Vinna með dreifingarlista í Outlook

Þú getur búið til dreifingarlista í Outlook tengiliðaeiningunni þinni sem inniheldur nafn fleiri en eins einstaklings fyrir þau skipti sem þú sendir skilaboð til margra aðila samtímis. Þú getur líka úthlutað flokkum á dreifingarlistann þinn (alveg eins og þú getur með einstaka tengiliði), og þú getur sent dreifingarlista til annarra sem viðhengi við tölvupóstskeyti svo þeir geti notað sama lista og þú gerir ef þeir eru notar líka Outlook.

Að búa til dreifingarlista

Að búa til dreifingarlista er einfalt mál að búa til nafn fyrir listann þinn og velja úr safni nafna sem þú hefur geymt á kerfinu þínu. Dreifingarlisti heldur ekki utan um símanúmer og póstföng, bara netföng.

Til að búa til dreifingarlista í tengiliðaeiningunni þinni skaltu fylgja þessum skrefum:

1. Veldu File –> New –> Distribution List (eða ýttu á Ctrl+Shift+L).

Dreifingarlisti svarglugginn birtist.

2. Sláðu inn nafnið sem þú vilt tengja á dreifingarlistann þinn.

Nafnið sem þú slærð inn birtist í Nafn textareitnum.

3. Smelltu á hnappinn Veldu meðlimi.

Velja meðlimir valmyndin birtist og sýnir lista yfir tiltæk nöfn vinstra megin og auðan kassi hægra megin.

4. Tvísmelltu á nafn hvers einstaklings sem þú vilt bæta við dreifingarlistann þinn.

Hvert nafn sem þú tvísmellir á birtist í dálknum Bæta við dreifingarlista hægra megin í svarglugganum.

5. Þegar þú ert búinn að velja nöfn, smelltu á OK.

Velja meðlimir valmyndin lokar.

6. Smelltu á Vista og loka (eða ýttu á Alt+S).

Dreifingarlisti valmyndin lokar og dreifingarlistinn þinn birtist á tengiliðalistanum þínum.

Þegar þú ert að búa til dreifingarlista gætirðu líka viljað láta fylgja með netföng fólks sem er ekki með á tengiliðalistanum þínum eða öðrum Outlook heimilisfangabókum þínum. Til að bæta slíkum utanaðkomandi aðila við dreifingarlistann þinn skaltu smella á Bæta við nýjum (í stað þess að velja meðlimi) í skrefi 4, hér að ofan. Sláðu inn nafn og netfang manneskjunnar sem þú vilt bæta við í Bæta við nýjum meðlimum valmynd, smelltu á Í lagi og fylgdu restinni af skrefunum nákvæmlega á sama hátt.

Að breyta dreifingarlista

Fólk kemur og fólk fer í dreifingarlista, alveg eins og það gerir alls staðar annars staðar. Sem betur fer geturðu breytt listunum. Smelltu bara á tengiliðatáknið í yfirlitsrúðunni og tvísmelltu á nafn eins af dreifingarlistunum þínum (færslurnar sem sýna lítið tvíhöfða tákn hægra megin við nöfn þeirra). Þegar þú opnar færslu í dreifingarlista sérðu sama skjá og þú sást þegar þú stofnaðir listann fyrst. Hér hefur þú nokkra gagnlega valkosti:

• Til að fjarlægja meðlim af listanum: Smelltu á það nafn og smelltu á Fjarlægja hnappinn.

• Til að velja nýjan meðlim úr nöfnunum sem þegar eru á tengiliðalistanum þínum eða alþjóðlegum heimilisfangalistanum: Smelltu á Veldu meðlimi og fylgdu sömu venju og þú notar þegar þú býrð til lista.

• Til að bæta við aðila sem hefur netfangið sem er ekki skráð í neinni af heimilisfangabókunum þínum: Smelltu á hnappinn Bæta við nýjum, fylltu út nafn viðkomandi og netfang og smelltu á Í lagi.

Notkun dreifingarlista

Dreifingarlistar birtast sem hlutir á tengiliðalistanum þínum ásamt nöfnum fólks - svo (eins og þú getur líklega giskað á) geturðu notað dreifingarlista til að senda tölvupóst eins og þú myndir gera með hvaða tengilið sem er. Svona:

• Þú getur dregið kortið fyrir dreifingarlista í pósthólfið þitt til að búa til ný tölvupóstskeyti á þann lista.

• Þú getur slegið inn nafn dreifingarlistans í Til: línuna í tölvupósti og smellt á Athugaðu nöfn hnappinn á tækjastikunni.

Þegar Outlook bætir undirstrikun við nafnið í Til: reitnum, veistu að skilaboðin þín munu fara til fólksins á dreifingarlistanum þínum.