8 erfiðar aðstæður (og hvað á að gera næst)

Það eru oft erfiðir veruleikar í bókhaldslífinu sem þú getur forðast ef þú notar MYOB: Mörg fyrirtæki rúllað inn í eitt (oft í erfiðleikum) fyrirtæki, ringulreið sem fyrri bókhaldarar skildu eftir, skuldir vegna skattstofunnar, fjárhagsáætlanir sem aldrei rætast, og margt fleira þar að auki.

Þegar þú stendur frammi fyrir svona erfiðum aðstæðum geturðu reitt þig á blöndu af tæknilegum MYOB ráðgjöf, bókhaldskunnáttu og innri tilhneigingu til að skína riddara til bjargar.

Samskipti við 2 eða fleiri fyrirtæki, öll rúllað í eitt

Hefur þú einhvern tíma velt því fyrir þér hvernig fyrirtækið þitt græðir peningana sína? Kannski þú vinnur fullt af mismunandi tegundum af vinnu, og þó þig grunar að þessi vinna sé ekki öll arðbær, þá ertu ekki viss um hvað er arðbært og hvað ekki. Sem betur fer geta furðudagar þínir nú verið liðnir, því með starfs- og flokkaskýrslum geturðu uppgötvað hvað þú ert að gera rétt og hvað þú ert að gera rangt.

MYOB býður upp á tvær leiðir til að greina tekjur og gjöld:

• Fyrsta leiðin er að nota starfseiginleika til að fylgjast með arðsemi hvers verks sem fyrirtæki þitt tekur að sér, hvort sem þessi störf eru samningar, áfangar verkefnis eða vinnu fyrir tiltekna viðskiptavini.

• Önnur leiðin til að greina arðsemi er að skipta fyrirtækinu þínu í afkomumiðstöðvar með því að nota flokkaeiginleika. Flokkar virka oft vel ef þú ert með fyrirtæki sem hefur nokkra mismunandi staði, eða rekur mismunandi bankareikninga fyrir mismunandi deildir.

  	Störf	Flokkar
  tr ansactions	Þú getur úthlutað einni færslu í fleiri en eitt verk	Þú getur ekki úthlutað einni færslu í fleiri en einn flokk
  Efnahagsreikningar	Þú getur ekki prentað efnahagsreikning fyrir hvert verk	Hægt er að prenta út efnahagsreikning fyrir hvern flokk
  Fjárveitingar	Hægt er að búa til fjárhagsáætlanir fyrir einstök störf	Þú getur ekki búið til fjárhagsáætlanir fyrir flokka
  Eignir	Þú getur ekki fylgst með hreyfingu eigna fyrir hvert starf	Þú getur fylgst með hreyfingu eigna fyrir hvert starf
  Viðvaranir	Þú getur stillt kjörstillingar þínar þannig að þú færð viðvörun ef þú gleymir að bæta starfskóða við línu í færslu	Þú getur ekki stillt kjörstillingar þínar þannig að þú fáir viðvörun ef þú gleymir að bæta flokkakóða við færslu
  Stýringar	Þú getur ekki stillt kjörstillingar þínar þannig að færsla verði aðeins skráð ef hver lína hefur verkkóða	Þú getur stillt kjörstillingar þínar þannig að færsla verði aðeins skráð ef hún hefur flokkakóða
  Hausar	Þú getur haft haus og smáatriði	Þú getur ekki haft haus og smáatriði flokka
  Tenging við viðskiptavini	Þú getur tengt störf við tiltekna viðskiptavini	Þú getur ekki tengt flokka við viðskiptavini
  Tenging við útgjöld	Hægt er að tengja útgjöld við störf þannig að hægt sé að flagga þeim til endurgreiðslu við innheimtu viðskiptavina	Ekki er hægt að tengja flokka við útgjöld fyrir innheimtu

Ertu ruglaður? Þú getur notað störf til að greina arðsemi einstakra kostnaðarstaða, verkefna eða verkefna, en notaðu flokka til að rekja arðsemi aðgreindra fyrirtækja eða staða.

Að búa til silkitösku úr eyra gyltu

Hefur þú erft bókhaldsstarf frá einhverjum sem var í raun áráttusvipur, og sem tjáði þennan eiginleika með því að búa til reikningalista í MYOB sem inniheldur alla reikninga sem þú gætir ímyndað þér?

