skráarþéttingarferlið gerir tvennt. QuickBooks Condense skipunin býr til varanlegt afrit af QuickBooks gagnaskránni. (Þetta afrit er kallað skjalaafrit af skránni.) Skráaþéttingarferlið gerir gagnaskrána einnig minni með því að draga saman margar gamlar lokaðar, nákvæmar færslur sem nota skrímsladagbókarfærslur.

An geymslu eintak af félaginu skrá nemur skyndimynd á fyrirtæki skrá eins og það hafi á tilteknum tímapunkti. Ef einhver hefur spurningu seinna - kannski endurskoðandinn þinn, eða sambands- eða ríkisendurskoðandi - geturðu notað skjalasafnið af gagnaskránni til að sýna hvernig fyrirtækjaskráin leit út á tilteknum tímapunkti.

Hér er það sem QuickBooks gerir venjulega meðan á ferlinu stendur:

• Vistar skjalasafn af fyrirtækjaskrám þínum: Þegar þú þéttir QuickBooks fyrirtækjaskrána vistar QuickBooks geymsluafrit af þeirri skrá.
• Fjarlægir lokuð viðskipti: Sem hluti af þéttingarferlinu gefur QuickBooks þér tækifæri til að fjarlægja gamlar, lokaðar færslur úr núverandi, virka útgáfu af QuickBooks fyrirtækjaskránni. Mundu að skjalavistun skapar geymsluafrit af QuickBooks fyrirtækjaskránni. Þú ert samt enn með vinnuútgáfuna af QuickBooks fyrirtækjaskránni og það er þessi núverandi, virka útgáfa af QuickBooks fyrirtækjaskránni sem verður hreinsuð upp eða þétt, með því að fjarlægja gamla, lokaða viðskipti.

Lokuð viðskipti eru viðskipti sem QuickBooks þarf ekki lengur að fylgjast með í smáatriðum. Gamall viðskiptavinur reikningur - eftir að hann hefur verið greiddur - er lokuð viðskipti. Gömul ávísun skrifuð til einhvers söluaðila - eftir að hún hefur verið hreinsuð úr bankanum - er lokuð viðskipti.

• Tekur saman lokaðar færslur: Vegna þess að gömlu, lokuðu færslurnar eru fjarlægðar úr QuickBooks gagnaskránni, skapar þétting venjulega samantektar mánaðarlegar færslur fyrir gömlu, lokuðu færslurnar og setur þessar yfirlitsfærslur í núverandi, virka útgáfu af QuickBooks gagnaskránni. Þessar samantektar mánaðarlegu dagbókarfærslur gera þér kleift að halda áfram að útbúa mánaðarlegar reikningsskil. Jafnvel þó að skjalavörslan fjarlægi allar gömlu, lokuðu færslurnar frá td janúar 2020, geturðu samt búið til reikningsskil fyrir janúar 2020 árið 2021. Til að framleiða mánaðarlegar reikningsskil fyrir janúar 2020 notar QuickBooks samantekt mánaðarlegar færslubókarfærslur.
• Hreinsar endurskoðunarslóðina: QuickBooks heldur úti endurskoðunarslóð sem sýnir hver fór inn í hvaða viðskipti. Ein næstum falin áhrif hreinsunar á QuickBooks gagnaskrám varðar endurskoðunarslóðina. Ef þú hreinsar upp fyrirtækjaskrá og gefur til kynna að fyrirtækisskráin ætti að vera þétt, hreinsar QuickBooks endurskoðunarslóðina fyrir „fjarlægt lokuð viðskipti á eða fyrir“ dagsetningu. Með öðrum orðum, fyrir þann tíma sem QuickBooks fjarlægir gömul, lokuð viðskipti, fjarlægir það einnig endurskoðunarferil þessara viðskipta.

