Birgðabókhald í QuickBooks 2017

Sem betur fer er flest birgðabókhaldið sem fer fram í fyrirtæki meðhöndlað sjálfkrafa af QuickBooks. Þegar þú kaupir birgðavöru með því að skrifa ávísun eða skrá skuldareikning, til dæmis, aðlagar QuickBooks birgðareikninga þína sjálfkrafa fyrir bæði dollaraverðmæti birgðarinnar og magni hlutanna. Þegar þú selur birgðavöru til viðskiptavina, aðlagar QuickBooks aftur sjálfkrafa dollaraverðmæti birgða þinnar og aðlagar magntölu vörunnar sem þú selur.

Í grundvallaratriðum þýðir þetta allt að QuickBooks heldur uppi eilífu birgðakerfi - birgðakerfi sem lætur þig vita hvenær sem er hversu mikið magn af vörum þú ert með í birgðum og hvaða verðmæti birgðahaldið þitt nemur. (Í fortíðinni notuðu smærri fyrirtæki oft reglubundið birgðakerfi , sem þýddi að eigendur fyrirtækja vissu aldrei með neinni nákvæmni dollaraverðmæti birgða sinna eða magntölu fyrir birgðahlutina sem þeir geymdu.)

Þrátt fyrir að allt í málsgreininni á undan tákni góðar fréttir, þurfa nokkrir birgðatengdir höfuðverkir smá bókhaldsgaldur. Nánar tiltekið, ef fyrirtækið þitt er með birgðir, þarftu að vita hvernig á að takast á við úreltar birgðir, förgun úreltra birgða og birgðasamdrátt.

Að takast á við úreltar birgðir

Úrelt birgðahald vísar til vara sem þú hefur keypt til sölu en reynist ekki seljanlegur. Kannski vilja viðskiptavinir það ekki lengur. Kannski ertu með of mikið af birgðahlutnum og munt aldrei geta selt allt sem þú átt.

Í báðum tilvikum skráir þú þá staðreynd að birgðaverðmæti þitt er í raun minna en það sem þú keyptir það fyrir. Og þú vilt skrá þá staðreynd að í raun eru peningarnir sem þú eyddir í úrelta hlutinn kostnaður. Segjum sem svo að þú hafir keypt eitthvað $100 hlut sem þú áttar þig núna á að er úreltur. Hvernig skráir þú þessa úreldingu?

Dagbókarfærsla 7: Skráning heimildar fyrir úreltar birgðir

Eins og dagbókarfærsla 7 sýnir, til að skrá úreldingu $100 birgðavöru, skuldfærðu fyrst kostnaðarreikning sem kallast eitthvað eins og „Birgúrelding“ fyrir $100. Síðan færðu inneign á reikningi sem heitir eitthvað eins og „Frámunur fyrir úreltar birgðir“ fyrir $100.

Gagneignareikningur er tilkynntur í efnahagsreikningi strax fyrir neðan eignareikninginn sem hann tengist. Móteignareikningurinn, með neikvæðri inneignarstöðu, lækkar hreint uppgefið virði eignareikningsins. Ef staðan á birgðareikningnum er $3.100, og þú ert með greiðslur fyrir úreltan birgðareikning á móti eignum upp á $100, sýnir hrein birgðastaða sem $3.000. Með öðrum orðum, gagneignareikningurinn er dreginn frá tengdum eignareikningi.

QuickBooks krefst þess að þú skráir dagbókarfærslu 7 sjálfur með því að nota Gera dagbókarfærslur skipunina.

Farga úreltum birgðum

Þegar þú fargar á endanum úreltum birgðum, skráir þú dagbókarfærslu eins og þessa. Þessi dagbókarfærsla skuldfærir gagneignareikninginn fyrir $100 og inneignir birgðahald fyrir $100. Með öðrum orðum, þessi færslubók fjarlægir verðmæti úreltra birgða bæði af losun fyrir úreltan birgðareikning og birgðareikningnum sjálfum. Þú skráir þessa dagbókarfærslu þegar þú eyðir birgðum í raun og veru - þegar þú borgar ruslmanninum fyrir að draga vöruna í burtu, til dæmis, eða þegar þú kastar birgðum í stóra ruslahauginn fyrir aftan skrifstofuna þína eða verksmiðjuna.

