Outlook 2002 gefur þér möguleika á að setja upp hópa þannig að þú getur skoðað dagskrá allra hópmeðlima með örfáum músarsmellum. Til dæmis geturðu sett upp hóp sem inniheldur alla meðlimi verkefnahópsins þíns; ef þú skipuleggur reglulega fundi með öllu teyminu geturðu fljótt skoðað allar þessar stundir til að finna fundartíma þegar þær eru allar tiltækar. Ekki lengur að slá inn nöfn liðsmanna hver fyrir sig til að fá tímaáætlun þeirra. Og ekki lengur að þurfa að muna nafn hvers liðsmanns - og óhjákvæmilega skilja einhvern eftir af listanum!
Til að fullnýta hópáætlanir verða dagatöl allra hópmeðlima að vera aðgengileg almenningi. Hafðu samband við upplýsingakerfissérfræðing fyrirtækisins til að sjá hvort þú hafir almennan aðgang að tímaáætlunum.
Fylgdu þessum skrefum til að skoða allar áætlanir hóps:
1. Hringdu í Outlook 2002 dagatalið þitt.
2. Veldu Actions, View Group Schedules. Hópáætlunarglugginn birtist, listi yfir alla hópa sem þú hefur búið til.
Ef þú hefur ekki enn búið til neina hópa geturðu smellt á Nýtt til að gera það. Eða þú getur eytt gömlum hópum af listanum þínum.
3. Tvísmelltu á hópinn sem þú vilt skoða, eða auðkenndu hópinn og smelltu á Opna.
Dagskrárgluggi birtist sem sýnir allar stundatöflur hópmeðlima. Þú getur bætt við og eytt meðlimum hópsins.
4. Smelltu á Vista og loka til að vista allar breytingar sem þú gerðir á hópnum.
Þú getur jafnvel skipulagt fundi úr hópáætlunarglugganum. Einfaldlega auðkenndu tíma þegar allir eru tiltækir og smelltu síðan á Búðu til fund og veldu Gerðu fundi fyrir alla. Nýr stefnumótagluggi birtist með nöfnum allra hópmeðlima í reitnum Til. Ef þú vilt skaltu breyta umræðuefninu og láta skilaboð fylgja með og smelltu síðan á Senda til að bjóða öllum í hópnum á fundinn þinn.