Það tekur ekki langan tíma að safna fleiri tölvupóstskeytum en þú getur brugðist við. Sumir eyða bara skilaboðum um leið og þeir lesa þau. Aðrir halda í gömul skilaboð til viðmiðunar.
Vandamálið er að Outlook hægir á sér þegar þú geymir fullt af tölvupósti. Að auki er mikið safn af skilaboðum fyrirferðarmikið í umsjón. Einnig, ef þú ert á fyrirtækjatölvupóstkerfi, mega kerfisstjórar þínir ekki leyfa þér að geyma meira en ákveðið magn af tölvupósti vegna þess að það stíflar kerfið.
Geymsla er eiginleiki innbyggður beint í Outlook til að hjálpa þér að geyma skilaboð og önnur Outlook hluti sem þú þarft ekki að skoða núna, en þú gætir samt viljað vísa til í framtíðinni. Ef þú notar Outlook á Exchange-neti í vinnunni gerir skjalavörn það auðvelt fyrir þig að umgangast kerfisstjórana þína með því að minnka fjölda skeyta sem þú geymir í tölvupóstkerfinu.
Jafnvel ef þú vilt ekki nota geymsluaðgerðina núna, gætirðu viljað skilja hvernig það virkar. Outlook geymir hluti sjálfkrafa í geymslu - sem gæti litið út fyrir þig eins og Outlook-hlutirnir þínir séu að hverfa.
Ef AutoArchive eiginleikinn virðist ógnvekjandi og flókinn fyrir þig, reyndu að hafa ekki áhyggjur. Microsoft hefur ef til vill ekki gert Archive eiginleikann auðleysanlegan. Þegar þú nærð tökum á því gæti AutoArchiving hins vegar orðið þér dýrmætt.
Þó að tölvupóstskeyti séu það sem fólk setur oftast í geymslu er hægt að senda alla Outlook hluti í skjalasafnið - stefnumót, verkefni, allt. Fólk setur venjulega ekki tengiliði og minnispunkta í geymslu, en þú getur jafnvel sett þær í geymslu ef þú vilt.
Þú þarft ekki að gera neitt til að láta Outlook geyma hlutina þína; forritið er sett upp til að geyma hluti sjálfkrafa. Ef þú vilt sjá hvernig Outlook er sett upp til að geyma gömlu hlutina þína, eða breyta því hvernig Outlook vinnur verkið skaltu fylgja þessum skrefum:
1. Veldu Verkfæri –> Valkostir.
Valkostir valmyndin birtist.
2. Smelltu á Annað flipann.
Síðan Aðrir valkostir birtist.
3. Smelltu á AutoArchive hnappinn.
AutoArchive valmyndin birtist.
Ekki fara í gegnum AutoArchive valmyndina til að breyta hlutunum viljandi - að minnsta kosti ekki fyrr en þú horfir til að sjá hvað er þegar sett upp. Fjórir mikilvægir hlutir sem AutoArchive svarglugginn segir þér venjulega eru sem hér segir:
Þegar þú setur upp Outlook fyrst, setur forritið hluti sjálfkrafa í geymslu á 14 daga fresti og sendir hluti sem eru eldri en 6 mánaða í skjalasafnið sem skráð er í AutoArchive valmyndinni. Fyrir flesta eru þessar stillingar bara fínar. Sumir kjósa að slökkva á AutoArchive eiginleikanum og keyra Archive ferlið handvirkt. Þú getur slökkt á sjálfvirkri geymslu með því að smella á gátreitinn merktan „Run AutoArchive á 14 daga fresti“ efst í sjálfvirkri geymslu valmynd.