The þétta skrá ferli þýðir venjulega að búa til afrit af QuickBooks gögn skrá sem þú setur burt einhvers staðar og þá skapa a minnkaðar niður útgáfa af vinnu fyrirtækisins skrá. Skipunin sem þú notar til að þétta QuickBooks fyrirtækjaskrána gerir þér hins vegar einnig kleift að búa til næstum tómar fyrirtækjaskrár. Flestir þurfa aldrei að nota þennan möguleika. Ég get aðeins hugsað um einn flokk QuickBooks notenda sem gætu viljað búa til næstum tómar fyrirtækjaskrár: CPAs og ráðgjafar (sem vilja endurnýta fyrirtækjaskrá fyrir aðra rekstrareiningu eða viðskiptavin) gætu viljað nota þessa skipun til að búa til fyrirtækjagagnaskrár sem eru með marga af listunum nú þegar. Ég fer ekki í frekari smáatriði um að búa til næstum tóma fyrirtækjaskrá með því að nota skjalavistunarskipunina, en þú ættir að vita að hún er þar.

Grunnatriði hreinsunar

Þegar þú skilur hvað skjalavistun snýst um er ferlið frekar einfalt. Til að þétta QuickBooks fyrirtækjaskrána skaltu fylgja þessum skrefum:

1. Veldu File→ Utilities→ Condense Data.

QuickBooks sýnir fyrsta Condense Data valmyndina, sýndan.

Samþykkt fyrirtækisskrár svarglugginn

2. Veldu valhnappinn sem ber titilinn Fjarlægja færslurnar sem þú velur úr fyrirtækjaskránni þinni og smelltu síðan á Næsta.

Samþykkja gögn svarglugginn opnast.

3. Veldu hnappinn Færslur fyrir ákveðinn dag.

Þessi valmöguleiki (sýndur hér) segir QuickBooks að þú viljir gera tvennt: búa til geymsluafrit af QuickBooks gagnaskránni og skrúfa niður vinnufyrirtækisskrána svo hún sé ekki svo stór. QuickBooks minnkar stærð vinnuútgáfunnar af fyrirtækjagagnaskránni með því að fjarlægja gamlar lokaðar færslur ef þú velur í skrefi 2 að fjarlægja færslur.

Samþykkja gögn svarglugginn

4. Tilgreindu dagsetningu Fjarlægja færslur fyrir.

Til að tilgreina dagsetninguna sem lokaðar færslur á að fjarlægja fyrir skal slá inn dagsetninguna í dagsetningarreitinn. Ef þú vilt þétta skrána með því að fjarlægja færslur fyrir eða fyrir 31. desember 2020, til dæmis skaltu slá inn 1/1/2021 í dagsetningarreitinn. Þú þarft hins vegar ekki að vera áráttukennd við að fjarlægja fullt af lokuðum viðskiptum. Þú fjarlægir lokuð viðskipti aðeins ef QuickBooks fyrirtækisskráin þín er að verða of stór. Þú getur auðveldlega unnið með QuickBooks fyrirtækjaskrá sem er 25MB, 50MB eða jafnvel 100MB (megabæt).

Þó að þú þéttir venjulega QuickBooks skrá með því að fjarlægja gamlar, lokaðar færslur, býr Condense skipunin einnig til skrár án viðskipta og skrár með aðeins tilteknu gagnasviði viðskipta. Til að búa til skrá sem inniheldur lista og kjörstillingar en engar færslur skaltu velja Allar færslur valhnappinn. Við the vegur gætirðu notað valkostinn Allar færslur til að búa til næstum tóma skrá sem þú gætir endurnýtt (svo sem fyrir þjálfun). Til að búa til QuickBooks skrá sem geymir tiltekið svið af færslum, veldu Færslur utan dagsetningabils valhnappinn og sláðu síðan inn dagsetningarnar sem bóka tímabilið í Fyrir og Eftir reitina.

5. Smelltu á Next þegar þú hefur lokið við að tilgreina hvaða viðskipti QuickBooks ætti að fjarlægja.

QuickBooks sýnir Condense Data valmyndina sýndan.

