Þú getur skoðað skilaboðin þín á að minnsta kosti tíu vegu, byrjað á settinu sem fylgir Microsoft Outlook. Þú getur breytt hverri sýn með því að raða á hvaða dálk sem er með upplýsingum í hvaða skjá sem er með því að smella á titil þess dálks.
Til að breyta sýn á skilaboðin þín í Outlook, veldu Skoða–>Núverandi sýn, og veldu síðan eitt af eftirfarandi sýnum úr valmyndinni:
- Skilaboð. Þetta er óþarfa mynd af pósthólfinu þínu - Frá, Til, Viðfangsefni - bara grunnatriðin. Skilaboð sem þú hefur ekki lesið enn eru skráð feitletruð; hinir eru skráðir í venjulegri gerð.
- Skilaboð með sjálfvirkri forskoðun. Þegar þú hefur ekki tíma til að lesa öll skilaboðin sem þú færð er forskoðun gagnleg. Fyrstu línurnar geta gefið þér vísbendingu um hvaða skilaboð þú vilt lesa. Sjálfvirk forskoðun sýnir þér þessar fyrstu línur.
- Venjulega sérðu aðeins forsýningar á skilaboðum sem þú hefur ekki lesið ennþá. Þú sérð aðeins titla skilaboða sem þú hefur lesið. Reyndar gerir Outlook ráð fyrir að þú hafir lesið hvaða skilaboð sem þú hefur opnað. Þú getur líka merkt skilaboð lesin eða ólesin með því að hægrismella á það og velja Merkja sem lesið eða Merkja sem ólesið.
- By Follow-Up Flag. Þú getur merkt móttekinn skilaboð til að hjálpa þér að halda utan um hvað þú þarft að gera til að bregðast við hverju skeyti. Merkt skjár flokkar skilaboðin þín eftir því hvort fánar eru settir á skilaboðin og listar hvers konar fána eru settir og hvenær þeir eiga að skila sér.
- Sumir sérfræðingar segja að skilvirkasta leiðin til að takast á við öll skilaboðin þín sé að skrá þau í samræmi við það sem þú þarft að gera við þau og bregðast síðan við þeim í samræmi við forgang hvers skeytis og tímasetningu. Skilaboðafánar eru ein handhæga leið til að ná tökum á því sem þú þarft að gera við skilaboðin sem þú færð. Með eftirfylgni Fánaskjár skipuleggur skilaboðin þín sjálfkrafa í samræmi við þá aðgerð sem þau krefjast, sem gerir þig strax skilvirkan, ekki satt?
- Síðustu sjö dagar. Þegar þú ert beðinn um að grípa strax til aðgerða vegna skilaboða sem þú fékkst fyrir nokkrum dögum er ekki alltaf auðvelt að finna skilaboðin sem segja þér hvað þú átt að gera, sérstaklega ef þú færð mikið af tölvupósti. Síðustu sjö dagar skjárinn sýnir þér aðeins skilaboðin sem þú fékkst undanfarna viku. Auðveldara er að finna hlut á stuttum lista en á löngum.
- Síðustu sjö dagar listinn takmarkar sýn þína við skilaboð sem berast á sjö daga tímabili. Það flokkar ekki skilaboð eftir því sem er í þeim eða hver sendi þau. Þú getur flokkað skilaboðin þín eftir nafni sendanda eða efni skilaboðanna með því að smella á titlana efst í dálkunum á skjánum.
- Flöggað næstu sjö daga. Ef þú ert að flagga skilaboðum sem eru mjög mikilvæg, munu skilaboðin sem þú hefur merkt til að vekja athygli þína á næstu dögum líklega krefjast athygli þinnar fyrst. Til að fá fljótlega yfirsýn yfir það heitasta af heitu hlutunum, notaðu yfirlitið Flöggað fyrir næstu sjö daga.
- Eins og Flöggað skjár, Flöggað fyrir næstu sjö daga snýr að helstu atriði: hver sendi skilaboðin, hvert efni skilaboðanna er og hvenær aðgerða á við skilaboðin sem eru merkt.
