Takmarkaðu gagnafærslu með gagnaprófun í Excel 2013

Gagnaprófunareiginleikinn í Excel 2013 getur verið raunverulegur tímasparnaður þegar þú ert að gera endurteknar gagnafærslur og getur líka komið langt í að koma í veg fyrir rangar færslur í töflureiknunum þínum. Þegar þú notar Gagnaprófun í reit gefurðu til kynna hvaða tegund gagnafærslu er leyfð í reitnum.

Sem hluti af því að takmarka gagnafærslu við tölu (sem getur verið heil tala, aukastafur, dagsetning eða tími), tilgreinir þú einnig leyfileg gildi fyrir þá tegund tölu (heil tala á milli 10 og 100 eða dagsetning á milli janúar 1, 2012 og 31. desember 2012, til dæmis).

Þegar þú takmarkar gagnafærsluna við texta geturðu tilgreint svið lágmarks- og hámarkslengdar texta (í stöfum) eða, jafnvel betra, lista yfir leyfilegar textafærslur sem þú getur valið úr sprettiglugga (opnaður með því að smella á sprettigluggahnappur sem birtist hægra megin við reitinn þegar hann inniheldur reitbendilinn).

Þegar Gagnaprófun er notuð til að takmarka tegund gagnafærslu og svið þeirra viðunandi gilda í reit, geturðu einnig tilgreint inntaksskilaboð sem birtast sjálfkrafa við hlið reitsins þegar þú velur það og/eða villuviðvörun sem birtist ef þú reynir að slá inn ranga tegund færslu eða númer utan leyfilegra marka.

Til að nota Data Validation eiginleikann skaltu setja reitbendilinn í reitinn þar sem þú vilt takmarka tegund gagnainnsláttar sem þú getur gert þar og smelltu síðan á Data Validation hnappinn á Gögn flipanum á borði (eða ýttu á Alt+AVV ). Gagnaprófunarglugginn opnast með Stillingar flipanum valinn.

Þú smellir síðan á fellilistahnappinn sem er tengdur við Leyfa fellilistann og velur meðal eftirfarandi atriða:

• Hvaða gildi sem er til að fjarlægja allar fyrri takmarkanir og hætta þar með gagnaprófun og gera notandanum aftur kleift að slá inn allt sem hann vill inn í klefann

• Heilt númer til að takmarka færsluna við heila tölu sem fellur innan ákveðins sviðs eða fylgir ákveðnum færibreytum sem þú tilgreinir

• Aukastafur til að takmarka færsluna við aukastaf sem fellur innan ákveðins sviðs eða fylgir ákveðnum færibreytum sem þú tilgreinir

• Listi til að takmarka færsluna við eina af nokkrum textafærslum sem þú tilgreinir, sem þú getur valið úr sprettiglugga sem birtist með því að smella á sprettigluggahnapp sem birtist hægra megin við reitinn þegar hann inniheldur reitbendilinn

• Dagsetning til að takmarka færsluna við dagsetningu sem fellur innan ákveðins bils eða á eða fyrir tiltekna dagsetningu

• Tími til að takmarka færsluna við tíma sem fellur innan ákveðins sviðs eða á eða fyrir tiltekinn tíma dags

• Textalengd til að takmarka textafærslu þannig að lengd hennar í stöfum fari ekki undir eða fari yfir ákveðna tölu eða falli innan þess bils sem þú tilgreinir

• Sérsniðið til að takmarka færsluna við færibreyturnar sem tilgreindar eru með tiltekinni formúlu sem er slegin inn í annan reit vinnublaðsins

Til að tilgreina innsláttarskilaboð eftir að hafa valið öll atriðin á Stillingar flipanum, smelltu á Innsláttarskilaboð flipann í Gagnaprófunarglugganum, þar sem þú slærð inn stuttan titil fyrir innsláttarskilaboðin (eins og List Entry ) í Titill textareitnum og sláðu síðan inn texta skilaboðanna þinna í Innsláttarskilaboð listanum hér að neðan.

Til að tilgreina viðvörunarskilaboð, smelltu á Villuviðvörun flipann í Gagnaprófunarglugganum, þar sem þú getur valið hvers konar viðvörun úr fellilistanum Stíll: Stöðva (sjálfgefið, sem notar rauðan hnapp með krossi í) , Viðvörun (sem notar gulan þríhyrning með upphrópunarmerki í), eða Upplýsingar (sem notar blöðru með bláu I í).

Eftir að þú hefur valið tegund viðvörunar, slærðu síðan inn titil fyrir valmynd hennar í Titill textareitnum og slærð inn texta viðvörunarskilaboðanna í villuskilaboða listanum.

Til að beita takmörkuninni sem þú ert að skilgreina í Gagnaprófunarglugganum á allar aðrar frumur sem eru sniðnar á sama hátt og í reitsviði sem er sniðið sem tafla, smelltu á Notaðu þessar breytingar á allar aðrar frumur með sömu stillingum gátreitinn áður en þú smellir á OK.

Til að afrita takmörkunina í svið sem er ekki sniðið sem töflu, notaðu gagnamatseiginleikann til að setja upp gerð færslu og leyfilegt svið í fyrsta hólfinu og notaðu síðan Fyllingarhandfangið til að afrita gagnavottun stillingar þess hólfs í síðari reiti í sama dálki eða röð.

Langvinsælasta notkun gagnaprófunaraðgerðarinnar er að búa til fellivalmynd þar sem þú eða einhver sem notar töflureikninn þinn getur valið viðeigandi gagnafærslu.

Þessi mynd sýnir þér hvað gerist í töflureikninum eftir að þú lokar gagnaprófunarglugganum. Hér sérðu sprettigluggann (með lista yfir borgir tekinn úr reitsviðinu A2:A6) eins og hann birtist þegar þú smellir á nýja sprettigluggann í reitnum.

Í þessari mynd geturðu líka séð inntakslistafærsluskilaboðaboxið sem búið er til fyrir þennan reit með því að nota valkostina á flipanum Innsláttarskilaboð í valmyndinni Gagnaprófun. Athugaðu að þú getur breytt þessum skilaboðareit (opinberlega þekktur sem athugasemdareit ) þannig að hann sé nálægt reitnum en komi ekki í veg fyrir að velja færslu - dragðu einfaldlega athugasemdareitinn með músarbendlinum.

Þessi mynd sýnir hvað gerist ef þú reynir að slá inn færslu sem er ekki á fellilistanum.

Til að finna frumur sem gagnavottun hefur verið beitt á, opnaðu Fara til valmynd (Ctrl+G eða F5), og smelltu síðan á Special hnappinn og smelltu á Gagnavottun valmöguleikahnappinn í Go To Special valmynd.

Smelltu á Sama valmöguleikahnappinn undir Gagnaprófun til að láta Excel fara í næsta reit sem notar sömu gagnamatsstillingar og virka reitinn. Skildu Valmöguleikahnappinn Allt undir Validation Data Validation valinn til að fara í næsta reit sem notar hvers konar Data Validation stillingar.

Til að losna við gagnamatsstillingar sem úthlutaðar eru til tiltekins reits eða reitasviðs, veldu reitinn eða svið, opnaðu Gagnaprófun valmynd (Alt+AVV) og smelltu síðan á Hreinsa allt hnappinn áður en þú smellir á Í lagi.