Sem byggingareiningin fyrir Excel skýrslur þínar þurfa gögnin í gagnalíkönunum þínum að vera uppbyggð á viðeigandi hátt. Ekki eru öll gagnasöfn búin til eins. Þó að sum gagnasöfn virki í venjulegu Excel umhverfi, virka þau kannski ekki í gagnalíkanaskyni. Áður en gagnalíkanið þitt er byggt skaltu ganga úr skugga um að upprunagögnin þín séu á viðeigandi hátt uppsett fyrir mælaborðstilgang.
Í hættu á of einföldun eru gagnasöfn sem venjulega eru notuð í Excel í þremur grundvallarformum:
Töflureiknisskýrslan
Flata gagnaskráin
Töflugagnagagnasafnið
Gagnalínan er sú að aðeins flatar gagnaskrár og gagnasett í töfluformi gera skilvirk gagnalíkön.
Töflureiknisskýrslur sýna mjög sniðin, samandregin gögn og eru oft hönnuð sem kynningartæki fyrir stjórnendur eða stjórnendur. Dæmigerð töflureiknisskýrsla nýtir skynsamlega tómt pláss til að forsníða, endurtekur gögn í fagurfræðilegum tilgangi og sýnir aðeins háþróaða greiningu. Eftirfarandi mynd sýnir skýrslu um töflureikni.
Töflureiknisskýrsla.
Þó að töflureiknisskýrsla gæti litið vel út, er hún ekki skilvirkt gagnalíkan. Hvers vegna? Aðalástæðan er sú að þessar skýrslur bjóða þér engan aðskilnað á gögnum, greiningu og framsetningu. Þú ert í rauninni fastur í einni greiningu.
Þó að þú gætir búið til töflur úr skýrslunni sem sýnd er, þá væri það óraunhæft að beita hvaða greiningu sem er fyrir utan það sem þegar er til staðar. Til dæmis, hvernig myndir þú reikna út og kynna meðaltal allra hjólasölu með því að nota þessa tilteknu skýrslu? Hvernig myndir þú reikna út lista yfir tíu bestu markaðina?
Með þessari uppsetningu ertu þvingaður inn í mjög handvirka ferla sem erfitt er að viðhalda mánuð eftir mánuð. Sérhver greining utan þeirra háttsettu sem þegar eru í skýrslunni er í besta falli grunn – jafnvel með fínum formúlum. Ennfremur, hvað gerist þegar þú þarft að sýna hjólasölu eftir mánuði? Þegar gagnalíkanið þitt krefst greiningar með gögnum sem eru ekki í töflureikniskýrslunni neyðist þú til að leita að öðru gagnapakka.
Önnur tegund af skráarsniði er flat skrá. Flatar skrár eru gagnageymslur skipulagðar eftir röð og dálki. Hver röð samsvarar safni gagnaþátta, eða færslu. Hver dálkur er reitur. Reitur samsvarar einstökum gagnaeiningu í færslu. Eftirfarandi mynd inniheldur sömu gögn og fyrri skýrsla en gefin upp á flatu gagnaskráarsniði.
Flat gagnaskrá.
Taktu eftir að hver gagnareitur hefur dálk og hver dálkur samsvarar einum gagnaeiningu. Ennfremur er ekkert aukabil og hver lína (eða skráning) samsvarar einstökum upplýsingum. En lykileiginleikinn sem gerir þetta að flatri skrá er að enginn einn reitur auðkennir færslu einstaklega. Reyndar þarftu að tilgreina fjóra aðskilda reiti (Svæði, Markaður, Viðskiptahluti og söluupphæð mánaðar) áður en þú gætir auðkennt færsluna einstaklega.
Flatar skrár henta vel fyrir gagnalíkanagerð í Excel vegna þess að þær geta verið nógu ítarlegar til að geyma gögnin sem þú þarft og samt stuðlað að fjölbreyttri greiningu með einföldum formúlum - SUM, AVERAGE, VLOOKUP og SUMIF, bara til að nefna nokkrar .
Mörg áhrifarík gagnalíkön eru fyrst og fremst knúin áfram af snúningstöflum. Snúningstöflur eru fremstu greiningartæki Excel. Fyrir ykkur sem hafið notað snúningstöflur, þá veistu að þær bjóða upp á frábæra leið til að draga saman og móta gögn til notkunar með því að tilkynna hluti, svo sem töflur og töflur.
