Það er erfitt að stjórna verkefni. Umfang, fjármagn, væntingar, tímaáætlun og fjárhagsáætlanir eru alltaf að breytast. Þrátt fyrir að Microsoft Project geti hjálpað þér við að skipuleggja, skipuleggja og rekja verkefni getur það ekki hjálpað þér að koma í veg fyrir allar gildrur verkefnastjórnunar. Hér eru tíu af algengustu gildrunum og ábendingar um hvernig á að forðast þær.
Til að byrja á réttum fæti í nýju verkefni skaltu byrja á því að velta heildarmyndinni fyrir þér og vinna þig markvisst niður í smáatriðin. Þú verður að skilja tilganginn, markmiðin og stefnumótandi mikilvægi verkefnisins áður en þú kafar ofan í þau ítarlegu verkefni sem eru nauðsynleg til að klára verkefnið.
Byrjaðu á því að spyrja þessara spurninga: Ætti verkefnið að vera skipulagt eftir skilahlutum? Eftir áfanga? Eftir landafræði? Eftir tegund tækni? Hugsaðu í gegnum afleiðingar þess að skipuleggja verkefnið þitt á hvern þessa vegu. Þegar þú ákveður hvernig þú vilt skipuleggja verkefnið geturðu hafið niðurbrotsuppbyggingu þína (WBS). Ef þú ákveður að skipuleggja það eftir áföngum endurspeglast hver áfangi verkefnisins á efsta stigi WBS; ef þú ákveður að afhendingar séu betri leið til að skipuleggja verkefnið, þá eru það efsta stigið. Þegar efsta stigið þitt hefur verið komið á geturðu byrjað að sundra efsta stiginu í ítarlegri vinnupakka og úr vinnupökkum í verkefni.
Þú gætir ekki skipulagt verkefni án nokkurra forsendna. Að gefa sér forsendur er ekki vandamál, en að trúa því að annað fólk viti - eða jafnvel deili - forsendur þínar er vandamál.
Alltaf þegar þú byrjar á nýju verkefni skaltu búa til forsenduskrá - annað hvort í Excel töflureikni eða sem Word töflu. Skráðu forsendu, tilgreindu frest til að staðfesta hana og bættu við reit fyrir athugasemdir. Það er mjög einfalt, en það tryggir að allir starfa undir sömu forsendum.
Límdu forsendu inn í hlutann Athugasemdir fyrir verkin sem forsendurnar hafa áhrif á.
Verkefnið þitt er mikilvægt fyrir þig; í raun getur það verið mikilvægasti þátturinn í starfi þínu. Það er þó kannski ekki eins mikilvægt fyrir alla aðra. Ef þú vinnur hjá stofnun sem hefur mörg yfirstandandi verkefni er þitt líklega ekki í fyrsta sæti. Alltaf þegar fjármagn er dregið úr verkefninu þínu til að hjálpa við annað skaltu einfaldlega fara aftur í áætlunina og endurskoða áætlun þína til að ljúka verkinu. Þú gætir þurft að endurskoða grunnlínuna eða jafnvel búa til nýja.
Þegar þú ert að vinna djúpt inni í verkefninu og reynir að koma á jafnvægi milli framboðs tilfanga og verksins sem þarf að ljúka, er auðveldasta aðferðin að leita að fyrsta óúthlutaða eða vanúthlutaða tilföngunum og úthluta viðkomandi verkefni. Vandamálið er að óráðstafað auðlind hefur kannski ekki hæfileika til að vinna verkið. Staða starfsmanns í upplýsingatæknideild, til dæmis, tryggir ekki, eða gefur jafnvel í skyn, að hann geti byggt gagnagrunn eða smíðað kerfi. Þekkja hæfileikana sem nauðsynlegir eru til að ljúka verkinu og auðkenna hæfileikana tiltækra úrræða. Þú gætir jafnvel þurft að skilgreina hæfni stigum , svo sem innganga láréttur flötur, midlevel og sérfræðingur.
Ef þú ert ekki að reikna út fyrirhöfn og tímalengd hvers verkefnis, átt þú á hættu að leggja of mikla vinnu í eina auðlind. Í flestum tilfellum er fjármagni ekki tileinkað verkefnum í fullu starfi. Mörg úrræði vinna í fylkisstofnun ; þeir vinna að mörgum verkefnum, eða þeir vinna verkefnavinnu.