Þú getur sett skilaboð í geymslu hvenær sem þú vilt með því að velja File -> Archive í Outlook valmyndinni og fylgja leiðbeiningunum. Kosturinn við að keyra Archive ferlið handvirkt er að þú færð aðeins betri stjórn á ferlinu; þú getur gefið Outlook lokadagsetningu fyrir geymslu á hlutum, td fyrsta árs. Þú getur líka sagt Outlook hvaða möppur á að geyma og hvert á að senda hluti í geymslu. Þú getur jafnvel geymt mismunandi Outlook möppur í mismunandi skjalasafn. Ókosturinn við alla þessa stjórn er að það er hægt að gera saklaus mistök og senda hluti í geymslu á stað sem þú finnur ekki aftur auðveldlega. Reyndu að breyta ekki nafni eða staðsetningu skráanna sem geymdir hlutir þínir eru sendir til, því það er furðu auðvelt að missa yfirsýn yfir hvað fór hvert,
Stundum virðist AutoArchive vera galdur. Eldri hlutir eru vistaðir á dularfullan hátt án nokkurra aðgerða af þinni hálfu. Er það ekki auðvelt? Jú - þangað til þú þarft skyndilega að finna einn af þessum hlutum sem færðust á töfrandi hátt í skjalasafnið þitt. Þá verður þú að átta þig á því hvert það fór og hvernig á að komast að því aftur.
Þegar þú vilt skoða aftur hlutina sem þú hefur sett í geymslu skaltu opna skjalasafnið, sem Outlook vísar einnig til sem gagnaskrá.
Til að opna gagnaskrá sem inniheldur skjalasafnið þitt skaltu fylgja þessum skrefum:
1. Veldu File –> Open –> Outlook Data File.
Opna Outlook Data File svarglugginn birtist.
2. Sláðu inn nafn skráarinnar sem þú vilt opna í File Name reitnum.
Nafnið sem þú slærð inn birtist í File Name reitnum.
3. Smelltu á OK.
Nafn gagnaskrárinnar sem þú opnaðir birtist í möppuborðanum með stórum stöfum. Möppulistinn þinn birtist einnig og sýnir tvö sett af möppum: Venjulegt og skjalasafn.
Nógu einfalt, ekki satt? Já, en það er sýndarfluga í sýndarsmyrslinum. Þú veist líklega ekki nafnið á skjalasafninu sem þú vilt opna og það birtist venjulega ekki á listanum í Búa til eða opna Outlook Data File valmynd.
Til að finna út nafnið á skjalasafninu sem er opið, veldu File -> Archive og skoðaðu reitinn sem merktur er "Archive File." Gættu þess að breyta engu um upplýsingarnar í Archive File reitnum. Annars gæti Outlook byrjað að senda hlutina sem eru í geymslu einhvers staðar annars staðar. Upplýsingarnar í Archive File boxinu eru venjulega flóknar gobbledygook með tvípunktum og skástrikum og alls kyns dóti sem venjulegt fólk man ekki.
Ein leið til að fanga langt nafn í glugga er að afrita upplýsingarnar. Svona lítur það út í spólu áfram: Smelltu einu sinni á nafnið, ýttu á Tab, ýttu á Shift+Tab, ýttu á Ctrl+C og smelltu síðan á Hætta við. Eftir að þú hefur afritað skráarnafnið geturðu fylgst með skrefunum sem gefin voru fyrr í þessari grein — límdu nafnið sem þú vilt inn í skráarnafn reitinn með því að ýta á Ctrl+V og fagnar því að þú þurfir ekki að muna þetta langa, klikkaða skráarnafn .
Þú getur haft skjalasafnið þitt opið í Outlook möppulistanum eins lengi og þú vilt, en flestir kjósa að loka henni eftir að þeir finna það sem þeir þurfa. Outlook keyrir aðeins hraðar þegar þú lokar óþarfa gagnaskrám.
Til að loka gagnaskrá skaltu fylgja þessum skrefum:
1. Með möppulistann opinn, hægrismelltu á nafnið á skjalasafnsmöppunni þinni.
Flýtileiðarvalmynd birtist.
2. Veldu Loka möppu í flýtivalmyndinni.
Skjalasafnsmöppan þín hverfur af möppulistanum.
