Stöðugt nám af Microsoft Project 2019 verkefnum

Ekki hugsa um Microsoft Project 2019 sem einfaldlega risastóran rafrænan verkefnalista; frekar, það er háþróað tól sem er notað til að stjórna verkefnum. Og rökrétt fylgifiskur þeirrar stjórnunar er stórkostlegur fjársjóður upplýsinga sem þú getur notað til að verða hæfari verkefnanotandi - og þar með hæfari verkefnastjóri .

Eftir að þú hefur sent síðasta minnisblaðið sem tengist verkefninu og samþykkt síðustu hrós eða gagnrýni frá yfirmanni þínum, gefðu þér augnablik til að skoða Microsoft Project tímasetninguna einu sinni enn.

Farið yfir verkefnið

Þú munt ekki skilja alla þætti verkefnastjórnunar meðan á fyrsta, öðru eða jafnvel þriðja verkefninu stendur. En þú munt verða öruggari með hæfileika þína. Að sama skapi muntu ekki skilja alla blæbrigði Microsoft Project tímasetningar á fyrsta verkefninu þínu. Þú munt ekki einu sinni afhjúpa alla möguleika Project í öðru verkefninu þínu. En smám saman, eftir því sem þú nærð tökum á því að stjórna verkefnum og nota Project, muntu beita verkefnastjórnunarhæfileikum á skilvirkari hátt og á auðveldara með að gleypa upplýsingarnar sem Project býr til - og þú munt fljótt skilja hvernig það getur hjálpað þér að forðast mistök um framtíðarverkefni.

Farðu yfir hvert verkefni í lok hvers áfanga og í lok verkefnisins til að sjá hvað þú gerðir rétt og hvað þú gerðir rangt. Síðan geturðu notað það sem þú uppgötvar til að bæta færni þína í næsta verkefni.

Það er góð hugmynd að gera endurskoðun í lok hvers áfanga lífsferils, ef mikil áhætta eða vandamál koma upp eða ef ófyrirséð veruleg breyting á sér stað.

Lærðu af mistökum þínum

Þú veist hvað þeir segja: Ef þú lærir ekki sagnfræði ertu dæmdur til að endurtaka það. Og að endurtaka mistök er það síðasta sem þú vilt gera þegar þú stjórnar verkefni.

Íhugaðu þessar aðferðir þegar þú skoðar verkefnið þitt:

• Berðu saman upprunalegu grunnlínuáætlunina við endanlega raunverulega virkni, eins og sýnt er. Jafnvel þótt þú hafir búið til bráðabirgðaáætlanir eða grunnáætlanir til að aðlagast róttækum breytingum skaltu líta á breiðasta bilið á milli þess sem þú bjóst við að myndi gerast í upphaflegu áætluninni og þess sem gerðist. Þessi stefna getur verið besta leiðin til að sjá svæði þar sem þú hefur tilhneigingu til að vanmeta mest eða þar sem breytingar á umfangi verkefnisins ollu stórkostlegum breytingum.
• Skoðaðu athugasemdirnar sem þú skrifaðir um verkefni til að minna þig á breytingar eða vandamál sem komu upp. Settu dálkinn sem heitir Notes inn í Gantt Chart blaðið og lestu allar athugasemdir í einni lotu.
• Athugaðu hvaða auðlindir skiluðu ekki eins og lofað var; ef þú stjórnar þeim, gefðu þeim uppbyggilega endurgjöf. Ef þú stjórnar ekki tilföngum skaltu halda athugasemdum um vinnuhraða og gæði þeirra til að aðstoða við framtíðarverkefni. Athugaðu einnig hvaða utanaðkomandi söluaðilar stóðu sig ekki eins og búist var við (og færðu þá neðst á samningalistann).
• Metið eigin samskipti í vistuðum tölvupóstum eða minnisblöðum. Ákvarðaðu hvort þú gafst teyminu nægar upplýsingar til að framkvæma á skilvirkan hátt og hvort þú upplýstir stjórnendur um verkefni verkefnisins tímanlega.
• Metið endurgjöf frá yfirmanni þínum, viðskiptavinum þínum og öðrum hagsmunaaðilum. Ákvarða hvort einhverjar heildarþvinganir, svo sem fjárhagsáætlun verkefnisins eða afrakstur, hafi breyst verulega á meðan á verkefninu stóð. Spyrðu hvort notendur hafi verið ánægðir með hraðann sem þú kláraðir verkefnið á og afhentir lokaafurðina. Spyrðu um frammistöðu liðsins frá þeirra sjónarhorni og hvort þeir myndu treysta á þig til að leiða annað, svipað verkefni.

