Hvernig á að deila og fylgja SharePoint síðum

Það er auðvelt að fylgjast með SharePoint síðu og fá uppfærslur um hvað gerist á þeirri síðu. Með nýjustu útgáfu SharePoint er valkosturinn eins einfaldur og að smella á stjörnutákn á aðalsíðu SharePoint vefsíðu, eins og sýnt er.

Smelltu á stjörnuna á SharePoint síðu til að fylgjast með síðunni.

Ef þú ert að nota SharePoint farsímaforritið er stjarnan aðeins í burtu, eins og sýnt er á eftirfarandi mynd.

Pikkaðu á stjörnuna á SharePoint farsímaforritinu til að fylgjast með síðu.

Þegar þú fylgist með SharePoint síðu mun hún birtast á aðal SharePoint mælaborðinu þínu - aðalmælaborðinu sem þú sérð þegar þú skráir þig inn á Microsoft Office 365 og smellir á SharePoint appið. Þú getur alltaf farið aftur á mælaborðið með því að smella á appvalmyndina (vöfflutáknið efst í vinstra horninu á skjánum) og smella á SharePoint.

Þegar þú fylgist með síðu færðu allar fréttir og uppfærslur og virkni á aðal SharePoint mælaborðinu þínu. Í eftirfarandi mynd geturðu séð að við fylgjumst með SharePoint For LuckyTemplates síðunni og undir „Fréttir frá síðum“ sjáum við að ný fréttagrein var birt.

Fréttir og virkni frá síðum sem þú fylgist með birtast á SharePoint mælaborðinu þínu.

Ef þú ert að nota SharePoint farsímaforritið muntu sjá fréttaflipa á aðalskjánum. Þessi flipi sýnir allar fréttir og virkni frá síðunum sem þú fylgist með. Flipinn Fréttir er sýndur hér.

Fréttir og virkni frá síðum sem þú fylgist með birtast á flipanum Fréttir í SharePoint farsímaforritinu.

Sama fréttagrein og sýnd var í vafranum áður er einnig sýnd hér í SharePoint Mobile App. Þetta er endurtekið þema. SharePoint farsímaforritið sýnir sama efni og þú finnur þegar SharePoint er notað í vafranum þínum. Þetta er bara farsímaútgáfa sem er hönnuð til að vera auðveldari í notkun á litlum tækjum.

Office 365 SharePoint mælaborðið verður aðeins tiltækt ef þú ert að nota SharePoint sem hluta af Office 365. Ef þú ert að nota SharePoint On-Premises skaltu athuga með upplýsingatæknideildina þína til að komast að því hvort það sé til samþætt síða sem þeir hafa fyrir tilkynningar og virkni.

Hvernig á að setja upp viðvaranir fyrir SharePoint

Auk þess að fylgjast með síðu geturðu einnig sett upp viðvaranir fyrir önnur svæði SharePoint. Til dæmis eru skjöl geymd í sérstöku SharePoint gámaforriti sem kallast bókasafn. Skjalaforritið sem birtist vinstra megin á sjálfgefna liðssíðunni þinni er dæmi. Tilkynningar eru frábær leið til að fylgjast með breytingunum sem liðsfélagar þínir gera á skjölum og hlutum.

Þú verður að hafa netfang stillt í SharePoint prófílnum þínum til að fá tilkynningar. Ef SharePoint þjónninn þinn er staðsettur á netinu þínu er það venjulega ekki vandamál. Hins vegar gæti Office 365 ekki verið samþætt við net- og tölvupóstupplýsingarnar þínar. Í þeim aðstæðum getur stjórnandi þinn annað hvort stillt netfangið þitt handvirkt eða veitt þér leyfi til þess.

Til að setja upp viðvörun fyrir efni í Documents appinu skaltu fylgja þessum skrefum:

Opnaðu vafrann þinn og farðu á Microsoft Office vefsíðuna .

Skráðu þig inn ef óskað er eftir því.

Veldu SharePoint síðuna þína til að opna síðuna.

Veldu Documents appið sem birtist í vinstri yfirlitsrúðunni.

Efst á Skjalaforritinu smelltu á sporbaug og smelltu síðan á Alert Me, eins og sýnt er.
Valmyndin Gera mér viðvart þegar atriði breytast opnast.

Að velja Valmöguleikann Gera mér viðvart í SharePoint Documents app.

Ef þú ert að nota SharePoint On-Premises og þú sérð ekki hnappinn Vara mig við, eru líkurnar á því að stjórnandi þinn hafi ekki stillt stillingar fyrir sendan tölvupóst. Ef stillingar fyrir útsendan tölvupóst eru ekki stilltar í miðlægri stjórnsýslu, mun hnappurinn Vara mig einfaldlega ekki birtast notendum. Ef þú ert hins vegar að nota SharePoint Online, þá hefur sendan tölvupóstur þegar verið stilltur af Microsoft og þú ert góður að fara.

Í Titill viðvörunar textareitnum, sláðu inn heiti fyrir viðvörunina.
Við mælum með því að gera nafnið eitthvað þýðingarmikið fyrir þig í pósthólfinu þínu, eins og skjöl breytt í dag – síðu fjárhagsáætlunarteymis. Annars hefurðu enga þýðingarmikla leið til að greina eina viðvörun frá annarri.

Í Senda viðvaranir til textareitnum skaltu slá inn nöfn fólks auk þín sem ætti að fá viðvörunina.
Það er rétt, þú getur gerst áskrifandi að öðru fólki að viðvörun! Þú verður að hafa stjórn á viðvörunum heimild, sem er sjálfgefið veitt vefeigendum.

