Microsoft Teams For Lucky Templates Cheat Sheet

Microsoft Teams er samskipta- og samstarfsvara sem var tilkynnt fyrir aðeins nokkrum árum síðan. Það fór síðan að verða ört vaxandi vara í sögu Microsoft. Teams styður nánast hvers kyns tafarlaus og ósamstillt samskipti. Til dæmis geturðu sent skilaboð, hringt í aðra með því að nota hljóð og mynd og haldið fundi á netinu - allt innan Teams. Að auki geturðu deilt stafrænu efni og unnið í rauntíma.

©Round Pebble Design/Shutterstock.com

Hugsaðu um Microsoft Teams sem mælaborð í netvinnunni þinni. Og að sjálfsögðu samþættast Teams náið öðrum Microsoft vörum eins og SharePoint, Word, Excel, PowerPoint, OneNote og Outlook, svo eitthvað sé nefnt.

Byrjað: Hvernig á að nota Microsoft Teams

Microsoft Teams er annað hvort fáanlegt sem ókeypis, sjálfstætt forrit sem þú getur hlaðið niður af internetinu, eða sem hluti af hugbúnaðarbúnti, eins og Microsoft 365. Ókeypis, skuldbindingarlausa Microsoft Teams appið býður upp á eiginleika eins og ótakmörkuð skilaboð og leitarmöguleika, 10GB af sameiginlegu geymsluplássi í gegnum appið og hljóð- og myndsímtöl milli meðlima.

Öflugri útgáfan af Teams sem er fáanleg með áskrift að Microsoft 365 býður upp á alla þessa eiginleika sem og fjölda annarra, þar á meðal 1 TB geymslupláss fyrir hverja stofnun; Skipta tölvupósthýsingu; aðgangur að OneDrive, SharePoint og annarri Microsoft 365 þjónustu; auknir öryggiseiginleikar; og 24/7 síma- og vefstuðningur meðal annarra stjórnunarverkfæra. Fáðu upplýsingar um muninn á hinum ýmsu Teams útgáfum .

Þú getur sett upp Teams á eftirfarandi stýrikerfum:

• Windows: Líkurnar eru góðar að ef þú ert að nota Windows tölvu, þá ertu líklega að nota Windows 10. Hins vegar, ef þú ert í fyrirtæki sem notar eldri útgáfu af Windows, geturðu samt sett upp Teams. Síðan Teams var hleypt af stokkunum hefur það verið stutt í öllum útgáfum af Windows síðan Windows 7.
• Mac: Teams er fáanlegt á MacOS tölvum og virkar nákvæmlega eins og Microsoft Teams fyrir Windows.
• Linux: Margir hugbúnaðarframleiðendur og tækniáhugamenn nota opinn uppspretta og ókeypis stýrikerfi, Linux. Microsoft Teams fyrir Linux er fyrsta Microsoft 365 appið sem er fáanlegt á Linux skjáborðum.
• iOS: Ef þú ert með iPhone eða iPad notar hann iOS stýrikerfið. Þú finnur Teams appið í Apple App Store.
• Android: Meirihluti allra snjallsíma keyra Android stýrikerfið. Þú finnur Teams appið í Google Play versluninni.
• Vefvafrar: Ef þú getur ekki sett upp Teams biðlarann ​​á tækinu þínu geturðu alltaf notað vefvafrann þinn og skráð þig inn á Teams. Vefútgáfan af Teams býður upp á leið til að fá aðgang að Teams úr tölvum sem þú gætir notað á kaffihúsi eða heima hjá vini. Vertu bara viss um að skrá þig út og notaðu aðeins traustar tölvur!

Hvernig á að vafra um Microsoft Teams

Leiðsöguvalmyndin er að finna vinstra megin á hefðbundnum tölvu- eða fartölvuskjá og neðst á fartækjum. Þú getur bætt nýjum siglingahlutum við listann með því að búa til reglur eða setja upp forrit. Sjálfgefið er að helstu þættir Teams siglingar innihalda:

• Virkni: Athafnastraumurinn er þar sem þú finnur tilkynningar um hluti sem eru að gerast í kringum Teams. Til dæmis, ef það eru ólesin skilaboð á rás eða einhver sendir þér spjallskilaboð, muntu sjá þau birtast í athafnastraumnum þínum. Líttu á þetta sem eina búðina þína fyrir allt sem hefur gerst í Teams síðan þú varst þar síðast.
• Spjall: Spjallsvæðið er þar sem þú finnur öll persónuleg og hópspjall þín. Það er lúmskur munur á samtölum í spjalli og samtölum á rásum. Þú getur hugsað um spjall sem ad hoc skilaboð til annars eða nokkurra annarra. Spjall kemur og fer og er sjálfkrafa, en rás er sérstakt svæði sem er viðvarandi og þar sem fólk getur tjáð sig um ákveðið efni.
• Teams: Nafna vörunnar sjálfrar, Teams svæðið er þar sem þú finnur liðin sem þú hefur sett upp. Þú getur flett í gegnum rásirnar fyrir hvert lið og sent skilaboð og haldið fundi. Þú getur líka búið til ný teymi og stjórnað núverandi teymum.
• Dagatal: Dagatalssvæðið einbeitir sér að viðburðadagatalinu þínu og fundum. Ef þú hefur einhvern tíma skipulagt fund í Microsoft Outlook muntu þekkja allt of vel að vinna með dagatalið þitt í Teams. Athugið: Dagatalið er náið samþætt við Outlook, þannig að ef þú ert ekki með Outlook uppsett muntu ekki sjá dagbókaratriðið í flakkinu.
• Símtöl: Símtalssvæðið er þar sem þú skoðar upplýsingar um hljóð- og myndsímtölin þín. Þú getur hringt í nýtt símtal, séð símtalaferil, sett upp hraðvalstengiliði og skoðað talhólfið þitt.
• Skrár: Skráasvæðið er þar sem þú getur vistað og deilt stafrænum skrám. Ef þú hefur einhvern tíma notað SharePoint eða OneDrive muntu vera ánægður að læra að þú ert nú þegar á undan leiknum. Teams notar SharePoint og OneDrive bak við tjöldin Teams og hvenær sem er geturðu hoppað út úr Teams og opnað skrárnar í SharePoint eða OneDrive forritunum.