Grunnlína og rauntölur.

Fjallað um hópinn

Ekkert verkefni er hérað eins manns. Jafnvel þó að enginn annar hafi nokkurn tíma snert verkefnaáætlunina, gaf teymið þitt samt inntak fyrir þá áætlun í gegnum virknistundirnar sem þeir tilkynntu um og upplýsingarnar sem þeir veittu þér á meðan á verkefninu stóð.

Fylgdu þessum tillögum til að betrumbæta samskiptaferlið:

• Spyrðu liðsmenn um árangur raunverulegrar virkniskýrslu. Sendir þú tölvupóst, áætlar athugasemdir eða notaðir Project Web App verkfærin, eins og TimeSheet, til að safna upplýsingum um tilföng? Hefurðu íhugað að nýta þér alla kosti samstarfs á netinu? Ættir þú að gera það í næsta verkefni?
• Ákvarðaðu hvort teymið þitt metur samskipti þín sem tíð og ítarleg. Deildir þú með auðlindum of litlum upplýsingum um verkefnið eða of mikið af þeim? Sendir þú einfaldar skýrslur um tiltekna þætti verkefnisins eða sendir heilar (fyrirferðarmiklar) verkefnaskrár? Fannst stjórnendum að skýrsla þín um verkefnið væri nægjanleg fyrir þarfir þeirra? Ættir þú að læra að nýta betur annan hugbúnað, eins og Excel og Visio, sem aðgangur er að í gegnum Visual Reports?

Bera saman útgáfur af verkefni

Verkefnastjórar kjósa stundum að vista nýjar útgáfur af verkáætlunum frekar en að vinna með bráðabirgðaáætlanir. Þessi nálgun getur virkað, en hún gerir ekki kleift að fanga verkferilinn í einni verkskrá. Sama – eiginleikann Berðu saman útgáfur Project gerir þér kleift að sjá muninn á tveimur verkáætlunarskrám. Þessar skrár geta verið annað hvort tvær mismunandi útgáfur af áætluninni fyrir eitt verkefni eða skrár fyrir tvö aðskilin verkefni sem eru svipuð.

Þú getur notað þessa aðferð til að annað hvort endurskoða atburði úr lokið verkefni eða bera saman svipuð ný verkefni þegar þú ert að byggja þau. Fullbúna samanburðarskýrslan sýnir þér muninn á verkinu á myndrænan hátt og gefur skýrslu til að bera kennsl á skýrslueiginleika.

Til að bera saman tvær skrár í Project skaltu fylgja þessum skrefum:

Opnaðu skrána sem þú vilt bera saman.
Virka skráin er talin núverandi verkefni.

Frá Skýrsluflipanum, smelltu á Berðu saman verkefni hnappinn í Verkefnahópnum.
Samanburður verkefnaútgáfur svarglugginn birtist, eins og sýnt er.

Samanburður á útgáfum verkefna.

Ef skráin sem á að bera saman birtist ekki í fellilistanum sem merktur er Berðu saman núverandi verkefni (skráarnafn) við þessa fyrri útgáfu, smelltu á Browse hnappinn til að leita að og velja viðeigandi skrá.
Skráin sem þú velur telst vera fyrra verkefnið.

