Word 2016 fyrir fagfólk fyrir Lucky Templates Cheat Sheet

Word er eitt mest notaða tölvuforritið á jörðinni. Að hjálpa þér við að semja texta er eitt af því sem tölvur gera vel, en það gerir textagerðina ekki auðveldari eða gefur til kynna að notkun Word sé nógu einföld til að fagfólk eins og þú þurfi ekki hjálp annað slagið. Svo njóttu þessa Cheat Sheet.

Orðatexta og málsgreinasnið, ráðleggingar og tillögur

Texti og málsgreinar í Word 2016 hafa sérstaka merkingu. Sérstök hugtök eru notuð í Word til að lýsa þessum skjalaþáttum sem og sniðeiginleikum þeirra.

Textaeiginleikar

Eftirfarandi mynd sýnir grunnlýsingarnar sem eiga við leturgerð eða leturgerð:

Hér eru hugtökin sem notuð eru til að lýsa leturgerð:

• Grunnlína: Texti er skrifaður á grunnlínu.
• Hæð hettu: Stórir stafir ná frá grunnlínu að hettuhæð.
• X-hæð: Flestir lágstafir hækka í x-hæð, sem er nefnd eftir lágstafnum x og ekki neitt dularfullt.
• Stígandi: Hærri lágstafir ná upp í hæð, eins og t- ið sem sýnt er á myndinni.
• Descender: Lágstafir sem dýfa niður fyrir grunnlínuna falla niður í lækkandi.

Eftirfarandi mynd sýnir mismunandi leturgerð:

Hér eru hugtökin sem notuð eru til að lýsa leturgerð:

• Hlutfallsleg / einbil: Letur með hlutfallslegu bili notar mismunandi breidd fyrir hvern staf. Einbil leturgerð er með stöfum sem eru allir af sömu breidd og þú finnur á ritvél.
• Stærð: Leturstærð er stillt í punktum, eða einingum sem jafngilda 1/72 úr tommu, mæld frá lækkandi leturgerðinni að hettuhæðinni.
• Þyngd: Þyngdargildið er tengt þykkt persónunnar. Til dæmis er feitletraður texti þyngri en bók eða venjuleg þyngd.
• Halli eða halli: Halli leturgerðar vísar til þess hvernig textinn er hallaður. Skáletruð gerð er dæmi um halla.
• Breidd: Sumar leturgerðir eru með þéttum eða þröngum afbrigðum. Þessar leturgerðir eru með sömu grunnhönnun, en textinn lítur út fyrir að vera þunnur eða grannur.

Málsgreinarsnið

Þú getur notað mörg snið á málsgrein í skjali. Sniðin fela í sér réttlætingu málsgreinarinnar, fyrstu línu inndrátt, vinstri og hægri inndrátt, línubil og bil fyrir og á eftir málsgreininni.

Eftirfarandi mynd sýnir fjórar málsgreinarstillingar sem eru tiltækar í Word:

• Vinstrijafna: Texti stillir upp vinstri hlið texta málsgreinarinnar. Þetta er sjálfgefin málsgreinastilling. Flýtileiðir: Ctrl+L.
• Hægrijafna: Texti stillir upp hægri hlið texta málsgreinarinnar, þannig að vinstri hliðin er ójöfn. Flýtileiðir: Ctrl+R.
• Miðja: Sérhver lína í málsgreininni er miðuð, frá vinstri til hægri. Flýtileiðir: Ctrl+E.
• Rökstyðja: Texti er í röð á báðum hliðum málsgreinarinnar. Flýtileiðir: Ctrl+J.

Aðrir eiginleikar málsgreinasniðs eru sýndir á eftirfarandi mynd.

