Outlook 2003: Viðskiptatengiliður

Business Contact Manager (BCM) útgáfa 2.0 er ókeypis viðbót við Outlook 2003 í Office Professional og Small Business útgáfunum. Það er frábært tæki ef þú skilur hvernig á að nota það í þágu þín og sigrast á tveimur helstu takmörkunum þess:

• Eldri útgáfur af BCM virka sem sjálfstæðar einingar sem leyfa ekki deilingu á milli margra notenda. Með því að uppfæra BCM í útgáfu 2.0 er hægt að deila gagnagrunni á milli margra notenda. Ef þú ert að nota eldri útgáfu, farðu á netið, veldu Hjálp á Outlook tækjastikunni, veldu Athugaðu fyrir uppfærslur og fylgdu síðan leiðbeiningunum til að uppfæra kerfið þitt.

• Til að nota samnýtingareiginleika BCM verður Outlook forritið þitt að vera sett upp á tölvu sem keyrir Windows XP Professional; BCM deilir ekki undir Windows XP Home Edition.

• Vöru- og þjónustuvörulistinn er með föstu sniði með aðeins þremur tiltækum reitum til að flytja inn gögn úr sölu- og bókhaldskerfinu þínu. Þú verður að stilla reiti úr viðskiptakerfinu þínu til að passa inn í innflutningsreitina þrjá: Nafn vöru, Lýsing og Einingaverð, sem takmarkar hvernig hægt er að vitna í þjónustu og vörur. Að vitna í sömu vöru og eina einingu, einn kassa eða einn ílát þýðir að þú þarft að opna eina línu í hverri umbúðum. Þú getur ekki flutt inn núverandi birgðamagn þitt vegna þess að BCM flytur ekki inn magnreiti.

• Til að hafa sama hlut á mismunandi umbúðum í sömu línu þarftu að skilgreina merkingu einingarmagns þíns, hvort sem það er 1 sjampóflaska eða kassi sem inniheldur 12 sjampóflöskur. Að laga heiti hvers hlutar, lýsingu og einingarverð fyrir þjónustu, verkefni eða vöru er áskorunin við að nota BCM í hvaða viðskiptum sem er.

Segðu til dæmis að Daisy vinni í tölvu- og hugbúnaðarviðhaldsfyrirtæki og fái beiðni um tilboð til að setja upp og deila nýja BCM 2.0 á fimm vinnustöðvum. Hún skrifar ítarlega tillögu, þar á meðal lágmarkskröfur eins og Windows XP Professional í vinnustöðinni sem mun deila gagnagrunninum, og áætlar fjölda klukkustunda fyrir þjónustu sína. Hún býr til nýjan hlut til að skrá þessa tillögu:

Þjónustutilboð fyrir uppsetningarhugbúnað

Heiti hlutar: Hugbúnaðaruppsetning

Lýsing: BCM 2.0 deilt á 5 vinnustöðvar

Magn: 1 þjónusta

Verð : 120.00

Daisy notar reitinn Vöruheiti til að tilgreina þjónustuna og reitinn Lýsing til að skrá það sem krafist var. Hún tengir einnig tillöguna sem skrá í atriði í sögu tækifæra. Með því að laga þjónustu sína að vöru- og þjónustuvörulistanum geturðu beitt hugmynd Daisy í hvers kyns viðskiptum.

Segja auk þess að Mark starfi á lögfræðiskrifstofu og nýr viðskiptavinur óskar eftir tilboði í að sinna lögfræðimálum fyrirtækisins. Hann skrifar tillögu sem útskýrir hvað skrifstofuþjónusta hans nær yfir og sendir það sem $250 á klukkustund, áætla að tíu klukkustundir á mánuði af þjónustu. Hann metur tillöguna um 120 stundir á ári og setur hana upp á eftirfarandi hátt:

Þjónustutilboð fyrir lögfræðiþjónustu Marks

Nafn hlutar: Lögfræðiaðstoð

Lýsing: Viðskiptasamningur um lögfræðiaðstoð 10 klst./mán

Magn: 120

Samtals: $30.000

Sömuleiðis getur snyrtistofa útbúið vöru- og þjónustuvörulista fyrir Botox húðumhirðu og laserhúðþjónustu á sama hátt og lögfræðistofa eða tölvuþjónusta.

Hvort sem þú ert í verslun eða litlum iðnaði geturðu stillt vörulistann þinn til að passa við tiltæka reiti BCM með því að nota fyrri dæmi.