Viðhalda hamingjusamri og heilbrigðri tengiliðamöppu í Outlook

Í meinafræði, sem er rannsókn á sjúkdómum og hvernig þeir smitast, er tengiliður einstaklingur sem ber smitsjúkdóm en í Outlook er tengiliður sá sem þú geymir upplýsingar um. Upplýsingar um tengiliði eru geymdar í möppunni Tengiliðir. Þessi mappa er ofurknúin heimilisfangabók. Það hefur staði til að geyma nöfn fólks, heimilisföng, símanúmer, netföng, vefsíður, símannanúmer, afmæli, afmæli, gælunöfn og annað. Þegar þú sendir tölvupóst geturðu fengið heimilisfangið beint úr möppunni Tengiliðir til að vera viss um að heimilisfangið sé rétt slegið inn.

Tengiliðismappa er aðeins eins góð og eins ítarleg og upplýsingarnar um tengiliði sem þú setur inn í hana. Þessar síður útskýra hvernig á að slá inn upplýsingar um tengilið og uppfæra upplýsingarnar ef þær breytast.

Nýr tengiliður færður inn í möppuna Tengiliðir

Til að setja einhvern á tengiliðalistann skaltu opna möppuna Tengiliðir og byrja á því að gera eitt af eftirfarandi:

• Smelltu á hnappinn Nýr tengiliður.

• Ýttu á Ctrl+N (í Tengiliðamöppuglugganum) eða Ctrl+Shift+C.

• Veldu Skrá -> Nýtt -> Tengiliður.

Þú sérð tengiliðaeyðublaðið. Á þessu eyðublaði eru staðir til að slá inn nánast allt sem þarf að vita um manneskju, nema ástarlífið og leyndarmálið. Sláðu inn allar upplýsingar sem þú vilt skrá, hafðu þessar umferðarreglur í huga þegar þú ferð á leiðinni:

• Full nöfn, heimilisföng og svo framvegis: Þó að þú gætir freistast til að slá einfaldlega inn heimilisföng, símanúmer, nöfn og svo framvegis í textareitina skaltu ekki gera það! Smelltu á hnappinn Fullt nafn á flipanum Almennt, til dæmis til að slá inn nafn. Smelltu á Business eða Home hnappinn til að slá inn heimilisfang í Athuga heimilisfang valmynd. Með því að smella á hnappana og slá inn gögn í svarglugga leyfirðu Outlook að aðskilja hluti nafna, heimilisfönga og símanúmera. Sem slíkur getur Outlook flokkað nöfn og heimilisföng auðveldara og það getur notað nöfn og heimilisföng sem uppsprettu fyrir fjöldapóstsendingar og fjöldapóstsendingar með Microsoft Word.

• Þegar upplýsingar um fyrirtæki eru færðar inn, ekki manneskju, skal skilja reitinn Fullt nafn auður og slá inn nafn fyrirtækisins í reitinn Fyrirtæki.

• Upplýsingar sem skipta þig máli: Ef eyðublaðið virðist ekki hafa pláss til að slá inn ákveðna tegund af upplýsingum skaltu prófa að smella á þríhyrningshnapp og velja nýjan upplýsingaflokk í sprettiglugganum. Smelltu á þríhyrningshnappinn við hliðina á Viðskiptahnappnum og veldu Heim, til dæmis, ef þú vilt slá inn heimilisfang frekar en heimilisfang fyrirtækis.

• Skrá sem: Opnaðu fellivalmyndina Skrá sem og veldu valkost til að skrá tengiliðinn í möppuna Tengiliðir. Tengiliðir eru skráðir í stafrófsröð eftir eftirnafni, fornafni, nafni fyrirtækis eða samsetningum af þessu þrennu. Veldu þann valkost sem lýsir best hvernig þú býst við að finna tengiliðinn í möppunni Tengiliðir.

• Póstföng: Ef þú geymir fleiri en eitt heimilisfang fyrir tengilið skaltu sýna heimilisfangið sem þú vilt senda póst á og velja gátreitinn Þetta er póstfangið.

