Stilla dagbókarvalkosti í Outlook 2002

Stjörnudagur 2002: Á , skipstjóri stjörnuskipsins Enterprise færir dyggilega daglegar færslur í stjörnudagbókina . Skipstjórinn skráir upplýsingar um plánetur sem áhöfnin hefur kannað, geimverurnar sem þær hafa barist við og furðuleg fyrirbæri sem þeir hafa séð úti í geimnum, þar sem enginn maður (eða kona) hefur farið áður!

Nú er komið að þér. Rétt eins og fyrirliði Enterprise geturðu skráð dagleg samskipti þín við undarlegar verur í undarlegu umhverfi við streituvaldandi aðstæður, jafnvel þó að undarlegu verurnar séu allar á eigin skrifstofu. Outlook Journal er stjörnuskráin þín.

Eflaust nota hinir háu múkkar vetrarbrautarinnar dagbók skipstjórans í hræðilega mikilvæga hluti, en dagbókin þín þjónar þér meira beint. Stundum, þegar þú þarft að finna skjal eða skrá yfir samtal, manstu ekki hvað þú kallaðir skjalið eða hvar þú geymdir það, en þú manst hvenær þú bjóst til eða fékkst hlutinn. Í þessu tilviki geturðu farið í Dagbókina og athugað dagsetninguna þegar þú manst eftir að hafa átt við hlutinn og fundið það sem þú þarft að vita.

Til að nýta dagbókina vel þarftu að nota það. Þú getur stillt Outlook til að skrá dagbókarfærslur fyrir næstum allt sem þú gerir, eða þú getur slökkt á dagbókinni alveg og ekki fært hana inn. Ef þú setur ekkert í blaðið færðu ekkert út.

Hver er auðveldasta leiðin til að skrá í dagbókina? Gera ekkert. Dagbókin skráir sjálfkrafa hvaða skjal sem þú býrð til, breytir eða prentar í hvaða Office XP forriti sem er. Dagbókin rekur einnig sjálfkrafa tölvupóstskeyti, fundarbeiðnir og viðbrögð og verkbeiðnir og svör. Nokkur önnur forrit en Microsoft Office forritin hafa einnig getu til að skrá færslur í Journal, en sá eiginleiki er oftast notaður með Office XP forritum.

Það er galli: Þú verður að segja Outlook að þú viljir að kveikt sé á sjálfvirkri dagbókarupptöku. (Allt í lagi, svo þú þarft að gera smá.) Sem betur fer, ef þú hefur ekki virkjað sjálfvirka upptökueiginleika Journal, spyr Outlook 2002 þig hvort þú viljir kveikja á eiginleikanum í hvert skipti sem þú smellir á Journal táknið.

Til að kveikja á sjálfvirkri upptökueiginleika blaðsins skaltu fylgja þessum skrefum:

1. Veldu Tools–>Options.

Valkostir valmyndin birtist.

2. Smelltu á hnappinn Dagbókarvalkostir.

Dagbókarvalkostir svarglugginn birtist, eins og sýnt er á mynd 1, með gátreitum fyrir allar tegundir athafna sem þú getur skráð sjálfkrafa og nöfn allra þeirra sem þú getur sjálfkrafa skráð færslur fyrir, svo sem tölvupóst.

Mynd 1: Dagbókarvalkostir svarglugginn.

3. Smelltu til að setja hak í gátreitinn fyrir þá hluti og skrár sem þú vilt skrá sjálfkrafa og fyrir tengiliðina sem þú vilt að upplýsingarnar séu skráðar um.

Listinn yfir fólk í reitnum Fyrir þessa tengiliði er sá sami og listi yfir fólk á tengiliðalistanum þínum. Þú getur búið til dagbókarfærslur handvirkt fyrir fólk sem er ekki á tengiliðalistanum þínum; sjá eftirfarandi kafla "Skrá Outlook hlut í dagbók handvirkt."

Þegar þú bætir nöfnum við tengiliðalistann þinn í tengiliðaeiningunni eru þessi nöfn ekki stillt á sjálfvirka skráningu í dagbókinni. Þú þarft annað hvort að athuga nafnið í Dagbókarvalkostum valmyndinni eða opna tengiliðaskrána, smella á Dagbók flipann og haka við Skrá sjálfkrafa dagbókarfærslur fyrir þessa tengiliði.

4. Smelltu á OK.

Dagbókin skráir sjálfkrafa þau atriði og skrár sem þú valdir fyrir tengiliðina sem þú nefndir.

