Fylgstu með debet-, hraðbanka- og kreditkortum viðskiptavina í QuickBooks 2019

Debet- og hraðbankakort, þegar þú nærð því, eru alls ekki kreditkort. Að nota debetkort eða hraðbankakort er meira í ætt við að skrifa ávísun en nokkuð annað. Í stað þess að taka út peninga með því að skrifa ávísun, tekur þú hins vegar út peninga með því að nota debetkort.

Þó að debetkortaviðskipti líti stundum út (að minnsta kosti fyrir vini þína og kaupmenn sem þú verslar við) eins og kreditkortaviðskipti, ættir þú að meðhöndla debetkortafærslu eins og þú meðhöndlar ávísun. Í hnotskurn, hér er það sem þú þarft að gera:

• Þegar þú rukkar eitthvað á debetkort skaltu skrá færsluna eins og þú skráir venjulega ávísun. Þú gætir viljað slá inn færslunúmerið sem ávísunarnúmer eða í Minnislínuna svo þú getir fylgst með færslunni.
• Þegar þú tekur út reiðufé með því að nota debetkort skaltu skrá færsluna sem venjulega úttekt (eða millifæra á smápeningareikning), eins og þú hafir farið í bankann með úttektarseðil.
• Þegar þú leggur inn í gegnum sjóðvél með því að nota debetkort skaltu skrá færsluna eins og þú skráir venjulega innborgun.

Hvað með kreditkort viðskiptavina?

Ef þú veist þetta ekki nú þegar, þó að viðskiptavinir þínir elski líklega að borga þér með kreditkortum, skapa kreditkort viðskiptavina höfuðverk fyrir þig. Ástæðan er sú að viðskiptabankinn þinn eða greiðslukortavinnslan safnar saman greiðslukortagjöldum viðskiptavina og leggur síðan - kannski daglega eða kannski á nokkurra daga fresti - mikið af peningum inn á bankareikninginn þinn. Reiðuféð táknar summan af nýlegum kreditkortagjöldum að frádregnu gjaldi.

Þetta hljómar allt nógu sakleysislega, en hér er dæmi um hvernig það virkar. Viðskiptavinir A, B og C koma inn á mánudaginn og eyða $5, $10 og $15, í sömu röð. Síðan, á þriðjudag, koma viðskiptavinir D, E og F inn og eyða $10, $50 og $30, í sömu röð. Á miðvikudaginn selurðu ekkert til einhvers sem notar kreditkort, en þú sérð 105 dollara innborgun á bankareikningnum þínum hjá kreditkortafyrirtækinu.

Vandamálið er að þú ert að skoða síðustu tvo daga af kreditkortafærslum og þú veist að þær eru samtals $120 vegna þess að það er heildarkostnaðurinn sem þú seldir til viðskiptavina A, B, C, D, E og F. Svo hvað er með $105? Eru 15 $ sem vantar þjónustugjald? Ó, nei, bíddu. Kannski hringdi viðskiptavinur A í kreditkortafyrirtækið sitt og lokaði á fyrstu $5 gjaldið. Eða var það kannski viðskiptavinur B?

Ef þú samþykkir kreditkort veistu hvernig þetta virkar, ekki satt? Þetta er konunglegur höfuðverkur.

Ég held að þú hafir líklega tvær sanngjarnar aðferðir til að takast á við þetta brjálæði:

• The Good Accountant's Way: Þú getur skráð kreditkortagreiðslur viðskiptavina á venjulegan hátt - eins og QuickBooks býst við. The Good Accountant's Way framleiðir fínar, nákvæmar skrár, en á kostnað gífurlegs bókhaldsvandræða. Hefur þú áhuga á frekari upplýsingum? Frábært! Notaðu QuickBooks Help skipunina til að leita í QuickBooks nethjálp fyrir efnið sem skráir kreditkortagreiðslu.
• The Bad Accountant's Way: Þú getur bara skráð sölukvittanir þegar kreditkortafyrirtækið leggur inn nettókostnaðarupphæðir á bankareikninginn þinn. Með öðrum orðum, með því að nota dæminúmerin sem gefin eru upp í fyrri málsgrein, frekar en að skrá einstakar færslur fyrir viðskiptavini A, B, C, D, E og F þegar salan á sér stað, geturðu skráð $105 viðskipti þegar kreditkortafyrirtækið leggur inn $105 inn á bankareikninginn þinn. Ef þú veist þjónustugjald kreditkortafyrirtækisins geturðu skráð það líka með dagbókarfærslu. (Þú vilt líklega biðja endurskoðanda þinn um hjálp við þetta.)

Ég ætti að segja þér annað. The Bad Accountant's Way er líklega ekki réttlætanlegt nema þú sért í miklu magni - eins og smásöluverslun - og þegar þú ert að nota reglubundið birgðakerfi eða þegar þú selur ekki birgðir. Ef þú ert með aðeins handfylli af kreditkortafærslum - segjum eina á nokkurra daga fresti - eða ef þú ert að reyna að nota eilíft birgðakerfi, ættir þú að nota Good Accountant's Way.