Notkun eigindlegra gagna í Excel söluspám

Eigindleg gögn eru upplýsingar sem hjálpa þér að skilja bakgrunn megindlegra gagna. Auðvitað vekur það spurninguna: Hvað eru megindleg gögn? Magngögn eru töluleg gögn - fjöldi eininga sem liðið þitt seldi á fyrri ársfjórðungi, eða tekjur sem teymið þitt kom með í mars.

Með magngögnum geturðu notað Excel til að reikna út fjölda seldra eininga á mánuði, eða fæstar eða flestar. Þú getur notað Excel til að reikna út hreyfanlegt meðaltal af tekjunum sem söluteymið þitt hefur aflað, eða lágmarkstekjur þess, eða prósentu af árstekjum sem aflað var í október.

Aftur á móti hafa eigindleg gögn ekki meðaltal, lágmark eða hámark. Það eru upplýsingar sem hjálpa þér að skilja megindleg gögn. Það setur tölurnar í samhengi. Það hjálpar til við að vernda þig gegn því að gera virkilega heimskuleg mistök.

Að spyrja réttu spurninganna

Segjum sem svo að framkvæmdastjóri sölusviðs þíns biðji þig um að spá fyrir um hversu marga bíla umboðið þitt muni selja á næsta ári. Ef umboðsskrifstofan þín selur aðallega Ford-bíla, er sanngjarnt að taka mark á spá. Ef umboðsskrifstofan þín seldi aðallega Duesenberg þar til á síðasta ári er ósanngjarnt að gera spá. Þú getur ekki selt neina Duesenberg vegna þess að enginn framleiðir þá lengur.

Það dæmi er að vísu öfgafullt, en það er ekki alveg heimskulegt. Þú þarft að vita hvað fyrirtækið þitt ætlar að koma á markað á því tímabili sem þú vilt spá fyrir um. Annars skiptir sölusaga þín - grunnlínan þín - bara ekki máli. Og þú getur ekki gert nákvæma spá sem er byggð á óviðkomandi grunnlínu.

Hér eru nokkrar spurningar sem þú ættir að spyrja áður en þú byrjar að hugsa um að setja saman grunnlínu:

• Hversu marga sölumenn mun fyrirtækið þitt bjóða þér upp á? Verður þú með fleiri fætur á götunni en þú gerðir í fyrra? Færri? Um það sama? Stærð söluliðsins skiptir máli. Til að gera almennilega spá þarftu að vita hvaða söluúrræði þú ætlar að hafa í boði.
• Mun þóknunarstig breytast á spátímabilinu? Er fyrirtæki þitt að hvetja sölulið sitt eins og það hefur gert á, til dæmis, síðustu 12 mánuði? Ef svo er, þá þarftu ekki að hafa áhyggjur af þessu þegar þú gerir spár. En ef viðskiptamódelið hefur breyst og þóknunarhlutföll munu lækka vegna þess að samkeppnin hefur lækkað - eða vextir hækka vegna þess að samkeppnin hefur harðnað - þarf spá þín að taka tillit til þess.
• Mun vöruverð breytast á þessu spátímabili? Mun verð vörulínunnar þinnar hækka? Ef svo er þarftu líklega að byggja smá svartsýni inn í spá þína um seldar einingar. Munu þeir falla? Þá geturðu verið bjartsýn. (Hafðu í huga að verðlagning hefur yfirleitt meiri áhrif á seldar einingar en tekjur.)

Þú getur ekki notað spá til að svara spurningum eins og þessum. Og samt eru svör þeirra - sem flokkast sem eigindleg gögn - mikilvæg til að gera góðar spár. Þú getur haft langa, vel hagaða grunnlínu, sem er í raun lykillinn að góðri spá. Og svo geturðu orðið algjörlega blekkt ef fyrirtækið þitt breytir vörulínu sinni, eða dregur úr söluliði sínu, eða breytir þóknunarskipan svo mikið að söluliðið gengur, eða lækkar verðið svo langt að markaðurinn getur ekki haldið höndum saman. af vörulínunni. Eitthvað af þessu mun láta spá þína líta út eins og þú hafir yppt öxlum og kastað nokkrum teningum.