Til að bera saman aðrar töflur en sjálfgefnar töflur sem eru sýndar skaltu velja viðeigandi töflur úr fellilistanum Verkefnatafla og Tilfangatöflu fellilistanum.

Smelltu á OK hnappinn.

Ef þú sérð skilaboð sem gefa til kynna að þú hafir of marga dálka til að bera saman skaltu smella á Í lagi til að halda áfram.
Project keyrir samanburðinn og birtir samanburðarskýrsluna eins og sýnt er. Samanburðarskýrslan birtist í efri rúðunni og einstakar verkefnaskrár birtast í tveimur neðri rúðunum. Sagan til vinstri lýsir táknunum í Vísbendardálknum í skýrslunni.

Samanburður á verkefnum.

Smelltu á Samanburður tilfanga í Skoða hópnum á flipanum Bera saman verkefni.
Samanburðarskýrsla rúðan breytist til að birta upplýsingar um tilföng.

Smelltu á Loka samanburði (X) hnappinn á glugganum Legend for Comparison Report til að loka glugganum.
Smelltu á Vista hnappinn á Quick Access tækjastikunni og nefndu skrána þannig að næst þegar þú vilt skoða þessa samanburðarskýrslu verða verkefnin og reitirnir þegar settir upp.

Byggðu á velgengni Microsoft Project

Þó að mannlegt eðli láti fólk oft einblína að óþörfu á gallana sem fylgja verkefninu, þá er staðreyndin sú að þú hefur líklega gert margt vel. Áður en þú byrjar að skipuleggja annað verkefni viltu geyma jákvæðu þættina einhvers staðar sem þú getur auðveldlega fundið síðar.

Búðu til sniðmát

Einn valkostur til að vista upplýsingar úr núverandi verkefni er að búa til sniðmát, sem er einfaldlega skrá sem þú vistar sem inniheldur stillingarnar sem þú vilt endurtaka. Þegar þú opnar sniðmát geturðu vistað það sem verkefnisskjal með nýju nafni og allar þessar stillingar sem þegar eru innbyggðar.

Project inniheldur sín eigin sniðmát fyrir algengar tegundir verkefna, en þú getur vistað hvaða verkefni sem er sem sniðmát. Ef þú endurtekur oft sömu verkefnahópinn í verkefni - eins og fólk í mörgum atvinnugreinum gerir - sparaðu þér tíma til að endurskapa öll þessi verkefni.

Sniðmát geta innihaldið, auk hvers kyns verkefna í verkefninu, einhverjar eða allar þessar tegundir upplýsinga fyrir þessi verkefni:

• Allar upplýsingar fyrir hverja grunnlínu
• Raunveruleg gildi
• Verð fyrir allar auðlindir
• Fastur kostnaður

Þú getur vistað allar þessar upplýsingar eða aðeins valin atriði. Til dæmis, ef þú býrð til fjölmarga fasta kostnað (eins og búnað) og tilföng með tilheyrandi töxtum (og þú notar þau í flestum verkefnum), geturðu vistað sniðmát með aðeins föstum kostnaði og tilföngum.

Til að vista skrá sem sniðmát skaltu fylgja þessum skrefum:

Opnaðu skrána sem þú vilt vista og veldu síðan File → Save As.

Í vista og samstilla gluggann skaltu velja hvar þú vilt vista sniðmátið.
Þú getur vistað það í SharePoint, á tölvunni þinni, í skýinu eða á öðrum stað sem þú bætir við.

Farðu þangað sem þú vilt vista sniðmátið.
Vista sem svarglugginn birtist eins og sýnt er.

Vistar skrá sem sniðmát.

Í Vista sem gerð fellilistanum, veldu Project Template (*.mpt).
Athugaðu að þessi skráarviðbót birtist ekki nema þú hafir stillt Windows til að sýna skráarviðbætur.