Ef þú ákveður ekki hversu langan tíma fjármagn verður að eyða í verkefnið og jafnar vinnuna í samræmi við það, verðurðu óþægilega á óvart þegar verkefnið sefur vegna þess að fjármagn þess er ekki 100 prósent tileinkað eða vegna þess að þú hefur úthlutað þeim of mikið.
Sem verkefnastjóri treystir þú á liðsmenn til að veita nákvæmar kostnaðar- og tímalengdaráætlanir um vinnu sína. Þegar öllu er á botninn hvolft geturðu ekki verið sérfræðingur í efni á öllum sviðum. Hins vegar, vegna þess að þú ert enn ábyrgur fyrir áætluninni og fjárhagsáætluninni sem þú þróar, ættir þú að skilja hvernig áætlanir voru þróaðar og síðan staðfesta viðeigandi matsaðferð.
Í hlutanum Skýringar, skjalfestu grunn mats og forsendur sem notaðar eru til að þróa mat til að hjálpa til við að halda utan um breyturnar sem tengjast matinu.
Verkefnastjóri hefur hæfileikaviðhorf. Að vera í bransanum við að leysa vandamál og skila árangri þýðir hins vegar ekki að þú hafir efni á að vera blint bjartsýnn á verkefni. Afhending á réttum tíma og kostnaðaráætlun veltur að hluta til á því að koma á varasjóði fyrir bæði áætlun og fjárhagsáætlun. Þú getur stofnað varasjóð fyrir einstök verkefni sem eru í eðli sínu áhættusöm og sett heildarverkefnisvarasjóð. Fyrir einfaldari verkefni nægir 10 prósent varasjóður. Fyrir fremstu tækni gætirðu þurft 50 prósent varasjóð eða meira.
Hindrun númer 1 við að klára verkefni er án efa Fundurinn. Þú gætir rifjað upp vinnudaga þar sem þú hrökklaðist frá einum fundi til annars, aðeins til að komast yfir daginn og átta þig á því að þú tókst ekki að klára neitt af þínu eigin verki. Þú þurftir líklega ekki að mæta á þær allar - eða að ef þær hefðu að minnsta kosti verið keyrðar á skilvirkari hátt hefðu þær getað klárað á helmingi tímans.
Hættu fundarbrjálæðinu! Skipuleggðu fundi - jafnvel vikulega stöðufundi - aðeins þegar þörf krefur. Gerðu tilraunir með því að halda teymisfundi á tveggja vikna fresti eða halda einn á einn fundi með einstökum liðsmönnum.
Ef tiltekið efni á dagskrá krefst innleggs frá hagsmunaaðila, bjóðið viðkomandi að mæta aðeins þann hluta fundarins og fáið síðan afsökun fyrir að snúa aftur til vinnu.
Eftir að þú veist hvernig á að búa til árangursríka áætlun með Project skaltu ekki misskilja áætlunina sem raunveruleika. Dagskráin er einfaldlega fyrirmynd raunveruleikans, miðað við þær upplýsingar sem liggja fyrir á þeim tíma. Upplýsingar, forsendur, áætlanir og úrræði breytast allar, áhættur og vandamál eru alltaf til staðar og auðvitað breytist umfang verkefnisins. Þess vegna, um leið og þú leggur grunninn að verkefninu, er það líklega úrelt.
Gerðu þitt besta, auðvitað, til að uppfæra líkanið með nýjustu upplýsingum, en mundu að það að skipuleggja viðburð einfaldlega tryggir ekki að hann muni eiga sér stað.
Ef þú getur ekki fundið út hvernig á að standa við frest miðað við tilföngin og upplýsingarnar sem þú slærð inn í Project, er ólíklegt að þú standist þann frest. Reyndar getur Project hjálpað þér að koma á framfæri vandamálunum sem felast í árásargjarnum afhendingardegi. Þú getur sýnt hagsmunaaðilum áætlunina og beðið þá um að hjálpa þér að ákvarða hvernig eigi að flýta fyrir verkefnum. Í sumum tilfellum geta hagsmunaaðilar veitt viðeigandi upplýsingar sem hjálpa þér að klára fyrr; í öðrum tilfellum vilja þeir hins vegar að verkefnið verði gert fyrir ákveðinn dag, en það er engin sanngjörn leið til að standast skiladag.