• Vinstri inndráttur: Þetta atriði mælir staðsetningu vinstri brúnar málsgreinarinnar frá vinstri spássíu síðunnar. Það er venjulega stillt á núll.
• Hægri inndráttur: Þetta atriði mælir staðsetningu hægri brúnar málsgreinarinnar frá hægri spássíu síðunnar. Eins og með vinstri inndráttinn er hún venjulega stillt á núll.
• Fyrstu línuinndráttur: Þetta snið er notað á aðeins fyrstu línu texta, sem er stillt miðað við vinstri inndrátt málsgreinarinnar.
• Space Before: Þessi stilling ákvarðar fjarlægðina milli núverandi málsgreinar og fyrri málsgreinar. Venjulega er bil fyrir gildið stillt á núll.
• Space After: Þessi stilling ákvarðar fjarlægðina á milli núverandi málsgreinar og næstu málsgreinar. Venjulega er það stillt á 8 stig, sem bætir smá lofti á milli málsgreina, svipað og (og betra en) að ýta á Enter takkann til að aðskilja málsgreinar.
• Línubil: Þetta atriði stillir fjarlægðina á milli lína í málsgrein. Hefðbundin gildi eru 1, 1½ og 2, sem bæta við fjarlægð sem jafngildir einni, einni og hálfri eða tveimur auðum línum á milli hverrar línu í málsgreininni.

Ábendingar um snið texta og málsgreina

• Notaðu serif leturgerðir fyrir megintexta; notaðu sans serif leturgerðir fyrir titla og fyrirsagnir.
• Ef mögulegt er skaltu velja leturgerð sem passar við stílinn sem þú vilt nota. Til dæmis, veldu Futura Bold sem titilleturgerð í stað þess að velja Futura og nota síðan feitletraða textaeiginleikann. (Fyrir sumar leturgerðir velur Windows sjálfkrafa viðeigandi leturgerð.)
• Forðastu að nota hægri eða miðju rökstuðning fyrir neitt annað en skjalaheiti og fyrirsagnir.
• Full rökstuðningur er tilvalinn fyrir texta sem er skrifaður í mörgum dálkum á síðu.
• Ef þú notar fulla réttlætingu skaltu nota bandstrik á löng orð: Ýttu á Ctrl+(strik) til að setja mjúkan bandstrik í textann. Skiptu löngum orðum sem fara yfir í næstu línu í málsgrein, sem gerir hægri hlið málsgreinarinnar ójöfn eða veldur því að Word setur inn of mikið pláss til að raða textanum upp.
• Hangandi inndráttur er stilltur þegar inndráttur fyrstu línu er minni en vinstri inndráttur málsgreinarinnar.
• Ef þú dregur inn fyrstu línu málsgreinar skaltu ekki setja aukabil á eftir málsgreininni. Inndráttur í fyrstu línu hjálpar til við læsileika, sem gerir aukabilið óþarft.
• Ef þú dregur ekki inn fyrstu línu málsgreinar skaltu örugglega stilla eiginleikann Space After á eitthvað annað en núll. Þú bætir við fyllingu á milli málsgreina til að gera textann læsilegan.
• Eigindið Space Before getur hjálpað til við að stilla fyrirsagnir skjala frá hvaða textagrein sem er á undan.
• Vinstri og hægri inndráttur er stilltur frá blaðsíðunni, ekki frá brún blaðsins. Þú getur stillt inndráttinn þannig að málsgreinin nái inn á blaðsíðukantana, þó ég mæli með því að þú endurstillir í staðinn blaðsíðukantana.

Word 2016 Hlutaútlitsvalkostir

Línumyndir, textareitir, myndir og aðrir fínir skjalaþættir nota útlitsvalkosti til að stjórna hvar þeir sitja í textanum. Þessir valkostir eru stilltir þegar þú velur hlutinn (smellir á hann) og smellir síðan á Layout Options hnappinn, eins og sýnt er á eftirfarandi mynd:

Hér eru útlitsvalkostir og lýsing á því hvernig þeir hafa áhrif á hlut:

• Í takt við texta: Sjálfgefinn valkostur meðhöndlar hlutinn eins og hann væri bara annar stafur í málsgrein - að vísu hugsanlega stór stafur.
• Ferningur: Hluturinn situr inni í rétthyrningi, sama hvaða lögun hluturinn er. Texti flæðir um rétthyrninginn og heldur jafnvægi frá hlutnum.
• Þétt: Þessi stilling er svipuð ferningur, þó að textinn sé nær hlutnum og passi við lögun hans.
• Í gegnum: Ef lögun hlutarins leyfir flæðir texti í gegnum myndina og fyllir kannski innra rými eða bil á milli aðskildra hliða sama hluts.
• Efst og neðst: Hlutnum er haldið í kassa þar sem efst og neðst ná til blaðsíðukantanna.
• Fyrir aftan texta: Hluturinn svífur fyrir aftan textann, eins og hann sé hluti af síðunni.
• Fyrir framan texta: Hluturinn svífur fyrir framan textann og byrgir textann ef hluturinn er ógagnsær.