Að skrá Outlook hlut í dagbók handvirkt

Ef þú vilt ekki rugla dagbókina þína með því að skrá allt sjálfkrafa geturðu slegið inn valin atriði handvirkt - dragðu þá bara að dagbókartákninu. Til dæmis gætirðu ekki viljað skrá allar færslur við væntanlegan viðskiptavin fyrr en þú ert viss um að þú sért í viðskiptum við þann viðskiptavin. Þú getur dregið viðeigandi tölvupóstskeyti í dagbókina og haldið skrá yfir alvarlegar fyrirspurnir. Þegar þú byrjar í raun að eiga viðskipti við nýjan viðskiptavin geturðu sett upp sjálfvirka upptöku.

Fylgdu þessum skrefum til að skrá hluti handvirkt í dagbókina:

1. Dragðu hlutinn sem þú vilt taka upp (eins og tölvupóstskeyti) að dagbókartákninu.

Dagbókarfærslueyðublaðið birtist (sjá mynd 2). Neðst á eyðublaðinu er táknmynd sem táknar hlutinn sem þú ert að taka upp ásamt nafni hlutarins.

Mynd 2: Dagbókarfærsla með flýtivísun í tölvupóst sem fylgir textareitnum.

2. Fylltu út upplýsingarnar sem þú vilt skrá.

Þú þarft samt ekki að taka upp neitt. Textareiturinn neðst á skjánum gefur þér pláss til að skrifa athugasemd við sjálfan þig, ef þú vilt nota hann.

3. Smelltu á Vista og loka.

Atriðið sem þú skráðir er fært í dagbókina.

Skráning skjals í Dagbók

Ef uppáhaldsforritið þitt, eins og teikni- eða skrifborðsútgáfuforrit, birtist ekki á lista yfir forrit sem geta fært sjálfvirkt inn í dagbókina er ekki allt glatað - þú getur dregið skjöl úr möppunni Mín tölvu í Outlook í Dagbókarmöppu til að búa til dagbókarfærslur fyrir skrár þessara forrita líka. Vegna þess að dagbókin getur haldið utan um margar tegundir upplýsinga um skjal aðrar en dagsetningu og tíma (svo sem biðlara, efni og nokkrar athugasemdir), geturðu notað dagbókina til að halda utan um skrár sem þú býrð til í forritum sem eru ekki hluti af Microsoft Office. Ef þú valdir að láta Outlook búa til dagbókarfærslur sjálfkrafa fyrir Office XP forritin þín þarftu ekki að skrá inn Office XP skjöl.

Fylgdu þessum skrefum til að skrá skjal í dagbókina:

1. Smelltu á skiljunarstikuna Aðrar flýtileiðir á Outlook-stikunni.

Táknin í hópnum Aðrar flýtileiðir birtast, þar á meðal Táknið Tölvan mín.

2. Smelltu á Tölvan mín táknið á Outlook stikunni.

Listi þinn yfir diska birtist (sjá mynd 3).

Mynd 3: Listi yfir drif í My Computer.

3. Finndu skjalið sem þú vilt taka upp.

Tvísmelltu á drifið sem inniheldur skjalið sem þú vilt taka upp. Tvísmelltu síðan á möppuna þar sem þú vistar skjölin þín til að finna skjalið sem þú vilt taka upp. Leggðu áherslu á það.

4. Smelltu á Outlook Shortcuts skiljustikuna á Outlook stikunni.

Táknin í Outlook flýtileiðum hópnum birtast, þar á meðal dagbókartáknið.

5. Dragðu skjalið að dagbókartákninu.

Dagbókarfærslueyðublaðið birtist, með tákni í textareitnum sem táknar skrána sem þú ert að taka upp.

6. Smelltu á Vista og loka.

Skjalið þitt er skráð í dagbókina.

Stóri ávinningurinn við að skrá skjöl í dagbókinni er sú staðreynd að dagbókarfærslur eru í raun flýtileiðir að skjölunum sjálfum. Þegar þú slærð inn skjal í Dagbókina hefurðu skjótan aðgang að upplýsingum sem þú hefur vistað um skjalið og þú ert aðeins einum smelli frá skjalinu sjálfu. Þannig að ef þú notar forrit sem ekki er Office XP sem býr til skrár sem halda ekki utan um miklar upplýsingar um sjálfan sig, þá er Journal frábær miðlæg staðsetning til að halda utan um skjalaupplýsingar. Til dæmis, ef þú ert að vista myndir úr teikniforriti á tölvunni þinni, gætirðu viljað vista meiri upplýsingar um hverja mynd en bara skráarnafnið. Ef þú býrð til Dagbókarfærslur fyrir hverja skrá geturðu haldið athugasemdum um hverja mynd í Dagbókinni. Þegar þú finnur dagbókarfærsluna fyrir myndina sem þú vilt, tvísmelltu bara á táknið fyrir myndina. Forritið sem þú notar til að sjá myndina opnast.