Þriðji þétta gögn svarglugginn

6. Tilgreindu hvernig færslur skulu teknar saman.

Ef þú vilt draga saman söguleg færslur notar QuickBooks þriðja Condense Data valmynd til að spyrja hvernig það ætti að draga saman söguleg gögn: með einni samantekt dagbókarfærslu, með mánaðarlegum yfirlitsbókarfærslum eða alls engin samantekt. Veldu valhnappinn sem samsvarar samantektaraðferðinni sem þú vilt. (Venjulega velurðu seinni valmöguleikann - láta QuickBooks búa til mánaðarlegar yfirlitsfærslur í dagbókinni - svo að þú getir samt búið til þýðingarmiklar mánaðarlegar samanburðarskýrslur.)

7. Smelltu á Next þegar þú hefur lokið við að tilgreina hvernig QuickBooks ætti að draga saman viðskipti.

QuickBooks sýnir fjórða Condense Data gluggann, eins og sýnt er.

Fjórði Condense Data svarglugginn

8. Tilgreindu hvernig birgðafærslur ættu að vera þéttar og smelltu á Næsta.

Ef QuickBooks skráin þín inniheldur birgðafærslur, mælir QuickBooks með því að þú fjarlægir gamlar birgðafærslur. Þegar QuickBooks birtir fjórða þétta gagnagluggann geturðu sagt QuickBooks að gera þetta með því að velja samantekt birgðafærslur (ráðlagt) valhnappinn. (Ef þú vilt ekki fjarlægja gamlar færslur skaltu velja hnappinn Halda birgðafærsluupplýsingum.)

Þegar þú smellir á Next, heldurðu áfram í fimmta Condense Data valmynd (ekki sýndur), sem spyr hvaða færslur ættu að teljast lokaðar.

9. Tilgreindu hvaða færslur á að fjarlægja og smelltu á Næsta.

QuickBooks biður um aðeins meiri upplýsingar um nákvæmlega hvað telst lokuð eða gömul viðskipti sem ætti að fjarlægja. Þú velur gátreiti til að gefa til kynna hvort færslur fyrir fjarlægingardagsetningu eigi að fjarlægja jafnvel þótt þær séu óúthreinsaðar, merktar Til prentunar, merktar sem Sendingar og svo framvegis.

Þegar þú smellir á Next, heldurðu áfram í sjötta Condense Data valmyndina.

Sjötti þétta gögn svarglugginn

10. Tilgreindu hvaða listahreinsun sem ætti að eiga sér stað og smelltu á Next.

Notaðu sjötta Condense Data gluggann til að segja QuickBooks að auk þess að fjarlægja gamlar lokaðar færslur ætti það að hreinsa upp suma listana. Þú getur valið gátreiti sem segja QuickBooks að fjarlægja ónotaða reikninga, ónotaða viðskiptavini, ónotaða söluaðila og svo framvegis. Með því að hreinsa upp listann þinn með því að fjarlægja ónotaða listahluti minnkarðu ekki aðeins stærð fyrirtækjaskrárinnar heldur auðveldar þú fólki að vinna með listann.

Þegar þú smellir á Next, sýnir QuickBooks sjöunda Condense Data valmyndina, eins og sýnt er hér. Valmyndin segir þér að geymsluferlið byrjar með því að QuickBooks gerir afrit af gagnaskránni og að þéttingaraðgerðin gæti tekið nokkrar mínútur eða jafnvel nokkrar klukkustundir að ljúka.

Sjöundi, og síðasti, þétta gögn svarglugginn

11. Smelltu á Byrjaðu að þétta.

QuickBooks byrjar ferlið við að þétta gagnaskrána.

12. Taktu öryggisafrit af gagnaskránni þegar beðið er um það.

Í upphafi þéttingarferlisins biður QuickBooks þig um að taka öryggisafrit af QuickBooks fyrirtækjaskránni. Að taka öryggisafrit af QuickBooks fyrirtækjaskránni sem hluti af þéttingaraðgerð virkar á sama hátt og að taka öryggisafrit af QuickBooks fyrirtækjaskránni hvenær sem er. Ef þú hefur spurningar um hvernig á að taka öryggisafrit af QuickBooks fyrirtækisskránni skaltu skoða „Grundvallaratriði öryggisafritunar“ fyrr í þessum kafla.

