Tegundir reita og notkun í Access 2019 gagnagrunnum

Reitur í Access 2019, þú manst, er þar sem gögnin þín búa. Hver reitur geymir eitt gögn, svo sem eftirnafn eða battameðaltal. Vegna þess að það eru til svo margar mismunandi tegundir upplýsinga í heiminum, býður Access upp á margs konar svæði til að geyma þær . Reyndar hefur Access eftirfarandi svæðisgerðir til ráðstöfunar:

• Stuttur texti
• Langur texti
• Númer
• Gjaldmiðill
• AutoNumber (þessi gagnategund er sjálfgefið notuð á upphafsauðkennisreitinn í hvaða nýrri töflu sem er)
• Dagsetning/tími
• Já Nei
• Uppfletting og samband
• Ríkur texti
• Viðhengi
• Hlekkur
• OLE hlutur
• Reiknað
• Uppflettingarhjálp

Tegundirnar sem bara eru taldar upp eru þær sem eru tiltækar fyrir reiti sem þú býrð til til viðbótar við fyrsta reitinn - þeir sem munu innihalda gögnin þín.

Í bili er nóg að segja að áðurnefndur sjálfnúmerareitur er reitur sem inniheldur sjálfvirkt myndað númer þannig að hver færsla er einstök að því leyti að hún hefur einstakt sjálfnúmer, eða auðkenni.

Í bili, ekki hafa áhyggjur af því að reikna út hvað hver svæðisgerð er eða hvað hún gerir út frá nafni hennar - ég fer yfir hverja og eina fljótlega. Eins og þú sérð nær listinn þó yfir nánast hvers kyns gögn sem þú getur ímyndað þér. Og mundu að hægt er að aðlaga hvern og einn mikið, sem leiðir til sviða sem uppfylla þarfir þínar nákvæmlega.

Komandi punktalisti kynnir tiltækar svæðisgerðir og hvernig þær eru notaðar. Þú munt líka komast að smávegis um hvernig þú getur lagað þau til að mæta sérstökum þörfum þínum:

• Stutt texti: Geymir allt að 255 stafi af texta - bókstafi, tölustafi, greinarmerki og hvaða samsetningu sem er.
• Langur texti: Þetta kemur í stað Memo reittegundarinnar sem finnast í útgáfum 2010 og fyrri. Langur textareitur geymir allt að 64.000 stafi af upplýsingum - það er næstum 18 síður af texta. Þetta er mjög stór textareitur. Það er frábært fyrir almennar athugasemdir, nákvæmar lýsingar og allt annað sem krefst mikils pláss.

Tölur í textareit eru ekki tölur til að reikna með; þeir eru bara fullt af tölustöfum sem hanga saman úti á akri. Vertu varkár með þessa staðreynd þegar þú hannar töflurnar í gagnagrunninum þínum - þú vilt ekki slá inn td gildi sem þú ætlar að nota í Reiknað reit eða til að draga annars konar upplýsingar úr skýrslu og hafa það gildi geymt sem texti, sem gerir það óstarfhæft sem númer. Ef gögnin eru töluleg, geymdu þau þannig.

Textareitir hafa eina stillingu sem þú þarft að vita um: stærð. Þegar þú býrð til textareit vill Access vita hversu marga stafi reiturinn geymir. Það er svæðisstærðin. Ef þú býrð til reit sem heitir Fornafn og gerir stærð hans 6, passar Joseph inn í reitinn, en ekki Jennifer. Þessi takmörkun getur verið vandamál. Góð almenn regla er að gera völlinn aðeins stærri en þú heldur að þú þurfir. Það er auðvelt að gera völlinn enn stærri seinna ef á þarf að halda, en það er hugsanlega hættulegt að gera hann minni.