Það er skrýtið hvernig möppur eru nefndar í Outlook. Þú gætir fundið „Persónulegar möppur“ birtast nokkrum sinnum á möppulistanum þínum. Til að láta Outlook keyra eins fljótt og auðið er skaltu loka eins mörgum af þeim og þú getur. Aðalsafnið þitt af möppum - settið sem þú notar á hverjum degi - lokar ekki, svo þú þarft ekki að hafa áhyggjur af því að loka möppunum sem þú notar á hverjum degi.
Fyrir þá sem vilja læra um aðferðir eins og <strong>ROUND</strong>, <strong>ROUNDUP</strong> og <strong>ROUNDDOWN</strong> í Excel 2007, skoðaðu þessa skref-fyrir-skref leiðbeiningu um hvernig á að rúnna tölur á réttan hátt.
Hvernig á að koma í veg fyrir að Microsoft Word opni skrár í skrifvarandi ham á Windows. Microsoft Word opnar skrár í skrifvarandi ham, sem gerir það ómögulegt að breyta þeim? Ekki hafa áhyggjur, aðferðirnar eru hér að neðan
Hvernig á að laga villur við prentun á röngum Microsoft Word skjölum Villur við prentun Word skjala með breyttu letri, sóðalegar málsgreinar, texta sem vantar eða glatað efni eru nokkuð algengar. Hins vegar ekki
Ef þú hefur notað pennann eða hápunktarann til að teikna á PowerPoint glærurnar þínar meðan á kynningu stendur geturðu vistað teikningarnar fyrir næstu kynningu eða eytt þeim út svo næst þegar þú sýnir þær byrjarðu á hreinum PowerPoint glærum. Fylgdu þessum leiðbeiningum til að eyða penna- og auðkenningarteikningum: Að eyða línum einni á […]
Stílsafnið inniheldur CSS skrár, Extensible Stylesheet Language (XSL) skrár og myndir sem notaðar eru af fyrirfram skilgreindum aðalsíðum, síðuuppsetningum og stjórntækjum í SharePoint 2010. Til að finna CSS skrár í stílasafni útgáfusíðunnar: Veldu Site Actions→ View Allt efni á síðunni. Innihald síðunnar birtist. Style bókasafnið er staðsett í […]
Ekki yfirgnæfa áhorfendur með stórkostlegum tölum. Í Microsoft Excel geturðu bætt læsileika mælaborða og skýrslna með því að forsníða tölurnar þínar þannig að þær birtast í þúsundum eða milljónum.
Lærðu hvernig á að nota SharePoints samfélagsnetverkfæri sem gera einstaklingum og hópum kleift að eiga samskipti, vinna saman, deila og tengjast.
Julian dagsetningar eru oft notaðar í framleiðsluumhverfi sem tímastimpill og fljótleg tilvísun fyrir lotunúmer. Þessi tegund af dagsetningarkóðun gerir söluaðilum, neytendum og þjónustuaðilum kleift að bera kennsl á hvenær vara var framleidd og þar með aldur vörunnar. Julian dagsetningar eru einnig notaðar í forritun, hernum og stjörnufræði. Mismunandi […]
Þú getur búið til vefforrit í Access 2016. Svo hvað er vefforrit eiginlega? Jæja, vefurinn þýðir að hann er á netinu og app er bara stytting fyrir „umsókn“. Sérsniðið vefforrit er gagnagrunnsforrit á netinu sem hægt er að nálgast úr skýinu með vafra. Þú smíðar og viðheldur vefforritinu í skrifborðsútgáfunni […]
Flestar síður í SharePoint 2010 sýna lista yfir flakktengla á flýtiræsingarstikunni vinstra megin á síðunni. Flýtiræsingarstikan sýnir tengla á innihaldsefni vefsvæða eins og lista, bókasöfn, síður og útgáfusíður. Flýtiræsingarstikan inniheldur tvo mjög mikilvæga tengla: Tengill á allt efni vefsvæðis: […]