Eftir að þú hefur tekið öryggisafrit af QuickBooks fyrirtækjaskránni vistar QuickBooks geymsluafrit af fyrirtækjaskránni og hreinsar síðan upp vinnuútgáfu fyrirtækisins samkvæmt leiðbeiningunum þínum. Aftur, eins og fram kom í fyrri skrefum, getur hreinsunarferlið tekið aðeins nokkrar mínútur, eða það getur tekið nokkrar klukkustundir ef skráin þín er mjög stór.

Sumar hreinsunar- og geymsluaðferðir

Að ákveða hvenær og hvernig þú vilt hreinsa upp eða geyma QuickBooks fyrirtækjaskrána þína er aðallega spurning um skynsemi. Fyrsta íhugun þín ætti að vera hvort þú þurfir yfirleitt að þétta fyrirtækjaskrána. Ef QuickBooks keyrir enn á hæfilegum hraða, ef þú finnur þig ekki að verða brjálaður vegna margra ónotaðra hluta á listum, eða ef gagnaskráin hefur ekki stækkað stórkostlega stór (stærri en 100MB eða svo), gætirðu ekki þurft að þétta. Í mörgum tilfellum nærðu engum ávinningi með því að þrífa. Og með því að þrífa ekki upp hefurðu enn fullkomnar, nákvæmar fjárhagsskýrslur innan seilingar.

Tækniritstjórinn minn vill að ég bendi á eitthvað hér: Hann bendir á að það að keyra hreinsunaraðgerð dregur ekki endilega úr stærð QuickBooks gagnaskrárinnar eins mikið og mögulegt er. Hann segir því að ef þú verður virkilega að hafa minni gagnaskrá ættirðu fyrst að keyra hreinsunaraðgerð og vista og endurheimta flytjanlega QuickBooks gagnaskrá.

Hér er önnur skynsamleg hugmynd um að hreinsa upp og geyma QuickBooks fyrirtækjaskrárnar: Þú ættir að búa til geymsluafrit af QuickBooks gagnaskránni. Reyndar mæli ég með því að þú búir til skjalasafn af QuickBooks gagnaskránni í lok árs, eftir að þú eða CPA þinn hefur gert allar endanlegar breytingar fyrir árið. Það er frábær hugmynd að búa til skjalaafrit af QuickBooks gagnaskránni sem er notuð til að undirbúa skattframtalið þitt og hvers kyns reikningsskil, því þú getur alltaf seinna útskýrt einhverja tölu í skattframtali eða reikningsskilum með því að skoða skjalasafnið af gögnunum skrá.

Eitt af vandamálunum við notkun QuickBooks er að fólk getur viljandi eða óviljandi breytt gömlum viðskiptum. Þetta þýðir, því miður, að einhver getur breytt viðskiptum í QuickBooks gagnaskrá á fyrra ári. Þegar sú breyting á sér stað gæti einhver sem skoðar QuickBooks gagnaskrána seinna ekki útskýrt tölu í skattframtali eða reikningsskilum. Ef einhver fer aftur til að breyta viðskiptum á fyrra ári, og þessi viðskipti eru notuð til að reikna út heildartekjur ársins, geturðu ekki lengur notað QuickBooks gögnin til að útskýra tölur á skattframtali þínu og reikningsskilum þínum fyrir heildartekjur. Það er skynsamlegt, ekki satt?

Sem betur fer, með því að hafa skjalasafn af QuickBooks gagnaskránni - QuickBooks gagnaskránni sem gaf númer í skattframtalið þitt og reikningsskilin - geturðu alltaf séð hvaða QuickBooks viðskipti styðja tiltekið skattframtalsnúmer eða reikningsskilanúmer. Ef þú ert enn ruglaður um þetta atriði - og það er svolítið erfiður - spurðu skattaráðgjafa þinn eða CPA þinn um vandamálið. Hann eða hún getur útskýrt fyrir þér hættuna á því að hafa breytingar á QuickBooks gögnum sem hafa verið notuð til að útbúa skil eða reikningsskil eftir að sú framtal hefur verið útbúin, eða eftir að þessi reikningsskil hafa verið birt og dreift.