• Númer: Geymir raunverulegar tölur. Þú getur bætt við, dregið frá og reiknað leið þína til frægðar og frama með talnareitum. En ef þú ert að vinna með dollara og sent (eða pund og penna), notaðu gjaldmiðilsreit í staðinn.
• Gjaldmiðill: Fylgir peningum, verðum, reikningsupphæðum og svo framvegis. Í Access gagnagrunni stoppar peningurinn hér. Að því leyti gera líran, markið og jenið líka. Ef þú ert í skapi fyrir nokkrum annar konar númer, skrá sig út the Number sviði.
• Dagsetning/tími: Geymir tíma, dagsetningu eða blöndu af þessu tvennu, allt eftir því hvaða snið þú notar. Notaðu dagsetningu/tíma reit til að fylgjast með hvenær lífsins er. Frekar fjölhæfur, ha?
• Já/Nei: Heldur Já/Nei, True/False og On/Off, allt eftir því sniði sem þú velur. Þegar þú þarft einfalt já eða nei, þá er þetta reiturinn til að nota.
• Uppfletting og tengsl: Ef þú vilt að reit í einni töflu sýni efni úr reit í annarri töflu, veldu þetta sem reitgerð. Einföld leitarhjálp opnast um leið og þessi reittegund er valin, þar sem þú velur töfluna og reitinn til að fletta upp í gegnum þennan nýja reit í töflunni þinni.
• Rich Text: Þarftu að innihald tiltekins reits sé sniðið bara þannig? Veldu þessa reittegund og sniðið sem er notað á gögnin í reitnum (með því að nota textasniðsverkfærin á Heimaflipanum) verður hvernig þau birtast á skjánum og í skýrslum.
• OLE Object: Þú getur notað OLE Object gagnategundina til að tengja eða fella hlut - eins og Excel vinnublað eða Word skjal - við Access töflu.
• Viðhengi: Notaðu þessa reittegund til að hengja skrár - Word skjöl, Excel vinnublöð, PowerPoint kynningar eða hvers konar skrár, þar á meðal grafík (mynd af sjálfboðaliðanum, vörunni eða staðsetningu, kannski?) - við skrána.
• Hyperlink: Þökk sé þessari reittegund skilur Access og geymir sérstaka tenglatungumálið sem gerir internetið að svo öflugum stað. Ef þú notar Access á neti fyrirtækis þíns eða notar internetið mikið er þessi reitgerð fyrir þig.
• Reiknað: Notaðu þessa reittegund þegar þú vilt fylla viðkomandi reit með niðurstöðu formúlu sem notar einn eða fleiri aðra reiti í sömu töflu. Til dæmis, í töflu sem inniheldur lista yfir vörur þínar, gætu aðrir reitir innihaldið verð og afslátt. Ef þú vilt líka hafa reit sem reiknar út nýja verðið (Verðið, að frádregnum afsláttinum), myndirðu gera það að Reiknað reit. Þegar þú velur þetta sem svæðisgerð notarðu undirvalmynd til að velja hvers konar gögn munu hýsa niðurstöðuna og þá birtist tjáningarsmiður svargluggi, þar sem þú setur upp formúluna.

Til að hjálpa þér að byrja að hugsa um gagnagrunninn þinn og gögnin þín og byrja að ímynda þér reiti sem þú gætir notað fyrir nokkrar algengar gerðir gagna, sýnir þessi tafla sundurliðun á tegundum reita og hvernig þú gætir notað þær.

Algengar reiti fyrir hversdagsborð

Allar reitagerðir sem taldar eru upp sem sýnishorn í þessari töflu eru í raun textareitir , jafnvel þeir fyrir símanúmer. Þetta er vegna þess að Access lítur á innihald þeirra sem texta frekar en sem tölu sem hægt væri að nota í útreikningum. (Kíktu á eftirfarandi töflu fyrir reitnöfnun nei-nr.)

Bönnuð tákn

Auðvitað er önnur reittegund (talin upp í Tegund dálknum) hvorki stuttur texti né langur texti reit - þú sérð líka Hyperlink reitinn. Þessi gagnategund er einnig talin texti, en Hyperlink gagnategundin geymir vefslóðir, sem vefslóðir - ekki bara sem textastrengur og greinarmerki.

Ef allur þessi texti á móti tölum er að rugla þig, mundu að tölvur halda að það sé munur á tölu (sem þú myndir nota í útreikningi) og talnastreng, eins og tölunum sem mynda símanúmer. Þegar kemur að mismunandi tegundum textareita er spurning um hversu mikill texti verður geymdur í reitnum og hvort það þurfi sérstakt snið til að virka rétt í gagnagrunninum.