• Netföng: Þú getur slegið inn allt að þrjú netföng fyrir hvern tengilið (smelltu á þríhyrningshnappinn og veldu E-mail 2 eða E-mail 3 til að slá inn annað eða þriðja netfang). Í Birta sem textareitnum sýnir Outlook þér hvernig Til línan í tölvupósti mun líta út þegar þú sendir tölvupóst til tengiliðs. Sjálfgefið er að Til línan sýnir nafn tengiliðsins og síðan tölvupóstfang hans innan sviga. Hins vegar geturðu slegið inn hvað sem þú vilt í Birta sem textareitinn og ef eitthvað annað hjálpar þér að greina á milli netfönga skaltu slá inn eitthvað annað. Sláðu til dæmis inn Lydia – Persónulegt svo þú getir séð hvenær þú sendir tölvupóst á persónulegt heimilisfang Lydiu í stað þess að heimilisfang hennar fyrirtækis.

• Myndir: Til að setja stafræna mynd á tengiliðaeyðublað, smelltu á Bæta við tengiliðamynd hnappinn og, í Bæta við tengiliðamynd valmynd, veldu mynd og smelltu á OK hnappinn.

Vertu viss um að skrifa nokkur orð á Almennt flipann til að lýsa því hvernig og hvar þú hittir tengiliðinn. Þegar tíminn er kominn til að eyða tengiliðum í Tengiliðamöppulistanum getur lestur lýsinganna hjálpað þér að ákveða hverjir verða fyrir illgresi og hverjir ekki.

Þegar þú ert búinn að slá inn upplýsingar skaltu smella á Vista og loka hnappinn. Ef þú ert að flýta þér að slá inn tengiliðaupplýsingar skaltu smella á Vista og nýtt hnappinn. Með því að gera það opnast tómt eyðublað svo þú getir skráð upplýsingar um annan tengilið.

Hér er fljótleg leið til að slá inn tengiliðaupplýsingar fyrir einhvern sem hefur sent þér tölvupóst: Opnaðu skeytið, hægrismelltu á nafn sendandans á Til línunni og veldu Bæta við Outlook tengiliði í flýtivalmyndinni. Þú sérð tengiliðaeyðublaðið. Sláðu inn frekari upplýsingar um sendanda ef þú getur og smelltu á Vista og loka hnappinn.

Að flytja inn tölvupóst og heimilisföng úr öðru forriti

Segjum sem svo að þú hafir notað Outlook Express, Eudora eða Lotus Organizer til að meðhöndla tölvupóstinn og tengiliðaföngin þín, en nú ertu orðinn að breytast í Outlook. Hvað gerirðu við tölvupóstinn og nöfnin og heimilisföngin í hinu forritinu? Þú getur ekki látið þá bara sitja þarna. Þú getur flutt þau inn í Outlook og haldið áfram þar sem frá var horfið.

Til að flytja inn tölvupóst og tengiliðaföng úr öðru forriti, byrjaðu á því að velja Skrá –> Flytja inn og flytja út. Þú sérð inn- og útflutningshjálpina. Hvað þú gerir næst fer eftir því hvar þú sendir tölvupóstinn þinn og rekja heimilisfang:

• Outlook Express: Veldu Flytja inn netpóst og heimilisföng og smelltu á Næsta hnappinn. Í Outlook Import Tool valmyndinni, veldu Outlook Express, veldu gátreiti til að ákveða hvað á að flytja út (póstur, heimilisföng og/eða reglur) og smelltu aftur á Next hnappinn. Í næsta valmynd skaltu velja valkosti til að ákveða hvað á að gera við tvíteknar færslur; smelltu síðan á Ljúka hnappinn.

• Eudora: Veldu Flytja inn netpóst og heimilisföng og smelltu á Næsta hnappinn. Í Outlook Import Tool valmyndinni, veldu Eudora, veldu valkosti til að ákveða hvað á að gera við tvíteknar færslur og smelltu aftur á Next hnappinn. Í vafra fyrir möppu valmynd, veldu skrána þar sem Eudora gögnin eru geymd og smelltu á OK hnappinn.

• Lotus Organizer: Veldu Flytja inn úr öðru forriti eða skrá, smelltu á Next hnappinn, veldu Lotus Organizer útgáfu (4.x eða 5.x) og smelltu aftur á Next hnappinn. Með því að smella á Næsta hnappinn þegar þú ferð áfram, ertu spurður hvernig eigi að meðhöndla afrita hluti, finna Lotus Organizer gagnaskrána og velja Outlook möppu til að setja gögnin í.

Sumar inn- og útflutningssíur eru ekki settar upp sjálfkrafa af Outlook. Outlook gæti beðið þig um að setja Office geisladiskinn inn svo hann geti sett upp síu.