Smelltu á Vista hnappinn.
Þú verður beðinn um að velja tegund gagna sem þú vilt fjarlægja úr sniðmátinu, svo sem gildi allra grunnlínu, raungildi og svo framvegis. Merktu við reitina sem þú vilt vista í sniðmátinu og smelltu á Vista.
Microsoft vistar sniðmát í miðlægu möppunni sem heitir Sniðmát.

Náðu í Microsoft Project Organizer

Stórkostlega sveigjanlegt eðli Project gerir þér kleift að sérsníða margar stillingar eins og töflur, síur, skoðanir og skýrslur. Til dæmis er hægt að búa til aðskildar gagnatöflur til að birta í yfirlitum sem innihalda blaðrúður. Þú getur líka búið til sérstakar síur, skýrslur og dagatöl. Ef þú átt eitthvað líf gætirðu ekki viljað eyða kvöldunum í að endurskapa alla þessa þætti í næsta verkefni. Í staðinn skaltu nota Skipuleggjarann ​​til að afrita þær í aðrar verkefnisskrár.

Þú getur notað Skipuleggjarann ​​til að afrita upplýsingar úr einni skrá yfir í aðra skrá. Það eru níu flipar til að hjálpa þér að skipuleggja upplýsingarnar sem þú getur afritað:

• Útsýni
• Skýrslur
• Einingar
• Töflur
• Síur
• Dagatöl
• Kort
• Fields
• Hópar

Ef þú vilt gera sérsniðna vöru sem þú hefur búið til í núverandi skrá aðgengilegan til notkunar í öllum verkáætlunarskrám, notaðu Skipuleggjarann ​​til að afrita hlutinn í alþjóðlegt sniðmát Global.mpt. Þó að sum atriði séu sjálfgefið afrituð á skipuleggjanda, þá skaðar það aldrei að tryggja að mikilvæg atriði séu vistuð þar.

Fylgdu þessum skrefum til að nota Skipuleggjarann:

Opnaðu verkefnið sem þú vilt afrita hluti úr og verkefnið sem á að afrita hluti í.

Í skránni sem þú vilt afrita í skaltu velja File → Info.
Yfirsýn baksviðs opnast og sýnir heildarvalkosti skráa.

Smelltu á hnappinn Skipuleggja alþjóðlegt sniðmát.
Skipuleggjari svarglugginn birtist eins og sýnt er.

Skipuleggjandi svarglugginn.

Smelltu á flipann fyrir tegund upplýsinga sem þú vilt afrita.

Í vinstri dálknum, smelltu á línuna sem á að afrita úr.
Sjálfgefið er að Project velur Global.mpt sniðmátið fyrir listann til vinstri og skrána sem þú opnar Skipuleggjarann ​​fyrir listann hægra megin. Ef þú vilt afrita hluti úr annarri opinni skrá í staðinn skaltu velja það með því að smella á fellilistann fyrir neðan skráarlistann til hægri. (Það fer eftir flipanum sem þú birtir, fellilistann gæti heitið Útsýni í boði, hópar fáanlegir í, skýrslur tiltækar í, og svo framvegis.)

Smelltu á Afrita hnappinn.
Atriðið birtist í listanum til hægri.

(Valfrjálst) Til að endurnefna sérsniðið atriði sem þú hefur búið til,
(a) Smelltu á það í listanum til hægri og smelltu síðan á Endurnefna hnappinn.
(b) Sláðu inn nýtt nafn í Endurnefna svargluggann sem birtist og smelltu síðan á OK hnappinn.

Til að afrita fleiri atriði á sama flipa skaltu endurtaka skref 5 og 6.

Til að afrita hlut á annan flipa skaltu endurtaka skref 4–8.

Þegar þú hefur lokið við að afrita hluti úr einni skrá í aðra skaltu smella á Loka (X) hnappinn.

Ekki endurnefna sjálfgefin atriði í Skipuleggjanda. Endurnefna þau geta valdið villum og bilunum, svo sem vanhæfni til að sýna tiltekna sýn.