Í öllum tilfellum er hægt að festa hlutinn við textagrein eða leyfa honum að vera á föstum stað á síðunni. Þessar stillingar birtast á myndinni, neðst í sprettiglugganum Layout Options.

• Færa með texta: Akkeristáknið birtist við hlið málsgreinar í textanum. Hluturinn helst við þá málsgrein á sömu síðu. Dragðu akkerið til að tengja hlutinn við aðra málsgrein.
• Lagaðu staðsetningu á síðunni: Hluturinn getur setið á hvaða stað sem er á síðunni. Staða þess er óbreytt af breytingum eða viðbótum við textann.

Þessir tveir valkostir, Færa með texta og Lagfæra staðsetningu á síðu, eru aðeins fáanlegir fyrir suma af útlitsvalkostunum sem lýst er á þessari vefsíðu.

Handvirkir dagsetningar- og tímareitir í Word 2016

Dagsetning- og tímareitir í Word 2016 eru eitthvað sem þú getur auðveldlega kóðað handvirkt. Er það fljótlegra en að nota skipanir á borði? Þú veður! Sérstaklega þegar þú þekkir kóðana sem þú vilt og getur auðveldlega búið til sviðið.

Til að byggja reit handvirkt, ýttu á Ctrl+F9. Word sýnir tóman reit: { }

Á milli sviga geturðu slegið inn hvaða reit sem er handvirkt, ef þú veist nafn reitsins. Fyrir dagsetningarreitinn er nafnið DATE. Fyrir tímareitinn er nafnið TIME. Notaðu DATE reitinn ef þú ætlar að blanda saman dagsetningar- og tímagildum.

Á eftir reitarnafninu koma einn eða fleiri valfrjálsir rofar. Algengasta rofinn er \@, sem er fylgt eftir með dagsetningu/tíma myndstreng sem er innan um tvöfalda gæsalappir. Stafirnir sem þú getur notað í strengnum eru skráðir í eftirfarandi töflu.

Dagsetningar- og tímareitkóðar Word

Til dæmis, til að birta vikudaginn á eftir klukkutímanum á 24 tíma sniði, búðu til eftirfarandi DAGSETNING reit:

{ DATE \@ "ddd HH" \* MERGEFORMAT }

\* MERGEFORMAT textinn tryggir að hvers kyns sniði sem notað er í kringum reitinn sé einnig notað á reitinn.

Óúthlutaðar lyklasamsetningar í Word 2016

Ef þú ert að úthluta skipunum á flýtilykla, búa til þínar eigin fjölvi, eða einfaldlega vilja betri aðgang að uppáhalds skipunum þínum, þá eru hér nokkrar góðar fréttir: Þú munt finna fullt af einföldum flýtilykla til að taka. Sumar eru furðu einfaldar samsetningar.

Ctrl-takkasamsetningar

Ctrl+. (punktur)

Ctrl+; (semíkomma)

Ctrl+7

Ctrl+8

Ctrl+9

Alt takkasamsetningar

Alt+/

Alt+. (punktur)

Alt+, (komma)

Alt+; (semíkomma)

Alt+\

Alt+' (ein gæsalapp)

Alt+[

Alt+]

Alt+` (hreimgraf)

Alt+ n þar sem n er tölulyklar 1 til 9 og 0

Virka-takkasamsetningar

Alt+F2

Shift+Ctrl+F2

Shift+Alt+F3

Ctrl+Alt+F3

Shift+Ctrl+F4

Ctrl+Alt+F4

Shift+Alt+F5

Ctrl+Alt+F5

Ctrl+Alt+F6

Ctrl+F7

Shift+Alt+F8

Ctrl+Alt+F8

Ctrl+Alt+F9

Ctrl+Alt+F10

Shift+Alt+F11

Ctrl+Alt+F11

Alt+F12

Shift+Alt+F12

Ctrl+Alt+F12

Ctrl+Alt+Shift+Fn where n is any function key

References, Tips, and Suggestions for Using Word 2016

Here are some references to different parts of Word 2016. You’ll also find some tips and suggestions on how to use many of these features.

Document views in Word

You can change how a document appears in the Word document window. Here are your options:

Print Layout: This is the standard view; in this mode, you see all elements on a page, including text, graphics, headers, footers, and even the page margins if you adjust the zoom.

