Outlook 2019 fyrir LuckyTemplates svindlblað

Það hefur aldrei verið auðveldara að senda tölvupóst en það er í Outlook 2019. Þú munt taka eftir kunnuglega Ribbon-viðmótinu og þú munt samt finna alla Outlook eiginleikana sem þú hefur elskað — auk nokkurra nýrra. Notaðu þetta handhæga svindlblað til að uppgötva frábær ráð og flýtilykla til að hjálpa þér að fá sem mest út úr Outlook.

10 ráð til að nota pósteiningu Outlook 2019

Stilltu dálka og rúður. Dálkarnir í pósthólfinu og öðrum póststöðum eru stillanlegir. Til að víkka dálk skaltu setja músarbendilinn á milli tveggja dálkafyrirsagna og draga til að breyta breidd þeirrar til vinstri. Þú getur líka stillt hlutfallslegar stærðir yfirlitsglugga, póstlista og lesrúða; settu bara músarbendilinn yfir skilrúm á milli rúðu og dragðu.

Veldu hvaða dálkar birtast. Þú getur sérsniðið dálkana sem birtast í póstmöppunum þínum. Á Skoða flipanum, smelltu á Bæta við dálkum til að fá aðgang að Sýna dálkum svarglugganum og bæta við eða fjarlægja dálka þaðan.

Opnaðu skilaboð í eigin glugga. Að lesa skilaboð í lestrarglugganum er stundum gott, en stundum gætirðu viljað sjá skilaboðin í stærra rými. Tvísmelltu á skilaboð til að opna þau í nýjum glugga, eða veldu þau og smelltu síðan á Opna í nýjum glugga á flipanum Skoða.

Lokaðu öllum opnum hlutum. Hér er flýtileið þegar þú ert með mörg mismunandi skilaboð eða önnur atriði opin í einu. Til að loka þeim öllum í einu höggi skaltu smella á Loka öllum hlutum á flipanum Skoða.

Hópaðu skilaboð eftir samtali. Ef það hefur verið mikið af skilaboðum fram og til baka um efni geturðu auðveldlega séð öll tengd skilaboð í einu. Á Skoða flipanum, veldu Sýna sem samtöl gátreitinn og smelltu á Þessi mappa. Notaðu síðan fellivalmynd hnappsins Samtalsstillingar til að fínstilla hvernig samtalsþræðir birtast.

Fáðu aðgang að ítarlegum skoðunarstillingum. Það eru fleiri leiðir til að stilla sýn Mail einingarinnar en þú hefur líklega ímyndað þér. Til að fá aðgang að þeim, á Skoða flipanum, opnaðu myndasafn fyrirkomulagshópsins og veldu Skoðastillingar í valmyndinni. Valmyndin Advanced View Settings opnast. Héðan geturðu nálgast dálka, hópa, flokkunarsíun, skilyrt snið og fleira.

Veldu uppáhalds möppur. Til að láta flýtileið fyrir möppu birtast á Uppáhaldssvæðinu efst á yfirlitsglugganum í Mail einingunni, dragðu og slepptu henni þangað frá neðri hluta yfirlitsgluggans. Þú getur líka hægrismellt á möppu og valið Sýna í eftirlæti.

Sía tölvupóst. Hefur þú einhvern tíma reynt að skoða pósthólfið þitt og leitað að skilaboðum af ákveðnum fána eða flokki, eða sem eru með viðhengi? Á flipanum Heim geturðu smellt á Sía tölvupóst og síðan valið viðmiðun til að sía fljótt eftir. Til dæmis, að velja Viðhengi sýnir aðeins skilaboð sem innihalda viðhengi. Þú getur líka síað með því að slá inn leitarorð eða setningu í reitinn Leita í núverandi pósthólf fyrir ofan póstlistann.

