Excel gagnagrunnsaðgerðirnar virka allar í grundvallaratriðum á sama hátt. Þeir framkvæma einhvern útreikning á tilteknum reit fyrir þær færslur sem uppfylla tilgreind skilyrði. Til dæmis er hægt að nota gagnagrunnsaðgerð til að reikna út meðaleinkunn allra nemenda í Bókhaldi 101.
Allar gagnagrunnsaðgerðir nota eftirfarandi þrjár röksemdir:
-
Gagnagrunnssviðið: Þessi frumbreyta segir fallinu hvar gagnagrunnurinn er. Þú slærð það inn með því að nota heimaföng (til dæmis A1:D200) eða nafngreint svið (til dæmis Nemendur). Sviðið verður að innihalda allar færslur, þar á meðal efstu röð reitnafna.
-
Reiturinn: Þú verður að segja gagnagrunnsaðgerð á hvaða reit á að starfa á. Þú getur ekki búist við því að það komist að þessu af sjálfu sér! Þú getur annað hvort slegið inn dálknúmerið eða heiti reitsins. Dálknúmer, ef það er notað, er númer dálksins sem er frávikið frá fyrsta dálki gagnagrunnssvæðisins. Með öðrum orðum, ef gagnagrunnur byrjar í dálki C, og reiturinn er í dálki E, þá er dálknúmerið 3, ekki 5. Ef fyrirsögn er notuð, setjið hana innan tveggja gæsalappa. Gagnagrunnsaðgerðir reikna út niðurstöðu út frá gildunum í þessum reit. Hversu mörg gildi eru notuð fer eftir þriðju röksemdinni: viðmiðunum.
-
Viðmiðin: Þetta segir fallinu hvar viðmiðin eru staðsett; það er ekki viðmiðið í sjálfu sér. Viðmiðin segja fallinu hvaða færslur á að nota í útreikningi hennar. Þú setur upp viðmiðin í sérstökum hluta vinnublaðsins, fyrir utan gagnagrunnssvæðið. Heimilisfang þessa svæðis er sent til gagnagrunnsaðgerðarinnar.