- Eftir samtalsefni. Þú ættir alltaf að setja inn efnislínu sem er auðvelt að skilja svo að sá sem fær skilaboðin þín viti við fyrstu sýn efni skilaboðanna og hvað á að gera við það. Með einhverri heppni gerir annað fólk það sama fyrir þig. Þá geturðu raunverulega fengið nokkurn kílómetrafjölda frá skilaboðunum þínum með því að flokka þau í skjánum Eftir samtalsefni.
- Eftir sendanda. Þegar yfirmaðurinn hringir og spyr: "Fékkstu tölvupóstinn um bónusa sem ég sendi þér fyrir þremur vikum?" þú vilt líklega ekki eyða miklum tíma í að flokka skilaboð allra annarra frá síðustu þremur vikum. Fljótlegasta leiðin til að svara spurningu yfirmannsins tafarlaust er að skipta yfir í By Sender view.
- Þú getur samstundis fundið nafn yfirmannsins í By Sender skjánum. Tvísmelltu á skilaboðin sem bera heitið Bónus. Þá geturðu sagt við yfirmanninn: „Ég gerði það svo sannarlega; það er hérna fyrir framan mig." Þú munt geta svarað svo fljótt að yfirmaðurinn mun vera feginn að gefa þér þann bónus.
- Ólesin skilaboð. Þú þarft ekki að lesa öll skilaboð sem koma yfir skjáinn þinn, en lögmál Murphys segir að mikilvægustu upplýsingarnar verði í skilaboðum sem þú hefur ekki lesið ennþá. Ólesin skilaboð skjárinn gefur þér fljótlega sýn á hlutina sem þú hefur ekki kíkt á enn.
- Ekki skilja pósthólfið eftir í ólesnum skilaboðaskjánum allan tímann vegna þess að skilaboð virðast hverfa þegar þú hefur lesið þau. Það er auðveldara að nota skilaboðaskjáinn oftast og skipta yfir í ólesin skilaboð af og til sem aðferð til að finna hluti.
- Sent til. Það kann að virðast kjánalegt að hafa yfirsýn yfir pósthólfið þitt flokkað eftir nafni þess sem hvert skeyti er sent til. Eftir allt saman, það er pósthólfið þitt; allt ætti að senda til þín, annars væri það ekki hér, ekki satt?
- Þú hefur tvær ástæður fyrir því að nota Sendt í yfirlit. Sum skilaboð sem koma til þín eru til dæmis stíluð á alla hjá fyrirtækinu þínu, svo það er gott að vita að ákveðin skilaboð ættu ekki að taka persónulega. Önnur ástæðan er sú að sama sett af skoðunum er fáanlegt í pósthólfinu og möppunni Sendir hlutir. Sendir hlutir mappan er þar sem Outlook geymir afrit af skilaboðum sem þú hefur sent öðrum. Að vita hvað þú sendir hverjum getur komið sér vel.
- Sendt til að skoða er aðeins flokkað, ekki flokkað, sem þýðir að skilaboðin birtast í röð eftir nöfnum þeirra sem sendu þau. Hópað yfirlit myndi birta sem fyrirsögn hóps nafn hvers aðila sem hefur sent þér póst. Ef þú smellir á Subject dálkinn missirðu ávinninginn af því að hafa listanum raðað eftir sendanda. Ef sent til listinn þinn virðist vera rangt flokkaður, smelltu bara á orðið Til efst í Til dálknum.
- Tímalína skilaboða. Skilaboðatímalínuskjárinn er einn af áhugaverðustu sýnunum í Outlook; það teiknar þér línurit af öllum skilaboðunum þínum eftir því hvenær þau komu. Yfirlit skilaboðatímalínu er hannað til að hjálpa þér að finna skilaboð þegar þú manst hvenær þau komu en ekki hvers vegna þau komu eða hver sendi þau.
- Litlu táknin sem tákna skilaboðin eru í raun flýtileiðir að skilaboðunum sem þau tákna. Þú getur opnað skilaboð með því að tvísmella á táknið fyrir þau skilaboð. Þú getur líka hægrismellt á skilaboðatáknið til að svara skilaboðum, eyða skilaboðum eða færa skilaboð í aðra möppu.