Þegar þú stendur frammi fyrir óraunhæfum fresti skaltu mæta honum eins vel og þú getur. Ef fresturinn er einfaldlega ómögulegur, þá skaltu viðurkenna það. Þú getur notað Project til að leita að öðrum aðferðum til að ná verkefninu – þó þú getir ekki notað það til að þjappa saman tíma.
Hvernig á að koma í veg fyrir að Microsoft Word opni skrár í skrifvarandi ham á Windows. Microsoft Word opnar skrár í skrifvarandi ham, sem gerir það ómögulegt að breyta þeim? Ekki hafa áhyggjur, aðferðirnar eru hér að neðan
Hvernig á að laga villur við prentun á röngum Microsoft Word skjölum Villur við prentun Word skjala með breyttu letri, sóðalegar málsgreinar, texta sem vantar eða glatað efni eru nokkuð algengar. Hins vegar ekki
Ef þú hefur notað pennann eða hápunktarann til að teikna á PowerPoint glærurnar þínar meðan á kynningu stendur geturðu vistað teikningarnar fyrir næstu kynningu eða eytt þeim út svo næst þegar þú sýnir þær byrjarðu á hreinum PowerPoint glærum. Fylgdu þessum leiðbeiningum til að eyða penna- og auðkenningarteikningum: Að eyða línum einni á […]
Stílsafnið inniheldur CSS skrár, Extensible Stylesheet Language (XSL) skrár og myndir sem notaðar eru af fyrirfram skilgreindum aðalsíðum, síðuuppsetningum og stjórntækjum í SharePoint 2010. Til að finna CSS skrár í stílasafni útgáfusíðunnar: Veldu Site Actions→ View Allt efni á síðunni. Innihald síðunnar birtist. Style bókasafnið er staðsett í […]
Ekki yfirgnæfa áhorfendur með stórkostlegum tölum. Í Microsoft Excel geturðu bætt læsileika mælaborða og skýrslna með því að forsníða tölurnar þínar þannig að þær birtast í þúsundum eða milljónum.
Lærðu hvernig á að nota SharePoints samfélagsnetverkfæri sem gera einstaklingum og hópum kleift að eiga samskipti, vinna saman, deila og tengjast.
Julian dagsetningar eru oft notaðar í framleiðsluumhverfi sem tímastimpill og fljótleg tilvísun fyrir lotunúmer. Þessi tegund af dagsetningarkóðun gerir söluaðilum, neytendum og þjónustuaðilum kleift að bera kennsl á hvenær vara var framleidd og þar með aldur vörunnar. Julian dagsetningar eru einnig notaðar í forritun, hernum og stjörnufræði. Mismunandi […]
Þú getur búið til vefforrit í Access 2016. Svo hvað er vefforrit eiginlega? Jæja, vefurinn þýðir að hann er á netinu og app er bara stytting fyrir „umsókn“. Sérsniðið vefforrit er gagnagrunnsforrit á netinu sem hægt er að nálgast úr skýinu með vafra. Þú smíðar og viðheldur vefforritinu í skrifborðsútgáfunni […]
Flestar síður í SharePoint 2010 sýna lista yfir flakktengla á flýtiræsingarstikunni vinstra megin á síðunni. Flýtiræsingarstikan sýnir tengla á innihaldsefni vefsvæða eins og lista, bókasöfn, síður og útgáfusíður. Flýtiræsingarstikan inniheldur tvo mjög mikilvæga tengla: Tengill á allt efni vefsvæðis: […]
Fyrir einföld vandamál finnur Solver í Excel venjulega fljótt bestu Solver breytugildin fyrir hlutfallsaðgerðina. En í sumum tilfellum á Solver í vandræðum með að finna Solver breytugildin sem hámarka hlutfallsaðgerðina. Í þessum tilvikum birtir Solver venjulega skilaboð eða villuboð sem lýsir eða ræðir vandræðin sem […]