Svara beiðnum um afhendingu eða leskvittanir. Sumum skilaboðum fylgir beiðni um staðfestingu á því að þú hafir móttekið eða lesið þau. Sumum finnst þetta gagnlegt; öðrum finnst það uppáþrengjandi eða dónalegt. Þú getur stillt óskir þínar um hvað mun gerast þegar þú færð slíka beiðni. Veldu File, Options, smelltu á Mail, og skrunaðu niður að Rakningahlutanum. Í hlutanum Fyrir öll móttekin skilaboð sem innihalda beiðni um leskvittun skaltu velja það sem þú vilt: Sendu alltaf leskvittun, sendu aldrei eða spyrðu í hvert skipti.

Notaðu ritföng. Ritföng eiginleiki í Outlook er ekki frábær fyrir fyrirtæki, vegna þess að hann bætir óþarfa grafík við skilaboðin og flestir viðskiptamenn telja það ófagmannlegt. En til einkanota getur það bætt við skemmtilegum, duttlungafullum blæ. Veldu File, Options og smelltu á Mail. Smelltu á Ritföng og leturgerðir og settu síðan upp ritföngin þín í Undirskriftar- og ritföng valmynd. Prófaðu að smella á Þema hnappinn til að byrja með þema. Eftir að þú hefur sett upp þemað þitt, þegar þú skrifar ný skilaboð, skaltu ganga úr skugga um að HTML sé valið á Format Text flipanum, því ritföng virka aðeins með HTML-sniðum skilaboðum.

10 ráð til að nota dagatalareining Outlook 2019

Breyttu sjálfgefna áminningarhljóðinu. Þegar áminning birtist heyrist hljóð (ef kveikt er á hljóðinu, auðvitað). Sjálfgefið er hljóð sem kallast reminder.wav sem fylgir Outlook. Þú getur breytt í annað hljóð. Veldu File, Options, smelltu á Advanced, og í Áminningar hlutanum, smelltu á Browse hnappinn og veldu aðra hljóðskrá.

Endurspilaðu áminningar. Ef þú lokar óvart glugganum áminningar geturðu opnað hann aftur. Á flipanum Skoða, í gluggahópnum, smelltu á Áminningarglugga.

Bættu frídögum við dagatalið. Hvenær eru páskar á næsta ári? Þakkargjörð? Outlook veit. En það segir þér ekki nema þú spyrð. Outlook sýnir sjálfgefið ekki frídaga á dagatölum vegna þess að þau eru staðbundin. Þú getur samt bætt þeim við ef þú vilt. Veldu File, Options og smelltu á Calendar, og síðan í Calendar Options hlutanum, smelltu á Add Holidays. Veldu landið sem þú ert í og ​​smelltu á Í lagi.

Gerðu afrit af dagatali. Til að afrita dagatal skaltu smella á hnappinn Afrita dagatal á Mappa flipanum. Veldu síðan staðsetningu fyrir afritið. Þú gætir gert þetta til að hefja nýtt dagatal sem inniheldur öll atriði aðaldagatalsins þíns sem upphafspunkt, og síðan bæta við eða fjarlægja atriði á því og deila því með öðrum.

Vinna með mörg tímabelti. Þú getur sett upp viðbótartímabelti og úthlutað þeim mikilvægum merkimiðum sem geta hjálpað þér við tímasetningu. Veldu File, Options, smelltu á Calendar, og í Time Zones hlutanum skaltu slá inn merki fyrir aðaltímabeltið þitt og velja svæðið. Þú getur valið Sýna annað tímabelti og Sýna þriðja tímabelti gátreitina og merkt þá líka.

Skiptu um lit dagbókarinnar. Hvert dagatal notar annan lit fyrir flipa, fyrirsagnir og atriði, svo þú getur greint þá í sundur ef þú ert að skoða fleiri en eitt dagatal í einu. Til að breyta lit dagbókar skaltu hægrismella á flipann þess og velja síðan Litur og velja lit. Þú getur líka bara birt dagatalið og smelltu síðan á Litahnappinn á flipanum Skoða.

