Að búa til starfsáætlun með QuickBooks 2005

QuickBooks Pro og QuickBooks Premier eru með eiginleika sem er mjög áhugaverður fyrir fyrirtæki sem vinna störf eða verkefni fyrir viðskiptavini sína: verktaka, ráðgjafa, verkfræðinga, arkitekta og svo framvegis. QuickBooks Pro og QuickBooks Premier (ólíkt venjulegu Basic QuickBooks forritinu) hafa getu til að gera einföld verkefni eða vinnukostnað. Þessi möguleiki þýðir að fyrirtækið þitt getur búið til verk- eða verkáætlanir, fylgst með kostnaði eftir verki eða verki og innheimt reikninga eftir verkum eða verkum.

Í QuickBooks Pro byrjar vinnukostnaður með áætlun. Áætlun er aðeins listi yfir áætlaðan kostnað sem þú verður fyrir fyrir eitthvað starf sem þú munt framkvæma fyrir einhvern viðskiptavin.

Miðað við að þú hafir þegar búið til starf og hefur sagt QuickBooks að þú notir áætlanir, hér eru skrefin sem þú fylgir til að búa til mat:

1. Fáðu eyðublaðið.

Veldu Viðskiptavinir -> Búðu til áætlanir. QuickBooks opnar Búa til áætlanir eyðublað, sem ber ótrúlega líkt við Búa til reikninga eyðublaðið sem þú hefur séð ef þú hefur unnið með QuickBooks yfirleitt.

2. Byrjaðu að fylla í eyðurnar.

Veldu viðeigandi Customer:Job úr fellilistanum efst á eyðublaðinu. QuickBooks Pro fyllir sjálfkrafa út eins mikið af upplýsingum og það getur - venjulega að minnsta kosti Nafn / Heimilisfang reitinn - á eyðublaðinu.

Ef þú stilltir QuickBooks Pro til að fylgjast með flokkum birtist viðeigandi fellilisti efst í miðju eyðublaðsins. Farðu á undan og notaðu kassann, ef við á.

Ekki hika við að breyta sjálfgefnum stillingum - til dæmis dagsetningu og áætlun #.

3. Bættu við línuatriðum — upplýsingar, upplýsingar, upplýsingar.

Þú fyllir út upplýsingar um Búa til áætlanir glugga á sama hátt og þú fyllir út upplýsingar um Búa til reikninga glugga.

Hverri línu sem þú vilt hafa með á vinnuáætlun þinni þarf að vera lýst í vörulistanum. Athugaðu að vegna þess að þú selur oft vinnu til viðskiptavina og viðskiptavina með því að nota að hluta til áætlun, muntu venjulega láta fylgja með fullar lýsingar á hlutunum. (Sumir verktakar, til dæmis, nota oft nokkrar línur af lýsandi texta til að útskýra að fullu hvern hlut sem kemur fram á matinu.)

4. Bættu við öllum valkvæðum upplýsingum.

Ef þú vilt skaltu nota einhvern af hinum reitum sem eru tiltækar í glugganum Búa til áætlun til að safna og geyma viðbótarupplýsingar. Til dæmis, alveg eins og með gluggann Búa til reikninga, geturðu smellt á fellilistann viðskiptavinaskilaboða og skrifað vinaleg skilaboð, eða þú getur notað einn af fellilistanum.

Þú getur líka notað Minnisreitinn til að skrifa athugasemd við sjálfan þig varðandi starfið ef þú vilt. Eða kannski einhverjar athugasemdir við handritið sem þú hefur verið að hugsa um að senda í stúdíóin. Hvað sem hentar þér.

Ef þú vilt hafa önnur atriði með í glugganum Búa til áætlanir geturðu sérsniðið þann glugga. Veldu Sérsníða úr fellilistanum Sniðmát í efra hægra horninu á Búa til áætlun glugganum. QuickBooks gefur þér lista yfir áætlunarformin þín. Veldu þann sem þú vilt breyta. (Þú gætir verið með aðeins eitt áætlunarform á listanum ef þú hefur aldrei búið til nýtt.) Smelltu annað hvort á Nýtt eða Breyta hnappinn. Ef þú smellir á Nýtt, sýnir QuickBooks svargluggann Customize Estimate.

Áður en þú prentar það mat skaltu muna að Glugginn Búa til áætlanir er ekki sömu upplýsingar og birtast á skrifuðu matinu. Til að sjá hvernig prentaða útgáfan lítur út skaltu smella á örina niður við hliðina á Prenta hnappinum í Búa til áætlanir glugganum og velja Forskoðun af fellilistanum. Útkoman er heilsíðumynd, minnkað til að passa á skjáinn.

Ef þú hefur ekki vistað matið þitt ennþá skaltu halda áfram og smella annaðhvort á Vista og nýtt eða Vista og loka hnappinn.

Til að skoða áætlunina (eða hvaða QuickBooks eyðublað sem er á skjánum) nánar skaltu annaðhvort smella á Zoom In hnappinn efst á Prentforskoðunarskjánum eða færa músarbendilinn yfir myndina. Þegar bendillinn lítur út eins og stækkunargler með plúsmerki í, smelltu á vinstri músarhnappinn. Vegna þess að þú getur aðeins séð hluta af forskoðuninni í einu á þennan hátt, notaðu skrunstikurnar neðst og hægra megin á gluggunum til að fara á mismunandi svæði.

Athugaðu að stækkunarglerið hefur nú mínusmerki í því og Zoom In hnappurinn skiptir yfir í Zoom Out. Ef þú lýkur út fleiri en einu mati geturðu notað Prev Page og Next Page hnappana á Print Preview skjánum til að skoða aðrar áætlanir. Þegar þú hefur lokið, smelltu á Loka hnappinn.

Þegar þú kemur aftur í Búa til áætlanir gluggann, smelltu á Prenta hnappinn; QuickBooks Pro sýnir Print One Estimate valmyndina. Smelltu á Prenta til að prenta áætlunina án frekari ummæla.

Ef þú hefur ekki notað QuickBooks til að prenta áætlanir áður gætirðu þurft fyrst að setja upp prentara fyrir þetta verkefni. Til að gera það, veldu File –> Printer Setup og veldu Estimate úr Form Name fellilistanum. Tilgreindu síðan prentarastillingarnar sem þú vilt fyrir prentáætlun. (Þetta ferli virkar á sama hátt og það gerir við að prenta önnur eyðublöð, svo sem reikninga.) Smelltu á Í lagi þegar þú ert búinn. Print One Estimate valmyndin sem QuickBooks sýnir eftir að þú smellir á Prenta í Create Estimates glugganum virkar einnig á sama hátt og Print One Invoice valmyndin gerir.