Kannski ertu jafnvel kominn á næsta stig og ákvað að eyða öllum þessum reikningum sem þú þarft ekki lengur. Þetta er punkturinn þar sem þú gætir lent í vandræðum: Alltaf þegar þú ferð að eyða reikningi neitar MYOB að spila og segir að reikningurinn innihaldi sögulegar upplýsingar.

Í þessum aðstæðum er leiðin til að losna við óæskilegan reikning að sameina hann við reikning sem þú vilt. Til að sameina tvo reikninga skaltu fara í reikningalistann þinn, velja reikninginn sem þú vilt halda (MYOB kallar þetta aðalreikninginn þinn) og smelltu á Sameina reikninga. Í Sameina reikninga gluggann sem birtist skaltu velja reikninginn sem þú vilt sameina (kallaður aukareikningur þinn) og smelltu á Sameina reikninga einu sinni enn. Smelltu á OK til að halda áfram. Allt búið!

Rekja tekna og gjöld af leiguhúsnæði

Ertu með leigufjárfestingu sem og fyrirtæki? Ef þú vilt halda utan um allt í einni MYOB skrá, þá geturðu það.

Farðu í reikningalistann þinn og skoðaðu efst. Geturðu séð flipann sem segir Aðrar tekjur og flipann sem segir Annar kostnaður? Þú getur notað þessar flokkanir til að fylgjast með leigutekjum og leiguverði. Þannig geturðu samt haldið viðskiptatekjum og gjöldum aðskildum frá fasteignafjárfestingu þinni.

Umsjón með hlutabréf og arðgreiðslur

Viltu vita hvernig á að skrá kaup á hlutabréfum og tekjur af arði í MYOB? Svarið er stutt og laggott. Bara ekki. Að gera það er eins og að reyna að höggva tré með pennahníf.

Bankaðu í staðinn arð inn á persónulega reikninginn þinn og keyptu líka nýja hluti af persónulega reikningnum þínum. Notaðu einfalda handskrifaða bók eða töflureikni til að fylgjast með þessum viðskiptum og sendu endurskoðanda þínum yfirlit í lok hvers árs.

Að lenda í skuldum við ATO

Þetta er erfið staða mála þar sem þú kemst að því að þú getur ekki greitt yfirlýsingu um viðskiptavirkni þína á réttum tíma og þú endar með því að skulda ástralsku skattstofunni peninga.

Í þessum aðstæðum sendir ATO þér yfirlit í hverjum mánuði sem sýnir hversu mikið þú skuldar. Til þess að reikningar þínir séu skynsamlegir ættir þú að taka þessa skuld inn í reikninga þína. Svona:

Farðu á reikningalistann þinn og búðu til nýjan skuldareikning sem heitir 'Peningar vegna ATO'.

Sem reikningstegund skaltu velja Kreditkort.

Farðu í Eyða peningum og skráðu greiðslu virkniyfirlitsins eins og þú sért að borga hana að fullu.

Almenna hugmyndin er sú að þú skiptir greiðslunni þinni á GST Collected reikninginn þinn, GST Paid reikninginn þinn og, ef þú ert með starfsmenn, PAYG staðgreiðslureikninginn þinn.

Áður en þú smellir á Record skaltu velja Money Owing to ATO sem bankareikning þinn efst í vinstra horninu.

Að skrá færslu á þennan hátt hreinsar GST og PAYG reikninga þína aftur í réttar upphæðir og sýnir ATO ábyrgðina rétt.

Alltaf þegar þú greiðir á móti þessari skuld skaltu skrá þessa greiðslu í Spend Money og úthluta þessari greiðslu á peningana þína vegna ATO reikningsins.

Samræma þennan reikning á sama hátt og þú myndir samræma annan bankareikning.

Þú ættir að samræma þennan reikning í hvert skipti sem skattstofan sendir þér yfirlit.

Að halda fjárhagsáætlunum á réttri leið

Fjárhagsáætlanir eru jafn mikið próf á persónuleika og þær eru æfing í reikningi og áætlanagerð. Hér eru nokkur ráð til að hjálpa fjárhagsáætlun þinni að ná nálægt markinu:

• Íhugaðu manneskjuna (hvort sem það ert þú eða einhver annar) sem er að búa til tölurnar. Eru þeir bjartsýnismenn eða svartsýnismenn? Það fer eftir svarinu við þessari spurningu, stilltu tölurnar þínar í samræmi við það.

• Sölumenn eru bjartsýnir (þeir myndu ekki lifa af í starfi sínu annars). Taktu söluáætlanir þeirra með klípu af salti.