Stilltu tímaskalann. Í dagatalsskjám þar sem þú sérð einstaka tíma, eins og Dag og Viku, geturðu breytt tímakvarðanum til að draga saman eða stækka dagatalið. Á View flipanum, smelltu á Time Scale og veldu síðan bil sem hver lína á dagatalinu ætti að tákna.

Stilltu vinnutíma. Sjálfgefið er að Outlook lítur á „vinnutíma“ vera 9:00 til 18:00 mánudaga til föstudaga og sunnudaga vera fyrsta dag vikunnar. Þú getur breytt því til að koma til móts við mismunandi vaktir og tímasetningar. Veldu File, Options og smelltu á Dagatal og breyttu svo stillingunum í hlutanum Vinnutími.

Sýndu veðrið eða ekki. Hefur þú tekið eftir því að Outlook sýnir þér staðbundið veður efst á dagatalinu? Ef þér líkar það ekki geturðu slökkt á því. (Þú getur líka breytt því á milli Fahrenheit og Celsíus.) Veldu File, Options, smelltu á Calendar, og í Veðurhlutanum, merktu eða hreinsaðu Show Weather á dagatalinu og veldu hitastigið.

Ræstu Outlook í dagatalinu. Sjálfgefið er að Outlook ræsist í pósthólfinu. Til að byrja í dagatalseiningunni í staðinn skaltu velja File, Options og smella á Advanced. Í Outlook Start and Exit hlutanum, smelltu á Browse og smelltu síðan á Calendar.

10 ráð til að nota People Module Outlook 2019

Tilgreindu hluta nafns einstaklings. Þegar þú býrð til nýjan tengilið er hvaða nafn sem þú slærð inn í Fullt nafn reitinn sjálfkrafa flokkað í aðskilda reiti fyrir Titill, Fyrsta, Miðja, Síðasta og Viðskeyti. Outlook gerir þetta ekki alltaf fullkomið. Þú getur fengið aðgang að svarglugga til að slá inn hverja þessara upplýsinga með því að smella á Fullt nafn hnappinn þegar þú ert að búa til nýjan tengilið.

Stilltu skrána sem röð. Skrá sem stilling fyrir tengilið ákvarðar röð hans í stafrófsröðun tengiliða. Sjálfgefið er Eftirnafn, Fornafn, en þú getur breytt því. Til dæmis gætirðu viljað að fyrirtæki birtist með nafni fyrirtækisins, ekki eftirnafni tengiliðsins þíns þar. Stilltu File As stillinguna fyrir einstakan tengilið í skránni hans með því að tvísmella á hana úr People appinu og breyta síðan File As stillingunni í glugganum sem birtist.

Hannaðu uppsetningu nafnspjalda. Hægt er að breyta sjálfgefna kortahönnun sem sýnd er á nafnspjaldaskjá. Opnaðu tengilið í eigin glugga og smelltu síðan á hnappinn Nafnspjald á tengiliðaflipanum og vinndu síðan í Breyta nafnspjaldglugganum til að breyta kortahönnuninni og reitunum sem það inniheldur.

Notaðu fleiri reiti. Reitirnir sem birtast sjálfgefið fyrir tengilið þegar þú opnar hann í eigin glugga eru aðeins undirmengi tiltækra reita. Til að sjá fleiri reiti, opnaðu tengiliðinn og smelltu síðan á Upplýsingar á flipanum Tengiliður. Sumir af viðbótarreitunum innihalda gælunafn, nafn stjórnanda, maki/félagi, afmæli og afmæli.

