Stjórnaðu efni með SharePoint Online skjalasettum

Í SharePoint Online, einni af Microsoft Office 365 vörusvítunni, gerir skjalasett þér kleift að flokka skjöl saman út frá einhverjum forsendum og vinna síðan með skjalahópinn sem eina heild.

Til dæmis gætir þú verið með verkefni sem þú ert að vinna að fyrir markaðssetningu og verkefni sem þú ert að vinna að fyrir bókhald. Þú getur flokkað markaðsskjölin þín saman og flokkað bókhaldsskjölin þín saman. Þú getur síðan haft samskipti við bókhalds- eða markaðsskjölin sem einn hópur frekar en hver fyrir sig.

Með því að nota skjalasett geturðu sent öll markaðsskjölin þín í gegnum verkflæði í lotu samtímis eða skoðað útgáfu fyrir öll skjölin sem sett á tilteknum tímapunkti.

Til að byrja að nota skjalasett þarftu fyrst að virkja eiginleikann fyrir vefsafnið þitt. Til að gera það skaltu fylgja þessum skrefum:

Smelltu á Site Actions hnappinn og smelltu síðan á Site Settings.

Vefstillingasíðan birtist og sýnir þér allar stillingar fyrir þessa tilteknu SharePoint síðu.

Farðu í stjórnunarhóp vefsöfnunar og smelltu á tengilinn Eiginleikar vefsöfnunar.

Eiginleikasíðan fyrir þetta sérstaka vefsafn birtist.

Smelltu á Virkja hnappinn við hlið skjalasetts eiginleika.

Eftir að skjalasett hefur verið virkjað geturðu bætt virkninni við hvaða bókasafn sem er. Skjalasettið er í formi efnistegundar í SharePoint. Efnistegund er flokkun lýsigagnareita í einn hóp. Til dæmis gætirðu verið með uppskrift sem hefur innihaldsgerð sem inniheldur lýsigögn, eins og hráefni, eldunartíma og áskilið krydd.

Innihaldsgerð SharePoint Document Set inniheldur alla þá virkni sem þarf til að flokka mörg skjöl í eina einingu.

Algengt skjalasafn í SharePoint er Samnýtt skjölasafn. Þú getur bætt virkni skjalasetts við samnýtt skjölasafn með því að fylgja þessum skrefum:

Farðu í bókasafnið þar sem þú vilt bæta virkni skjalasetta við.

Smelltu á Bókasafnsstillingar hnappinn sem staðsettur er á Bókasafnsflipanum.

Til að bæta efnisgerð við þetta bókasafn þarftu fyrst að virkja klippingu.

Á síðunni Bókasafnsstillingar, smelltu á hlekkinn Ítarlegar stillingar.

Síðan ítarlegar stillingar birtist og gerir þér kleift að framkvæma ítarlegar stillingar fyrir þetta bókasafn.

Í hlutanum Efnistegund, veldu Já til að leyfa breytingar á efnistegundum.

Smelltu á OK til að fara aftur á síðu Bókasafnsstillinga.

Taktu eftir því að nýr hluti birtist á síðunni sem nú heitir Efnistegundir.

Smelltu á hlekkinn Bæta við frá núverandi efnistegundum vefsvæðis til að bæta við núverandi efnistegund vefsvæðis.

Veldu innihaldsgerð skjalasetts, smelltu á Bæta við hnappinn og smelltu síðan á Í lagi.

Nú þegar virkni skjalasetts hefur verið bætt við bókasafnið geturðu búið til nýtt skjalasett. Til að búa til nýtt skjalasett skaltu smella á Documents flipann á borði og síðan undir New Document fellivalmyndinni, velja Document Set.

Skjalasett birtist í samnýttu skjölasafninu eins og annað skjal. Þú getur haft samskipti við skjalasett alveg eins og þú átt samskipti við eitt skjal á bókasafninu. Munurinn er hins vegar sá að þegar þú smellir á skjalasett opnarðu flokkun skjala frekar en eitt skjal.

Þegar skjalasettið er opnað mun nýr skjalasetti flipi birtast á borðinu. Þessi flipi gerir þér kleift að stjórna skjalasettinu með eiginleikum, svo sem að breyta eiginleikum, breyta öryggisheimildum, deila skjölunum, taka útgáfur eða ýta öllum skjölum í gegnum verkflæði í lotu.