Töflugagnasöfn eru tilvalin fyrir snúningstöfludrifin gagnalíkön. Eftirfarandi mynd sýnir gagnasett í töfluformi. Athugaðu að aðalmunurinn á gagnagrunni í töfluformi og flatri gagnaskrá er sá að í gagnasettum í töfluformi tvöfaldast dálkmerkin ekki sem raunveruleg gögn. Til dæmis inniheldur dálkurinn Sölutímabil mánaðarauðkenni. Þessi lúmski munur á uppbyggingu er það sem gerir gagnasöfn í töflum að ákjósanlegum gagnaheimildum fyrir snúningstöflur. Þessi uppbygging tryggir að helstu snúningstöfluaðgerðir, eins og flokkun og flokkun, virki eins og þær ættu að gera.
Gagnapakki í töfluformi.
Eiginleikar gagnasetts í töflu eru sem hér segir:
Fyrsta röð gagnasafnsins inniheldur svæðismerki sem lýsa upplýsingum í hverjum dálki.
Dálkmerkin draga ekki tvöfalda skyldu sem gagnaatriði sem hægt er að nota sem síur eða fyrirspurnarviðmið (eins og mánuðir, dagsetningar, ár, svæði eða markaðir).
Það eru engar auðar línur eða dálkar - hver dálkur hefur fyrirsögn og gildi er í hverri röð.
Hver dálkur táknar einstakan flokk gagna.
Hver röð táknar einstaka hluti í hverjum dálki.
Hvernig á að koma í veg fyrir að Microsoft Word opni skrár í skrifvarandi ham á Windows. Microsoft Word opnar skrár í skrifvarandi ham, sem gerir það ómögulegt að breyta þeim? Ekki hafa áhyggjur, aðferðirnar eru hér að neðan
Hvernig á að laga villur við prentun á röngum Microsoft Word skjölum Villur við prentun Word skjala með breyttu letri, sóðalegar málsgreinar, texta sem vantar eða glatað efni eru nokkuð algengar. Hins vegar ekki
Ef þú hefur notað pennann eða hápunktarann til að teikna á PowerPoint glærurnar þínar meðan á kynningu stendur geturðu vistað teikningarnar fyrir næstu kynningu eða eytt þeim út svo næst þegar þú sýnir þær byrjarðu á hreinum PowerPoint glærum. Fylgdu þessum leiðbeiningum til að eyða penna- og auðkenningarteikningum: Að eyða línum einni á […]
Stílsafnið inniheldur CSS skrár, Extensible Stylesheet Language (XSL) skrár og myndir sem notaðar eru af fyrirfram skilgreindum aðalsíðum, síðuuppsetningum og stjórntækjum í SharePoint 2010. Til að finna CSS skrár í stílasafni útgáfusíðunnar: Veldu Site Actions→ View Allt efni á síðunni. Innihald síðunnar birtist. Style bókasafnið er staðsett í […]
Ekki yfirgnæfa áhorfendur með stórkostlegum tölum. Í Microsoft Excel geturðu bætt læsileika mælaborða og skýrslna með því að forsníða tölurnar þínar þannig að þær birtast í þúsundum eða milljónum.
Lærðu hvernig á að nota SharePoints samfélagsnetverkfæri sem gera einstaklingum og hópum kleift að eiga samskipti, vinna saman, deila og tengjast.
Julian dagsetningar eru oft notaðar í framleiðsluumhverfi sem tímastimpill og fljótleg tilvísun fyrir lotunúmer. Þessi tegund af dagsetningarkóðun gerir söluaðilum, neytendum og þjónustuaðilum kleift að bera kennsl á hvenær vara var framleidd og þar með aldur vörunnar. Julian dagsetningar eru einnig notaðar í forritun, hernum og stjörnufræði. Mismunandi […]
Þú getur búið til vefforrit í Access 2016. Svo hvað er vefforrit eiginlega? Jæja, vefurinn þýðir að hann er á netinu og app er bara stytting fyrir „umsókn“. Sérsniðið vefforrit er gagnagrunnsforrit á netinu sem hægt er að nálgast úr skýinu með vafra. Þú smíðar og viðheldur vefforritinu í skrifborðsútgáfunni […]
Flestar síður í SharePoint 2010 sýna lista yfir flakktengla á flýtiræsingarstikunni vinstra megin á síðunni. Flýtiræsingarstikan sýnir tengla á innihaldsefni vefsvæða eins og lista, bókasöfn, síður og útgáfusíður. Flýtiræsingarstikan inniheldur tvo mjög mikilvæga tengla: Tengill á allt efni vefsvæðis: […]
Fyrir einföld vandamál finnur Solver í Excel venjulega fljótt bestu Solver breytugildin fyrir hlutfallsaðgerðina. En í sumum tilfellum á Solver í vandræðum með að finna Solver breytugildin sem hámarka hlutfallsaðgerðina. Í þessum tilvikum birtir Solver venjulega skilaboð eða villuboð sem lýsir eða ræðir vandræðin sem […]