Dagbókarfærsla 8: Skráning Förgun birgða

Almennt séð er eitt af því sem þú ættir að gera á hverju ári vegna skattabókhalds að takast á við úreltar birgðir þínar. Skattareglurnar kveða almennt á um að ekki megi afskrifa úreltar birgðir nema þú ráðstafar þeim í raun í tekjuskyni. Venjulega er hins vegar hægt að skrifa niður birgðahald í slitagildi þess. Slík niðurfærsla virkar á sama hátt og niðurfærsla á úreltum birgðum. Niðurfærsla getur hins vegar verið svolítið erfið ef þú hefur aldrei gert það áður, svo þú gætir viljað ræða við skattaráðgjafa þinn.

Enn einn mjög mikilvægur punktur varðandi skráningu á förgun úreltra birgða: Innan QuickBooks skráir þú birgðaförgun með því að stilla líkamlega vörufjölda birgðahlutanna. Þú slærð í raun ekki inn dagbókarfærslu eins og þá sem sýnd er í Færslubók 8. Þú stillir birgðareikninga fyrir úreltar birgðir. Þessi leiðrétting myndi sjálfkrafa lækka stöðu birgðareikningsins. Þegar QuickBooks spyr þig hvaða reikning á að skuldfæra, tilgreinir þú greiðslur fyrir úreltan birgðareikning.

Að takast á við rýrnun birgða

Hinn langvarandi birgðahöfuðverkurinn sem margir eigendur fyrirtækja og fyrirtækjastjórar þurfa að glíma við er rýrnun birgða. Það er mjög líklegt, stundum af saklausustu ástæðum, að birgðaskrár þínar ofmeti magntölur vara. Þegar þetta gerist verður þú að laga skrárnar þínar. Í meginatriðum, þú vilt draga úr bæði dollaraverðmæti birgða þinna og magntölum birgðavara þinna.

QuickBooks gerir þessa dagbókarfærslu fyrir þig til að skrá þennan atburð. Þessi dagbókarfærsla skuldfærir viðeigandi kostnaðarreikning - í dagbókarfærslu 9 er kostnaðarreikningurinn kallaður "Rýrnunarkostnaður" - fyrir $100. Dagbókarfærsla þarf einnig að leggja inn birgðareikninginn fyrir $100.

Dagbókarfærsla 9: Skráning á rýrnun birgða

Innan QuickBooks skráir þú í raun ekki formlega dagbókarfærslu eins og þá sem sýnd er hér. Þú notar eitthvað sem kallast verkefnablað fyrir líkamlega talningu til að stilla magn birgðahlutanna þinna að því sem það er í raun og veru. Þegar þú gerir þessa leiðréttingu færir QuickBooks sjálfkrafa inneign á birgðareikningnum og stillir magnið. QuickBooks krefst þess einnig að þú gefir upp kostnaðarreikninginn sem hann ætti að skuldfæra fyrir rýrnunina.

Í gamla daga báru fyrirtæki saman bókhaldsgögn sín við líkamlega talningu á birgðahlutum aðeins einu sinni á ári. Reyndar var árleg efnistalning birgða sársaukafull helgisiði sem margir dreifingaraðilar og smásalar gengu í gegnum. Þessa dagana hafa flest fyrirtæki komist að því að það virkar miklu betur að sviðsetja birgðatalningar allt árið. Þessi nálgun, kölluð hringrásartalning, þýðir að þú ert líklega að bera saman bókhaldsgögnin þín við líkamlega talningu fyrir verðmætustu hlutina þína nokkrum sinnum á ári.

Fyrir miðlungs verðmæta hluti ertu líklega að bera saman birgðabókhaldið þitt við líkamlega talningu einu sinni eða tvisvar á ári. Með minnstu verðmætu birgðahlutunum þínum berðu sennilega saman birgðaskrár við líkamlega talningu aðeins óreglulega og þú gætir sætt þig við ákveðinn ónákvæmni. Í stað þess að telja skrúfur í einhverri tunnu, til dæmis, gætirðu vigt tunnuna og gert síðan mat á fjölda skrúfa.

Í öllum tilvikum, þú vilt eitthvað kerfi sem gerir þér kleift að bera saman bókhaldsgögnin þín við líkamlegar tölur þínar. Birgðasamdráttur og úrelding birgða tákna raunverulegan kostnað við viðskipti sem verður ekki skráður í bókhaldsgögnin þín á annan hátt.