Web Layout: This view is good for creating web pages. It lacks page margins, just as a web page lacks various paper page elements. This mode isn’t good for writing documents that you plan to print.

Read Mode: You use this mode to read text. Writing new text and editing isn’t possible. This is perhaps Word’s least popular mode, which makes you wonder why its shortcut is on the status bar.

Draft: Word’s default view; Draft mode is good for writing text. When you need to format a page or add graphics, Word switches automatically to Print Layout view.

Outline: Though this view presents a document’s text, it’s really designed for organizing thoughts or topics or anything with a hierarchical structure.

• To switch modes, you click on the Read Mode, Print Layout, or Web Layout icons on the status bar. Otherwise, click the View tab and choose a mode from the Views group.
• If you’re simply writing text, use Draft view. In this mode, Word presents text with character and paragraph formatting, but without graphical or page-level formats visible.
• Documents open in Print Layout view or Web Layout view, depending on which one you used last.
• The keyboard shortcut to enter Print Layout view is Ctrl+Alt+P.
• The keyboard shortcut to enter Draft view is Ctrl+Alt+N. The N stands for normal because this was once Word’s default (or normal) view.
• The keyboard shortcut to enter Outline view is Ctrl+Alt+O.

Tab-stop types

The Tab key generates the tab character, which is inserted into the text along with other characters. The width of the tab character, and the behavior of text that’s typed after the tab, depends on which tab stop you select. You have several choices:

Left: This is the standard tab stop, which left-aligns text that’s typed after the tab character.

Right: This tab stop right-aligns text that’s typed after the tab character.

Center: This tab stop centers text from left to right at the tab stop’s position.

Decimal: This tab stop right-aligns text that’s typed after the tab character. Once a period (decimal) is typed, text continues left-aligned on the line.

Bar: This tab stop inserts a vertical line in the text. It is purely for decorative purposes and doesn’t affect the tab character’s width or text alignment.

• Choose the tab-stop type from the Ruler: Click the gizmo on the far left end of the Ruler until the tab stop you want appears, and then click on the Ruler to set the tab stop.
• Tab stops are also set from within the Tabs dialog box.
• The Right, Center, and Decimal tab stops are best used in paragraphs that feature only a single line of text.
• Decimal tabs are ideal for aligning numeric values in a list or table.
• Word sets default tab stops on every line of text. These stops are positioned at half-inch intervals, unless another tab stop is set on the line.
• Document headers and footers feature default tab stops: a center tab stop in the middle of the paragraph and a right tab stop at the paragraph’s right indent.
• Avoid typing two tabs in a row. Instead, reset the tab stops so that only one tab character is needed.
• Remember that it’s the tab-stop type that affects the behavior of text that’s typed after you press the Tab key.

Section-break types

Section breaks help you include multiple page formats within a single document. The section break can affect page margins, page orientation, paper size, columns, page numbers, and the contents of headers and footers.

The section-break commands are found on the Layout tab, in the Page Setup group. Click the Breaks button to view the section-break types.

Next Page: Similar to a hard page break, this section break starts the new section at the top of a page.

Continuous: This section break works like a next-page section break for the paper size and orientation formatting commands. For page margins and columns, the Continuous section break allows you to change formats anywhere on a page.

Even Page: This section break works just like a next-page section break, but the new page starts on an even-numbered page.

Odd Page: This section break is identical to the even-page break, but the new page always starts on an odd-numbered page.

• To best set a section break, position the insertion pointer at the start of a paragraph and then apply the section break. That paragraph becomes the start of the new section.
• Section-break effects are shown in Print Layout mode. To view the section break itself, use the Show/Hide command: Click the Home tab and, in the Paragraph group, click the Show/Hide button.
• To remove a section break, use the Show/Hide command to display its hidden code in the document. Place the insertion pointer just before the section break and press the Delete key.
• Ef þú notar slétta síðu eða oddasíðu kaflaskil gæti Word sett aukablaðsíðu inn í skjalið til að tryggja að kaflaskilin byrji á sléttri eða oddasíðu.
• Word ákvarðar hvort síða er slétt eða odda miðað við síðunúmerið. Ef þú breytir blaðsíðunúmeri í skjali notar Word nýja númeragildið en ekki efnislegt blaðsíðunúmer síðunnar.