• Ef þú ert með fullt af fólki sem vinnur í fyrirtækinu þínu skaltu biðja þá um inntak þeirra í fjárhagsáætlunartölurnar. Því meira sem allir taka þátt, því raunhæfari og raunhæfari er fjárhagsáætlunin.

• Um leið og fyrsti mánuðurinn er liðinn skaltu bera saman fjárhagsáætlanir við raungildi, með því að nota skýrslu MYOB um hagnaðar- og tap fjárhagsáætlunargreiningu. Gerðu þetta í hverjum mánuði til að ná tökum á hinni sönnu list að horfa á kristalkúlur.

• Gerðu alltaf ráð fyrir ófyrirséðum útgjöldum, sérstaklega ef þú ert að gera fjárhagsáætlun fyrir nýtt fyrirtæki. Hlutir kosta alltaf meira en þú heldur.

• Íhugaðu vandlega tímasetningu óreglulegra greiðslna, svo sem ársfjórðungslega rafmagnsreikninga, mánuði með fimm launavikur og árleg tryggingariðgjöld.

Vinna með almenn tímarit

Almenn blöð eru venjulega lén endurskoðenda, en ef þú ert alvarlegur í þessum MYOB leik, fyrr eða síðar gæti einhver eða annar beðið þig um að skrá almenna dagbók. Kannski ertu að leiðrétta fyrir afskriftir, skrá leiðréttingu í lok árs eða endurúthluta útgjöldum frá einum reikningi til annars.

Hér eru nokkur almenn ráð til að takast á við þessar sérstaklega erfiðu aðstæður:

Farðu í stjórnstöð reikninga og smelltu á Skrá dagbókarfærslu.

Staldrað aðeins við og hugsaðu vel um dagsetninguna.

Almenn færslubók eru yfirleitt leiðréttingar af einhverju tagi og ætti oftar en ekki að fá aðra dagsetningu en kerfisdagsetningu sem boðið er upp á. Dagsetning færslubókarinnar til að passa við tímabilið sem leiðréttingin er gerð fyrir - ef þú ert að gera afskriftafærslu fyrir nóvember, dagsettu færslubókina sem nóvember.

Skráðu ítarlegt minnisblað.

Útskýrðu hvað þú ert að gera og hvers vegna.

Skuldfærðu einn reikning eða reikninga og kreditaðu einn reikning eða nokkra reikninga.

Fyrir hverja línu er hægt að slá inn upphæð í Debet dálkinn eða Kredit dálkinn - ekki í báðum. Hins vegar geturðu bætt við eins mörgum línum og þú vilt.

Hugsaðu um skattakóða fyrir hverja línu.

Flest almenn blöð hafa ekki áhrif á GST, svo venjulegur skattakóði er NT. Hins vegar, ef þú ert ekki viss skaltu spyrja endurskoðanda þinn.

Athugaðu hvort heildarskuldbindingar samsvari heildarinneignum.

Þau gera? Þá ætti upphæðin sem er utan jafnvægis neðst að birtast sem núll

Smelltu á Record til að klára dagbókina þína.

Verkið er gert.

Stjórna erlendum viðskiptum

MYOB AccountRight inniheldur ekki gjaldeyriseiginleika eins og er. Hverjar eru lausnirnar á þessu vandamáli?

• Ef þú flytur út vörur til útlanda en salan þín er í ástralskum dollurum, jafnvel þó þú flytur út vörur til útlanda, þá þarftu ekki eiginleika í erlendri mynt.

• Á sama hátt, ef þú kaupir vörur erlendis frá með því að nota ástralska dollara, þarftu ekki gjaldeyri. Til dæmis, ef þú kaupir eitthvað með ástralska kreditkortinu þínu, jafnvel þótt uppgefið verð hafi verið í Bandaríkjadölum, þegar upphæðin birtist á bankayfirlitinu þínu, mun þessari upphæð þegar hafa verið breytt í ástralska dollara.

• Ef þú hefur ekki þegar keypt MYOB geturðu samt valið um gömlu MYOB Premier Classic útgáfuna, sem innihélt erlendan gjaldeyri. Helsti gallinn er sá að þessi útgáfa inniheldur þó ekki bankastrauma eða skýjaeiginleika.

Síðast, áður en þú gerir eitthvað, hafðu samband við þjónustuver MYOB. Eiginleikarnir í MYOB AccountRight breytast alltaf.