Halda gögnum frá QuickBooks 2014 sem trúnaði

Bókhaldsgögn eru oft trúnaðarupplýsingar. QuickBooks gögnin þín sýna hversu mikið fé þú átt í bankanum, hvað þú skuldar kröfuhöfum og hversu mikinn (eða hversu lítinn!) hagnað fyrirtæki þitt framleiðir. Vegna þess að þessar upplýsingar eru persónulegar, er fyrsta áhyggjuefnið þitt við að stjórna QuickBooks bókhaldskerfi að halda gögnum þínum trúnaðarmáli.

Þú hefur tvær viðbótaraðferðir til að halda QuickBooks gögnunum þínum trúnaðarmáli. Fyrsta aðferðin til að viðhalda trúnaði byggir á öryggiseiginleikum sem eru innbyggðir í Microsoft Windows. Hin aðferðin byggir á öryggiseiginleikum QuickBooks.

Að nota Windows öryggi

Þú getur notað öryggið sem Microsoft Windows 7 eða 8, Windows Vista eða Windows XP býður upp á til að takmarka aðgang að skrá - annað hvort forritaskrá eða gagnaskrá - við tiltekna notendur. Þetta þýðir að þú getur notað öryggi á Windows-stigi til að segja hverjir mega og mega ekki nota QuickBooks forritið eða fá aðgang að QuickBooks gagnaskránni.

Ef þú ert nú þegar að nota öryggi á Windows-stigi veistu (eða einhver á skrifstofunni þinni) hvernig á að nota það tól til að koma í veg fyrir óviðkomandi aðgang að (eða notkun á) forritaskrám og gagnaskrám. Til að nota öryggi á Windows-stigi fyrir QuickBooks geturðu einfaldlega notað núverandi almenna þekkingu þína á QuickBooks forritaskrána eða QuickBooks gagnaskrána.

Ef þú ert ekki nú þegar að nota öryggi á Windows-stigi þarftu ekki að fara í vandræði með að læra á flókið öryggiskerfi Windows. Þú getur notað einfaldara QuickBooks öryggið.

Notkun QuickBooks öryggi

Þú getur verndað trúnað á QuickBooks gögnunum þínum með því að tengja lykilorð á QuickBooks fyrirtækjagagnaskrá. Þú getur gert þetta meðan á QuickBooks uppsetningarferlinu stendur.

Þú getur líka sett upp lykilorð með því að velja Fyrirtæki→ Setja upp notendur og lykilorð→ Breyta lykilorði þínu. Þegar þú velur þessa skipun birtir QuickBooks Breyta QuickBooks lykilorð valmyndinni.

Til að setja upp lykilorð slærðu einfaldlega inn sama lykilorð í textareitnum Nýtt lykilorð og Staðfesta nýtt lykilorð. Athugaðu að lykilorðið þitt er tengt notendanafninu Admin (sem stendur fyrir administrator).

Ef þú hefur ekki enn sett upp lykilorð ertu ekki með gamalt lykilorð, þannig að þú munt ekki sjá textareit Gamalt lykilorð. Ef þú ert að vinna með kerfisstjóra lykilorð, verður þú einnig að leggja fram áskorunarspurningu og svar. (Þetta gerir þér kleift að endurheimta aðgang þinn að QuickBooks skránni þinni ef þú gleymir lykilorði stjórnanda.)

Augljóslega viltu stilla lykilorðið þitt þannig að enginn (ekki einu sinni tölva) geti hugsanlega giskað á það. Þetta þýðir að lykilorðið þitt ætti ekki að vera orð í orðabók. Lykilorðið þitt ætti heldur ekki að vera númer. Og lykilorðið þitt ætti sérstaklega ekki að vera orð, setning eða nafn sem einhver vinnufélagi getur auðveldlega fundið út.

Bestu lykilorðin (frá öryggissjónarmiði) eru ómálefnalegar samsetningar af bókstöfum og tölustöfum, eins og f34t5s eða s3df43x2.

Eftir að þú hefur stillt lykilorðið þitt ættirðu að breyta því reglulega. Til að breyta lykilorðinu þínu velurðu einnig Fyrirtæki→ Setja upp notendur og lykilorð→ Breyta lykilorði þínu. QuickBooks sýnir aftur Breyta QuickBooks lykilorð valmyndinni.

Að þessu sinni verður þú að slá inn gamla lykilorðið þitt í Breyta lykilorði textareitnum. Þá þarftu að slá inn nýja lykilorðið þitt bæði í textareitnum Nýtt lykilorð og í textareitnum Staðfesta nýtt lykilorð.

QuickBooks krefst notendanafns og lykilorðs áður en það opnar gagnaskrá fyrirtækisins. Til dæmis, ef þú úthlutar lykilorði á fyrirtækjagagnaskrána þína, hvenær sem QuickBooks byrjar, sýnir það QuickBooks innskráningargluggann, þar sem þú slærð inn notandanafn og lykilorð og smellir síðan á OK. QuickBooks opnar gagnaskrána. Ef þú getur ekki gefið upp lykilorðið opnar QuickBooks ekki gagnaskrána.