Flytur gögn inn í MYOB

Vissir þú að þú getur flutt inn gögn inn í MYOB frá öðrum forritum? Til dæmis, kannski ertu með lista yfir nöfn viðskiptavina og heimilisföng annars staðar á tölvunni þinni (kannski í Word skrá, gagnagrunnsskrá eða í Excel) og þú vilt flytja þessar upplýsingar inn í MYOB. Hér er hvernig á að flytja inn upplýsingar um viðskiptavini eða birgja á örskotsstundu.

Skipuleggja gögnin þín

Fyrsta stigið þegar þú flytur inn gögn er að vinna með skráningu viðskiptavina eða birgja á snið sem MYOB getur skilið.

Ef upplýsingar um viðskiptavini þína eða birgja eru í ritvinnslu eða gagnagrunni, reyndu að fá þessar upplýsingar í töflureikni áður en þú reynir að flytja upplýsingarnar inn í MYOB.

Til dæmis, ef gögnin þín eru geymd í gagnagrunni eins og Microsoft Access, geturðu venjulega vistað þessi gögn á sniði sem hægt er að opna í Excel.

Notaðu töflureiknishugbúnað eins og Excel til að raða upplýsingum snyrtilega í dálka.

Hreinsaðu gögnin þín þannig að öll nöfnin séu skráð hvert á eftir öðru, öll heimilisföng eru skráð hvert á eftir öðru og svo framvegis. Með heimilisföngum, aðskilið götu, borg, fylki og póstnúmer í fjóra aðskilda dálka.

Settu inn línu efst á listanum þínum (ef þú hefur ekki gert það nú þegar) sem merkir dálkana.

Til dæmis, Nafn, Sími 1, Sími 2, Tengiliður og svo framvegis. Þessi lína er kölluð hauslínan þín.

Vistaðu þennan töflureikni sem flipa aðskilda skrá.

Til dæmis í Excel, farðu í File valmyndina, smelltu á Save As, og veldu síðan Tab-Delimited sem Skráargerð. Tab-Delimited skráarsniðið gerir það auðvelt fyrir MYOB hugbúnað að lesa.

Flytur inn gögnin þín

Nú þegar þú hefur skipulagt gögnin þín ertu tilbúinn til að flytja þessar upplýsingar inn í MYOB. Haltu þér vel, hér kemur:

Í File valmyndinni í MYOB, veldu Import/Export Assistant.

Veldu Flytja inn gögn og smelltu á Next.

Veldu kort sem gagnategund og annað hvort viðskiptavinakort eða birgjakort sem kortategund.

Smelltu á Vafra, farðu í möppuna þar sem þú vistaðir gögnin þín og veldu skrána sem þú vilt flytja inn. Smelltu á Next.

Fílaðu við stillingarnar og smelltu á Next.

Hlutirnir verða frekar tæknilegir á þessum tímapunkti. En aldrei óttast! Segðu MYOB að gögnin þín séu aðskilin með flipa, að fyrsta línan inniheldur hausa, að ef gögn eru þegar til þá viltu uppfæra þau og passa við kort með eftirnafninu. (Skjámyndin hér að neðan sýnir hvernig þessar stillingar líta út.)

Smelltu á Auto Match til að fá MYOB til að passa sjálfkrafa við reiti og smelltu síðan á Next.

Að öðrum kosti geturðu jafnað reiti handvirkt með því að auðkenna fyrst innflutningsreitinn til vinstri og smella síðan á samsvarandi innflutningsreitinn hægra megin. Gerðu þetta einn í einu þar til hver reitur vinstra megin passar við reit hægra megin.

Þegar beðið er um það skaltu taka öryggisafrit af skránni þinni.

Af hverju að nenna að taka öryggisafrit? Ef þú klúðrar innflutningnum þínum virkilega (sem gerist stundum í fyrsta skipti) geturðu endurheimt öryggisafritið þitt og byrjað aftur.

Smelltu á Flytja inn og undraðu þig þegar fjörið byrjar.

Stundum tekur innflutningur sársaukafullan tíma, stundum aðeins nokkrar sekúndur. Hins vegar er innflutningi lokið þegar yndisleg skilaboð birtast til að tilkynna þér um árangur þinn (eða mistök). Ef innflutningur þinn mistókst skaltu lesa skilaboðin vandlega!

Úrræðaleit ef eitthvað fer úrskeiðis

Það ætti að vera auðvelt að flytja inn kortaupplýsingar í MYOB fyrirtækjaskrána þína, en fullt af gremlins geta sent villuskilaboð á þinn hátt. Ef þú færð skilaboð eftir að þú hefur flutt inn gögn um að innflutningurinn hafi verið villur eða viðvaranir skaltu fylgja leiðbeiningunum til að skoða villuskrána.

• Ef innflutningurinn sleppti skrá, þýðir það að eitthvað hafi verið svo slæmt að MYOB hunsaði þennan viðskiptavin eða birgi algjörlega.

• Ef þú færð viðvörunarskilaboð þýðir þetta að minniháttar vandamál hafi komið upp og MYOB hefur hafnað hluta af upplýsingum viðskiptavinar eða birgis (til dæmis hefur MYOB kannski bætt við nafni viðskiptavinarins, en ekki heimilisfangi eða símanúmeri).

Villukóðinn sýnir lista yfir hverja skrá sem hefur vandamál, með villukóða sem birtist í upphafi hverrar þeirra. Í fyrstu líta þessir villukóðar út eins og óskiljanlegt hrognamál (Villa -7, til dæmis, þýðir ekki mikið fyrir óinnvígða). Hins vegar er efst í þessari skýrslu lista yfir hvað hver villuboð þýðir.

Eftir að þú hefur greint hvaða færslur voru ekki fluttar inn á réttan hátt og hvers vegna, geturðu gert eina af tveimur hreyfingum. Ef aðeins nokkur kort eru fyrir áhrifum skaltu opna fyrirtækisskrána þína og laga þessi kort eitt af öðru. Á hinn bóginn, ef mestur innflutningurinn virkaði ekki, er besti kosturinn þinn að endurheimta öryggisafritið þitt, laga innflutningsskrána og reyna aftur.