Byrjaðu nýjan tengilið byggt á þeim sem fyrir er. Ef þú ert með marga tengiliði sem allir vinna fyrir sama fyrirtæki, munu margir reitirnir líklega vera þeir sömu, svo sem póstfang og veffang. Til að spara tíma geturðu stofnað nýjan tengilið byggt á þeim sem fyrir er. Opnaðu núverandi tengilið í eigin glugga og smelltu síðan á neðri hluta hnappsins Vista og nýtt á tengiliðaflipanum þannig að valmynd birtist. Í þeirri valmynd skaltu velja Tengiliður frá sama fyrirtæki.

Bættu efni sem ekki er texti við tengiliðaglósur. Opnaðu tengilið í eigin glugga og smelltu síðan á athugasemdasvæðið. Á Insert flipanum finnurðu marga valkosti fyrir efni sem þú getur sett inn á Notes svæðinu, þar á meðal myndir, form, tákn, töflur, SmartArt, jöfnur, tákn og WordArt.

Merktu tengilið sem einkaaðila. Kannski ertu með einhverja tengiliði á tengiliðalistanum þínum sem þú vilt helst ekki deila. Til að útiloka að tiltekinn tengiliður sé deilt skaltu opna tengiliðinn í eigin glugga og smella á Einkamál á flipanum Tengiliður.

Skoðaðu sameiginlega tengiliði einhvers annars. Þú getur deilt tengiliðunum þínum með hnappinum Deila tengiliðum á Heimaflipanum. Til að skoða sameiginlega tengiliði einhvers annars, smelltu á Opna sameiginlega tengiliði hnappinn (á Heim flipanum) og smelltu síðan á Nafn hnappinn og veldu þann sem þú vilt sjá tengiliði. Ef þessi manneskja hefur deilt tengiliðamöppunni sinni, muntu geta skoðað hana (að frádregnum þeim sem hann hefur merkt sem einkaaðila). Augljóslega virkar þetta best í viðskiptaumhverfi þar sem allir eru á sama póst- eða SharePoint netþjóni.

Athugaðu hvort tengiliðir séu afritaðir. Væri ekki gaman ef Outlook myndi segja þér ef þú reynir að búa til nýjan tengilið fyrir einhvern sem er þegar á listanum þínum? Þú getur látið það gerast. Veldu File, Options og smelltu á People. Í hlutanum Nöfn og skráning, veljið gátreitinn Athuga eftir afritum þegar nýir tengiliðir eru vistaðir.

Búðu til nýtt útsýni. Á Heim flipanum, opnaðu Current View galleríið og veldu Manage Views. Þaðan geturðu búið til þína eigin sérsniðnu sýn. Byrjaðu á því að velja núverandi skjá og smelltu á Afrita. Veldu síðan afritið og smelltu á Breyta. Nýja yfirlitið þitt mun birtast í núverandi Skoða galleríi ásamt venjulegu útsýni eins og nafnspjaldi, síma og lista.

5 ráð til að nota Noteseining Outlook 2019

Breyttu minnislitum. Límmiðar þurfa ekki að vera gulir. Til að breyta minnislit skaltu breyta flokki hennar. Veldu það, og síðan á Heim flipanum, smelltu á Flokka og veldu annan lit. Þetta breytir minnislitnum í Táknskjánum og öðrum sýnum sem sýna það sem litaðan límmiða.

Sendu athugasemd. Til að senda athugasemd til einhvers annars með tölvupósti, veldu athugasemdina og smelltu á Ásenda flipann á Heimaflipanum. Sendu síðan tölvupóstinn eins og venjulega. Ef viðtakandinn er með Outlook getur hann eða hún opnað og skoðað athugasemdina.

Raða og sía núverandi athugasemdaskjá. Til að breyta því hvernig minnismiðar birtast geturðu breytt sýninni, eins og í öðrum einingum. Á Heim flipanum, opnaðu gallerí Current View hópsins og veldu Manage Views. Veldu núverandi útsýnisstillingar og smelltu síðan á Breyta. Smelltu á Raða til að breyta röðunarröðinni eða Sía til að sía listann. Smelltu á Reset Current View ef þú skiptir um skoðun varðandi breytingarnar.

