Uppfærir dagbókina þína sjálfkrafa í Outlook 2000

Stjörnudagur 2001: Á Star Trek færir skipstjóri geimskipsins Enterprise dyggilega daglegar færslur í dagbók skipstjórans. Skipstjórinn skráir upplýsingar um pláneturnar sem áhöfnin hefur kannað, geimverurnar sem þeir hafa barist við og furðuleg fyrirbæri sem þeir hafa fylgst með úti í geimnum, þar sem enginn hefur farið áður!

Nú er komið að þér. Rétt eins og fyrirliði Enterprise geturðu skráð dagleg samskipti þín við undarlegar verur í undarlegu umhverfi við streituvaldandi aðstæður, jafnvel þó að undarlegu verurnar séu allar á eigin skrifstofu. Outlook Journal er dagbók skipstjórans þíns.

Eflaust nota hinir háu múkkar vetrarbrautarinnar dagbók skipstjórans í hræðilega mikilvæga hluti, en dagbókin þín þjónar þér meira beint. Stundum, þegar þú þarft að finna skjal eða skrá yfir samtal, manstu ekki hvað þú kallaðir skjalið eða hvar þú geymdir það, en þú manst hvenær þú bjóst til eða fékkst hlutinn. Í þessu tilviki geturðu farið í Dagbókina og athugað dagsetninguna þegar þú manst eftir að hafa átt við hlutinn og fundið það sem þú þarft að vita.

Til að nýta dagbókina vel þarftu samt að nota það. Þú getur stillt Outlook til að skrá dagbókarfærslur fyrir næstum allt sem þú gerir, eða þú getur slökkt á dagbókinni alveg og ekki fært hana inn. Ef þú setur ekkert í blaðið færðu ekkert út.

Hver er auðveldasta leiðin til að skrá í dagbókina? Gera ekkert. Dagbókin skráir sjálfkrafa hvaða skjöl sem þú býrð til, breytir eða prentar í hvaða Office 2000 forriti sem er. Dagbókin rekur einnig sjálfkrafa tölvupóstskeyti, fundarbeiðnir og viðbrögð og verkbeiðnir og svör. Í framtíðinni gætu önnur forrit en Microsoft Office pakkan haft möguleika á að skrá færslur í dagbókina, en eins og er er sá eiginleiki takmarkaður við Office 2000 forrit.

Það er galli: Þú verður að segja Outlook að þú viljir að kveikt sé á sjálfvirkri dagbókarupptöku. Sem betur fer, ef þú hefur ekki virkjað sjálfvirka upptökueiginleika Journals, spyr Outlook 2000 þig hvort þú viljir kveikja á eiginleikanum í hvert skipti sem þú smellir á Journal táknið.

Til að kveikja á sjálfvirkri upptökueiginleika blaðsins skaltu fylgja þessum skrefum:

1. Veldu Tools–>Options.

Valkostir valmyndin birtist.

2. Smelltu á hnappinn Dagbókarvalkostir.

Dagbókarvalkostir svarglugginn birtist (sjá mynd 1) með gátreitum fyrir allar tegundir athafna sem þú getur skráð sjálfkrafa og nöfn allra þeirra sem þú getur sjálfkrafa skráð færslur fyrir, svo sem tölvupóst.

Mynd 1: Dagbókarvalkostir svarglugginn.

3. Smelltu til að setja hak í gátreitinn fyrir þá hluti og skrár sem þú vilt skrá sjálfkrafa og fyrir tengiliðina sem þú vilt að upplýsingarnar séu skráðar um.

Listinn yfir fólk í reitnum Fyrir þessa tengiliði er sá sami og listi yfir fólk á tengiliðalistanum þínum. Þú getur búið til dagbókarfærslur handvirkt fyrir fólk sem er ekki á tengiliðalistanum þínum.

Þegar þú bætir nöfnum við tengiliðalistann þinn í tengiliðaeiningunni eru þessi nöfn ekki stillt á sjálfvirka skráningu í dagbókinni. Þú þarft annað hvort að athuga nafnið í Dagbókarvalkostum valmyndinni eða opna tengiliðaskrána, smella á Dagbók flipann og haka við Skrá sjálfkrafa dagbókarfærslur fyrir þessa tengiliði.

4. Smelltu á OK.

Dagbókin skráir sjálfkrafa þau atriði og skrár sem þú valdir fyrir tengiliðina sem þú nefndir.