Stofnanir og eigendur vefsvæða gætu viljað gerast áskrifandi að mörgum notendum að viðvörun til að tryggja að þeir fái mikilvægar uppfærslur, auk þess að hvetja þá til að leggja sitt af mörkum á umræðuborði, bloggi eða wiki. Notendur geta samt afþakkað með því að breyta stillingum í viðvörunarstillingum sínum.

Í hlutanum Afhendingaraðferð skaltu velja hvort þú vilt fá tilkynningar í tölvupósti eða textaskilaboðum í farsímann þinn.
Textaskilaboð krefjast þess að SharePoint stjórnandi þinn stilli þessa þjónustu í gegnum þriðja aðila, svo þú gætir ekki sent tilkynningar í símann þinn.

Í hlutanum Breyta gerð, veldu valkostinn sem passar við tegund tilkynninga sem þú vilt fá — Allar breytingar, Nýjum atriðum er bætt við, Núverandi atriðum er breytt eða Hlutum er eytt.
Ef þú ert ábyrgur fyrir stjórnun apps mælum við með að þú fáir viðvörun hvenær sem hlutum er eytt.

Í hlutanum Senda tilkynningar vegna þessara breytinga skaltu velja hvenær á að fá viðvaranir.
Valmöguleikarnir sem þú sérð hér eru mismunandi eftir því hvers konar app þú ert að vinna með. Verkefnaforrit gerir þér til dæmis kleift að fá viðvörun þegar verkefni er merkt Lokið eða hvenær sem staða verkefnis í forgangsverkefni breytist.

Í hlutanum Hvenær á að senda tilkynningar skaltu velja tíðni viðvörunarsendingarinnar.
Þú getur fengið þau strax, einu sinni á dag eða einu sinni í viku. Okkur finnst gaman að fá daglegt yfirlit; annars fáum við of marga tölvupósta.

Smelltu á Í lagi til að búa til viðvörun þína, eins og sýnt er.

Að búa til nýja viðvörun fyrir SharePoint Documents app.

Þú þarft að búa til tilkynningar heimild til að búa til viðvaranir. Þetta leyfi er venjulega veitt með út-af-the-kassa uppsetningu á Site Members SharePoint hópnum.

Hvenær sem notendur segja að þeir þurfi verkflæði til að fá tilkynningu um breytingar sem gerðar eru á verkefnaskrám, reyndu fyrst viðvörun. Það kemur þér á óvart hversu oft viðvaranir veita þá valkosti sem þarf.

Ef appið þitt er með persónulega eða opinbera sýn sem inniheldur síu geturðu gerst áskrifandi að breytingum á aðeins þeirri sýn. Segðu til dæmis að þú viljir fá tilkynningu með textaskilaboðum þegar hlutur í útgáfuforriti hefur forgang stillt á High. Þú myndir búa til útsýni sem síar appið fyrir forgangsverkefni. Veldu síaða yfirlitið í Senda viðvaranir fyrir þessar breytingar hlutanum þegar þú býrð til viðvörunina þína og þú munt fá tilkynningar þegar hlutir uppfylla síuskilyrðin.

Hvernig á að stjórna viðvörunum fyrir SharePoint síður

Þú getur alltaf farið til baka og stillt viðvaranir. Þegar þú smellir á sporbaug (sýnd fyrr á mynd 10-5) geturðu valið Manage Alerts og breytt öllum viðvörunum sem þú hefur þegar búið til. Þessi hnappur fer með þig á eina síðu í stað þess að fletta í hvert forrit þar sem þú hefur stillt viðvörun. Eftirfarandi mynd sýnir síðuna Mínar viðvaranir.

Umsjón með viðvörunum þínum fyrir heila SharePoint síðu.

Til að hafa umsjón með öllum viðvörunum sem þú hefur á tiltekinni síðu og breyta eða eyða þeim skaltu fylgja þessum skrefum:

Skoðaðu forrit þar sem þú gerist áskrifandi að viðvörun.

Á sporbaug fellilistanum velurðu Manage My Alerts.
Viðvaranir mínar á þessari síðu birtist.

Veldu viðeigandi tengil viðvörunarheiti.
Breyta viðvörun á þessari síðu birtist með öllum valkostunum sem þú skoðaðir þegar þú bjóst til viðvörunina fyrst. Breyttu stillingunum eins og þú vilt.
Stillti ekki viðvörunina til að byrja með? Þú getur samt lesið í gegnum stillingarnar og breytt valkostunum (sjá skrefin á undan). Breytingar þínar hafa ekki áhrif á viðvörunarstillingar annarra ef viðvörunin var búin til fyrir marga notendur á sama tíma.

Smelltu á Í lagi til að breyta viðvöruninni með nýju stillingunum eða Eyða til að eyða viðvöruninni.
Að eyða viðvörun sem var búin til fyrir þig eyðir ekki viðvöruninni frá öðrum notendum sem eru í hópnum sem viðvörunin var búin til fyrir.

Ef þú ert kerfisstjóri vefsvæðisins geturðu stjórnað viðvörunum allra á síðunni með því að smella á hlekkinn Notendaviðvaranir á síðunni Stjórnun vefsvæðis á síðunni Stillingar vefsvæðis.

Þegar atburður á sér stað sem samsvarar viðvörun þinni - til dæmis tími eða staðsetning dagbókarviðburðar breytist - færðu tölvupóst í pósthólfið þitt. Tölvupóststilkynningin sem þú færð er byggð á sniðmáti. Kerfisstjórinn þinn getur breytt þessum sniðmátum, svo þau geti veitt frekari upplýsingar.