Grunnatriði öryggisafrits af QuickBooks 2014 gagnaskránni

Afar mikilvægt verkefni sem annað hvort þú eða einhver samstarfsmaður þarf að klára er öryggisafrit af QuickBooks gagnaskránni. Fáir hlutir sem eru geymdir á harða diskinum á tölvunni þinni eiga skilið eins mikla umönnun og QuickBooks gagnaskráin gerir. Hreint bókstaflega lýsir QuickBooks gagnaskráin fjárhagsmálum fyrirtækisins þíns. Þú vilt alls ekki missa gagnaskrána.

Að týna gagnaskránni gæti til dæmis þýtt að þú veist ekki hversu mikið fé þú átt, þú veist ekki hvort þú ert að græða eða tapa peningum og þú munt ekki geta undirbúið árlegt ár á auðveldan eða nákvæman hátt. skatta skil.

Sem betur fer er afrit af QuickBooks gagnaskránni frekar einfalt. Þú þarft aðeins að ljúka níu skrefum:

1Veldu File→Create Copy skipunina.

QuickBooks birtir Save Copy eða Backup valmyndina, sem býður upp á þrjá valkosti: möguleikann á að vista afrit af QuickBooks skránni þinni, möguleikann á að búa til flytjanlega fyrirtækjaskrá og möguleikann á að búa til afrit endurskoðanda.

2Þú vilt vista öryggisafrit, svo smelltu á öryggisafritunarhnappinn; smelltu síðan á Next til að halda áfram.

Þú getur búið til annað hvort fulla öryggisafrit eða flytjanlega fyrirtækjaskrá þegar þú afritar QuickBooks skrána. Færanleg fyrirtækjaskrá er minni en varaskrá, svo það er þægilegra að hreyfa sig. Til dæmis er auðveldara að senda færanlega fyrirtækjaskrá í tölvupósti.

The nudda með færanlegum fyrirtækjaskrám er þessi: QuickBooks verða að vinna hörðum höndum að því að skrapa færanlega fyrirtækjaskrána í litla stærð. QuickBooks þarf líka að vinna meira til að fjarlægja skrána síðar þegar þú vilt vinna með hana.

Eftir að þú smellir á Næsta birtist Vista afrit eða öryggisafrit svarglugginn. Þú getur farið beint í Save Copy eða Backup valmyndina með því að velja File→Create Backup skipunina.

3Tilgreindu hvort þú vilt vista QuickBooks öryggisafritsskrána þína á tölvu fyrirtækisins eða í gagnaveri QuickBooks.

Smelltu á Local Backup til að gefa til kynna að þú viljir geyma öryggisafrit af skránni þinni á harða diski tölvunnar þinnar eða einhverju færanlegu geymslutæki, svo sem flash-drifi.

4Smelltu á Options hnappinn til að velja afritunarstað.

QuickBooks sýnir valmyndina fyrir öryggisafritunarvalkosti.

5Tilgreindu í hvaða möppu eða diskstað ætti að taka öryggisafrit af fyrirtækjaskránni.

Þú slærð bara inn slóðarheiti beint í reitinn sem segir til um hvar á að vista öryggisafritin þín.

Ef þú veist ekki hvernig á að slá inn slóð, smelltu á Browse hnappinn. Þegar QuickBooks sýnir gluggann Leita að möppu skaltu nota möppulistann til að velja diskinn eða möppuna sem þú vilt nota fyrir QuickBooks öryggisafrit.

6(Valfrjálst) Veldu öryggisafrit.

Þú getur líka notað öryggisafritsvalmyndina til að tilgreina hvenær QuickBooks ætti að minna þig á að taka öryggisafrit og hvernig QuickBooks ætti að taka öryggisafrit:

Tímastimplum bætt við: Til að bæta dagsetningu og tíma afritunaraðgerðarinnar við nafn öryggisafritsskrárinnar skaltu velja Bæta dagsetningu og tíma öryggisafritsins við skráarnafn gátreitinn.

Takmörkun öryggisafrita: Til að segja QuickBooks að losa sig við gömul öryggisafrit, veldu Takmarka fjölda öryggisafrita í þessari möppu við X gátreitinn og tilgreindu síðan hversu mörg afrit þú vilt halda með því að nota textareitinn aðliggjandi.

Stilling öryggisafritaáminningar: Veldu Minndu mig á að taka öryggisafrit þegar ég loka fyrirtækjaskránni á X sinnum einu sinni gátreitinn og aðliggjandi textareitinn til að tilgreina að þú viljir vera minntur á að taka öryggisafrit af QuickBooks skránni þegar þú lokar QuickBooks. Tímabilsvalkostir þínir innihalda í hvert skipti, annað hvert skipti, þriðja hvert skipti og svo framvegis.

Virkja gagnasannprófun: Notaðu staðfestingarhnappana til að segja QuickBooks að það ætti að athuga hvort gögnin séu heil þegar hún tekur öryggisafrit af gögnunum þínum. Veldu Complete Verification valhnappinn fyrir bestu og umfangsmestu sannprófun QuickBooks.

Að öðrum kosti, ef þú ert einhver sem hefur ekki tíma fyrir þessar auka sekúndur til að tvítékka á því að gagnasannprófun tekur, skaltu örugglega velja Hraða staðfestingu útvarpshnappinn. Enn betra, kasta varkárni alveg út í vindinn - varúð er samt fyrir börn - og veldu Engin staðfesting útvarpshnappinn.

7Smelltu á Í lagi þegar þú hefur lokið við að tilgreina afritunarstaðsetningu og valkosti og smelltu síðan á Næsta.

QuickBooks sýnir valmynd (ekki sýndur) sem spyr hvenær þú vilt taka öryggisafrit.

8Tilgreindu hvenær þú vilt taka öryggisafrit.

Venjulega viltu taka öryggisafrit þegar þú velur Save Copy eða Backup skipunina. Í þessu tilviki, þegar QuickBooks sýnir Vista afrit eða öryggisafrit svargluggann sem spyr „hvenær“ spurninguna, smelltu á Vista það núna hnappinn.

Þú getur hins vegar líka sagt QuickBooks að skipuleggja öryggisafrit af QuickBooks gagnaskránni reglulega samkvæmt einhverju sniðugu kerfi með því - þegar QuickBooks spyr "hvenær" spurningarinnar - að smella á Vista það núna og skipuleggja framtíðarafrit hnappana eða með því að smella á Eina tímaáætlun framtíðarinnar Afritahnappur.

Ef þú segir QuickBooks að þú viljir skipuleggja afrit, sýnir QuickBooks nokkra glugga sem þú notar til að búa til nýja afritaáætlun með því að nefna áætlunina og með því að stilla daga og tíma þegar afrit ætti að vera tímasett.

9Smelltu á Ljúka til að loka Save Copy eða Backup valmyndinni.

Eftir að þú hefur tilgreint hvernig öryggisafritið ætti að virka skaltu smella á Ljúka. QuickBooks tekur afrit af (eða býr til afrit af) núverandi QuickBooks fyrirtækisskrá og geymir það nýja skráafrit á afritunarstaðnum.