Ein af þeim atburðarásum sem þú gætir lent í, eftir því sem fjöldi vefsöfna fyrir fyrirtæki þitt eykst, er þörfin á að safna saman gögnum úr ýmsum listum til að afla viðskiptagreindar og keyra skýrslur um. Samþætting SharePoint Online við Microsoft Access 2010 (Access) gerir öðrum en forritara kleift að vinna í kringum núverandi takmarkanir SharePoint Online til að leysa þetta vandamál.
Eða, ef þú ert vaxandi lítið fyrirtæki með núverandi vefgagnagrunn í Access, geturðu nýtt þér SharePoint Online til að leyfa meðlimum fyrirtækis þíns sem hafa ekki Office Professional 2010 áskrift að hafa samskipti við gagnagrunninn þinn í gegnum vafrann.
MS Access 2010 er búnt með Office 2010 og kemur með fjölda vefgagnagrunnssniðmáta sem eru samhæf við eiginleikann Birta til aðgangsþjónustu. Office 365 áskriftaráætlanir innihalda Access Services, eiginleika sem gerir þér kleift að birta hvaða Access sniðmát sem er á SharePoint vefsvæðum þínum.
Í mjög einföldu máli er Access gagnagrunnur tengslagagnagrunnur sem skipuleggur gögnin þín í töflur. Töflurnar í gagnagrunninum eru samsettar af línum eða færslum og eiginleikar þessara skráa eru skilgreindir í dálkunum eða reitunum. Gagnagrunnurinn verður venslaður þegar eiginleikar úr töflunni mynda tengsl eða háð annarri töflu.

Til dæmis geturðu haft tengiliðatöflu sem inniheldur tengiliðaupplýsingar fyrir alla viðskiptavini þína. Þú getur síðan haft sérstaka Pantanatöflu sem inniheldur pöntunarferil allra viðskiptavina þinna í Tengiliðatöflunni.
Fegurðin við að rekja öll þessi gögn í aðskildum töflum frekar en einum löngum flatum lista er ekki glatað hjá Access notendum sem slógu hugbúnaðinn til frægðar þegar Microsoft sendi milljónasta eintak sitt af MS Access 1.1 í september 1993, aðeins tíu mánuðum eftir að tilkynnt var um útgáfu hans.