Þú getur ekki treyst algjörlega á grunnlínu til að gera söluspá. Þú þarft að huga að því hvað fyrirtæki þitt er að gera í markaðssetningu, verðlagningu, stjórnun á fólki, viðbrögðum við samkeppninni, til að gera góða söluspá.

Að hafa auga með boltanum: Tilgangur spár þinnar

Settu upp grunnlínuna þína til að endurspegla tímabilið sem þú vilt spá inn í. Það er að segja, ef þú vilt spá fyrir um eins mánaðar sölu ætti grunnlínan þín að sýna sölusögu þína í mánuðum. Ef tilgangur spárinnar er að hjálpa til við að leiðbeina fjárhagsáætlunum eins og hagnaðaráætlunum, viltu líklega spá fyrir um afkomu ársfjórðungs og grunnlínan ætti að vera skipulögð í ársfjórðunga.

Myndin sýnir dæmi um gagnlega grunnlínu.

Spáin er fyrir næsta mánuð, þannig að grunnlínan veitir mánaðarlega sölusögu.

Þú gætir auðveldlega búið til lista yfir mánaðarnöfn í dálki B. Þú myndir velja reit B2 og slá inn janúar, eða jan. Ýttu á Enter, og ef nauðsyn krefur, veldu reit B2 aftur (eða ýttu á Ctrl+Enter til að skilja reit B2 eftir valinn þegar þú slærð inn gildi hans ). Taktu eftir litla svarta ferningnum í neðra hægra horni reitsins - það er kallað fyllingarhandfangið. Færðu músarbendilinn yfir áfyllingarhandfangið. Þú munt sjá bendilinn breytast í krosshár. Nú, þó að þú sjáir enn krosshárin, ýttu á músarhnappinn, haltu áfram að halda honum niðri og dragðu niður eins langt og þú vilt. Excel fyllir út nöfn mánaðanna fyrir þig. Þetta virkar líka fyrir daga vikunnar.

Það eru nokkrar þumalputtareglur um að byggja upp grunnlínu sem þér mun finnast gagnlegt að hafa í huga.

• Notaðu tímabil af sömu lengd í grunnlínunni þinni. Að nota eitt tímabil sem nær yfir 1. febrúar til 14. febrúar og næsta tímabil sem nær yfir 15. febrúar til 31. mars er sérkennilegt. Ég hef þó séð það gert, bara vegna þess að það reyndist þægilegt að setja gögnin saman þannig. En það kastar öllu af sér, því að tekjur í febrúar eru vanmat og tekjur í mars ofmat. Óháð því hvaða spáaðferð þú notar, þá verður það vandamál. (Þú getur örugglega hunsað lítinn mun, eins og 28 dagar í febrúar og 31 dag í mars.)
• Gakktu úr skugga um að tímabilin í grunnlínunni þinni séu í lagi, frá fyrsta til síðasta. Nokkrar vinsælar spátækni, þar á meðal tvær sem lýst er í þessari bók, treysta á sambandið milli mælingar eins tímabils og mælinga næsta tímabils. Ef tímabil þín eru úr tímaröð, verður spáin þín úr skorðum. Oft eru hráar mælingar þínar ekki í tímaröð og af ýmsum ástæðum þarftu að draga þær saman með snúningstöflu - sem þú getur auðveldlega sett í dagsetningarröð. Reyndar setja snúningstöflur samantektargögn í tímaröð sjálfgefið.
• Gerðu grein fyrir öllum tímabilum í grunnlínunni. Ef grunnlínan þín byrjar í janúar 2015 geturðu ekki sleppt febrúar 2015, jafnvel þótt gögnin vanti. Ef þeir mánuðir sem eftir eru eru til staðar, slepptu janúar 2015 og byrjaðu með mars 2015. Hvers vegna? Vegna þess að þú vilt vera viss um að þú sért að ná sambandi milli eins blæðinga og þess næsta.