Gerðu glósurnar stærri eða minni. Þegar glósurnar eru skoðaðar í táknskjá, á Skoða flipanum, smelltu á Stór tákn eða Lítil tákn til að skipta á milli valkostanna tveggja. (En varaðu þig við: Þér mun ekki líkar við Small Icons útsýnið. Það er sóðalegt og þú missir táknlitina.) Listaskjár, einnig fáanlegur á View flipanum, sýnir glósurnar sem einn dálk lista.

Breyttu stærð opinnar athugasemdar. Þegar þú tvísmellir á minnismiða opnast hann í eigin aðskildum minnismiðaglugga. Þú getur dregið hornið á þessum glugga til að breyta stærð hans svo þú getir séð meira af minnismiðanum án þess að fletta (ef það er langur minnispunktur).

3 ráð til að stjórna Outlook 2019 gagnaskránum þínum

Geymdu gamlar upplýsingar í geymslu. Gagnaskrár geta fljótt stækkað í gígabæt að stærð. Með tímanum getur stór gagnaskrá orðið ómeðhöndluð, sem veldur því að Outlook er hægara í ræsingu og lokun. Þú gætir viljað geyma gömul skilaboð og hluti í sérstaka skrá sem þú hefur aðgang að eftir þörfum. Til að setja skrár í geymslu, smelltu á File og smelltu síðan á Tools hnappinn. Smelltu á Hreinsa upp gamla hluti. Veldu hvaða möppu/möppum á að geyma í geymslu og stilltu svo dagsetningarþröskuld í reitnum Geymsluhluti eldri en. Veldu staðsetningu skjalasafns eða samþykktu sjálfgefið (sem er sama staðsetning og aðal Outlook gagnaskráin þín, en heitir Archive).

Hreinsaðu pósthólfið þitt. Hreinsun pósthólfa er fullkomnari og meiri þátttaka en einföld geymsluaðgerð. Með Mailbox Cleanup geturðu fundið hluti sem eru eldri en ákveðinn fjöldi daga eða stærri en ákveðinn fjöldi kílóbæta. Þú getur notað AutoArchive til að gera geymsluferlið sjálfvirkt og þú getur tæmt möppuna Eyddir hlutir. Til að byrja, smelltu á File, smelltu á Tools og smelltu á Mailbox Cleanup.

Deildu Outlook með öðrum notendum.Þegar þú deilir tölvu og hver einstaklingur hefur sína eigin Windows innskráningu þarftu ekki að hafa áhyggjur af Outlook crossover; þegar hvert ykkar keyrir Outlook færðu þitt eigið einkapósthólf og gagnaskrá. En ef tveir eða fleiri deila sömu innskráningu þurfa þeir ekki endilega að deila einu Outlook gagnasetti. Lykillinn að friðhelgi einkalífsins í þessu tilfelli er að búa til viðbótarsnið í Outlook. Smelltu á File, smelltu á Account Settings og smelltu á Manage Profiles. Búðu til nýjan prófíl í Mail valmyndinni með því að smella á Bæta við og fylla út umbeðnar upplýsingar. Síðan í Mail valmyndinni geturðu valið Spyrja um að snið sé notað ef þú vilt að Outlook spyrji hvaða notanda eigi að hlaða í hvert skipti sem það opnast. Að öðrum kosti geturðu valið Notaðu alltaf þennan prófíl og síðan valið þann sem á að nota. Til að skipta um prófíl ef þú hefur ekki beðið Outlook um að biðja þig um við ræsingu skaltu velja File, Account Settings, Change Profile. Outlook mun endurræsa og spyrja hvaða prófíl eigi að hlaða.

Flýtivísar Outlook 2019

Þú getur unnið sum verkefni miklu hraðar með því að nota flýtilykla. Eftirfarandi töflur bjóða upp á nokkrar handhægar flýtileiðir til að hjálpa þér að vera skilvirkari.