Umbreyta og deila Office 2019 skrám

Þegar þú ert að deila rafrænu afriti af Office 2019 verkinu þínu, eins og með viðhengi í tölvupósti , er vandamál ef viðtakandinn þinn er ekki með sama forrit til að skoða það í. Til dæmis, ef þú sendir PowerPoint kynningu til vinar sem er ekki með PowerPoint, gæti hann ekki opnað hana.

Það eru tvær grundvallarleiðir til að losna við vandamál sem tengjast ósamrýmanleika: Annað hvort eignast viðtakandinn forrit sem getur skoðað skrárnar eða sendandinn (það ert þú) getur vistað skrána á sniði sem viðtakandinn getur þegar skoðað.

Ef þú ætlar að takast á við vandamálið frá viðtakanda hliðinni er auðveldasta leiðin að láta viðtakandann nota ókeypis PowerPoint vefforritið . (Microsoft reikningur er nauðsynlegur, sem er ókeypis.) Vefútgáfur af Word, Excel, PowerPoint, Outlook og OneNote eru allar tiltækar. Þau eru ekki eins fullbúin og frumritin, en þau virka vel til að skoða og gera einfaldar breytingar. Ef þú ert að fara í lausnina frá sendanda hlið skaltu fyrst finna út hvaða skráarsnið eða forrit viðtakandinn þinn notar og ákvarða síðan samsvarandi skráarsnið sem forritið þitt mun vista í. Þú finnur skráarsniðin sem eru tiltæk fyrir forritið þitt í gegnum Vista Sem svargluggi, þar sem þú getur valið aðra skráartegund.

Fyrir textaskrár er Rich Text Format (.rtf) frábær kostur. Þetta er nánast alhliða snið sem nánast hvaða ritvinnsluforrit sem er getur opnað og Word notendur vista venjulega á því sniði þegar þeir vilja skiptast á skjölum við einhvern sem notar mjög gamalt eða óljóst ritvinnsluforrit sem styður ekki Word skrár. Myndin hér að neðan sýnir að RTF er valið sem skráarsnið í Microsoft Word.

Ef skipt er yfir í annað skráarsnið getur það leitt til taps á einhverju sniði. Sumir eiginleikar í Office 2019 forritum virka aðeins þegar skjöl eru vistuð á innfæddu sniði forritsins, svo sem útfyllingarreitir, fjölvi, ákveðnar gerðir af breytanlegum listaverkum og sniðþemu. Þess vegna vista flestir ekki á öðrum sniðum nema nauðsynlegt sé.

Ef viðtakandinn þarf ekki að breyta skjalinu gæti besti kosturinn verið að vista það á sérstöku sniði sem er hannað til að deila útsettum síðum með skrifvara: tungumáli fyrir lýsingu síðu . Þannig sér viðtakandinn síðuna nákvæmlega eins og þú ætlaðir þér, án þess að þurfa að finna og hlaða niður sérstökum áhorfanda fyrir þá tilteknu skráartegund.

Office 2019 styður tvö helstu síðulýsingartungumál:

• PDF: Snið búið til af Adobe, mikið notað á netinu til að dreifa skjölum. Það kemur ekki með Windows, en lesandi fyrir þetta snið — Adobe Reader — er ókeypis til að hlaða niður Adobe . Flestir vafrar munu líka sýna PDF skrár.
• XPS: Snið búið til af Microsoft, studd innbyggt í Windows Vista og nýrri. Allir sem eru með Windows Vista eða nýrra eru nú þegar með þennan skoðara tiltækan.

Þú getur vistað á PDF eða XPS sniði beint úr forriti. Fylgdu þessum skrefum:

Veldu File → Save As, og flettu síðan að viðkomandi vistunarstað.

Í Save As valmyndinni, af Vista as Type listanum, veldu annað hvort PDF eða XPS Document.

Valmyndin breytist til að sýna nokkrar viðbótarstýringar.

Í stað þess að fylgja skrefum 1-2 geturðu valið Skrá → Flytja út → Búa til PDF/XPS skjal → Búa til PDF/XPS.

(Valfrjálst) Breyttu skráarnafni ef þess er óskað. Sjálfgefið er það sama nafn og gagnaskráin sem þú ert að vinna með.

Gerðu fínstillingu fyrir val.

• Fyrir skjöl sem gætu einnig verið prentuð á pappír, veldu Standard (sjálfgefið).
• Fyrir skjöl sem aðeins verður deilt á netinu skaltu velja Lágmarksstærð.

Smelltu á Vista.

Vistaða skráin opnast í eigin forriti, sem er annað hvort Adobe Reader (PDF snið) eða XPS Viewer eða Internet Explorer (XPS snið).