Microsoft Teams spjallskilaboð og símtöl

Að senda spjallskilaboð er lykilhugtak í Teams. Þú getur sent skilaboð á rás innan teymis, eða þú getur sent skilaboð sem spjall til eins eða fleiri aðila.

Til að senda skilaboð til rásar, veldu Teams í vinstri yfirlitsrúðunni og veldu síðan rásina. Rásin mun hlaðast og þú munt sjá öll fyrri skilaboð í miðrúðunni. Til að senda skilaboð á rásina skaltu slá inn textareitinn neðst á skjánum og velja táknið senda skilaboð, sem lítur út eins og pappírsflugvél. Allir á rásinni munu geta séð skilaboðin þín næst þegar þeir skoða rásina.

Til að senda skilaboð til eins eða fleiri einstaklinga sem spjall skaltu velja Spjall í vinstri yfirlitsrúðunni og velja síðan Nýtt spjall táknið efst á listanum yfir spjallskilaboð. Táknið lítur út eins og blýantur sem er skrifaður á blað. Sláðu inn nafn eða nöfn manneskjunnar eða fólksins sem þú vilt senda skilaboðin til og sláðu síðan inn skilaboðin þín í textareitinn neðst á skjánum. Til að senda skilaboðin skaltu velja táknið senda skilaboð, sem lítur út eins og pappírsflugvél.

Þú getur líka hringt í annan aðila með Teams. Ef hinn aðilinn er annar Teams notandi geturðu líka hringt með myndbandi. Til að hringja hljóð- eða myndsímtal til annars Teams notanda skaltu bara leita að nafni viðkomandi innan Teams. Þegar þú heldur músinni yfir nafnið muntu sjá myndmyndavélartákn og símatákn. Veldu myndtáknið til að hefja myndsímtal og símatáknið til að hefja hljóðsímtal. Ef þú þarft að hringja í símanúmer skaltu velja Símtöl í vinstri yfirlitsrúðunni og velja táknið til að hringja.

Ef þú hefur ekki sett upp rödd í Teams áskriftinni þinni muntu ekki geta hringt í símanúmer. Sömuleiðis, ef þú, eða sá sem þú ert að hringja í, ert ekki með myndupptökuvél uppsett, muntu ekki geta hringt myndsímtal.

Stjórnunarmiðstöð Microsoft Teams

Stjórnunarmiðstöð Teams er þar sem þú stjórnar Teams. Þú notar vafrann þinn til að skrá þig inn á Teams Admin Center . Þegar þú hefur skráð þig inn finnurðu leiðsöguvalmyndina vinstra megin á vefsíðunni. Helstu þættir stjórnunarmiðstöðvar Teams eru:

• Mælaborð: Mælaborðið er aðal áfangasíðan þín fyrir Teams Admin Center. Hér finnur þú upplýsingaspjöld sem innihalda upplýsingar eins og notendavirkni, skipulagsupplýsingar og hjálpar- og þjálfunartengla.
• Teymi: Notaðu þessar stillingar til að stjórna teymum og teymistefnum. Þú getur bætt við nýjum liðum og stillt núverandi lið. Þú getur líka sett upp reglur sem skilgreina hvaða eiginleika og stillingar teymi getur notað.
• Tæki: Þessar stillingar eru notaðar til að setja upp og stjórna tækjunum á netinu þínu. Þú getur sett upp stillingarskrár sem eru notaðar fyrir tæki sem þú hefur samþykkt fyrir fyrirtæki þitt.
• Staðsetningar: Notaðu þessar stillingar til að setja upp landfræðilegar staðsetningar til notkunar fyrir Teams. Þú getur sett merkimiða þannig að þú getir tilkynnt um tilteknar skrifstofur og sett upp 911 staði sem eru notaðir af neyðarþjónustu. Þessar staðsetningar er hægt að nota fyrir hluti eins og notendur og einnig fyrir skrifstofur og byggingar.
• Notendur: Í þessum hluta geturðu skoðað upplýsingar um Teams notendur og stillt og stillt reglur fyrir einstaka notendur.
• Fundir: Þessar stillingar eru notaðar til að stilla fundi í Teams. Hér getur þú sett upp og stillt ráðstefnubrýr, fundarstefnur, fundarstillingar, stefnur um viðburða í beinni og viðburðastillingar í beinni.
• Skilaboðareglur: Hér geturðu stillt hvaða eiginleikar eru tiltækir í spjalli og rásum. Sjálfgefin regla fyrir allt skipulag er sjálfgefið stillt og þú getur bætt öðrum við.
• Teams öpp: Þessar stillingar eru notaðar til að setja upp reglur og heimildir fyrir hvernig Teams notendur geta notað öpp. Til dæmis inniheldur Teams sjálfgefna stefnu fyrir fólk sem hefur fyrstu samskipti við viðskiptavini eins og gjaldkera á bak við afgreiðsluborðið (oft þekkt sem fyrstu línu starfsmenn). Firstline Worker stefnan tryggir að Vaktaappið, sem er notað til að fylgjast með tíma fyrir vaktavinnu, sé fest og aðgengilegt öllum sem hafa úthlutað stefnunni.
• Radd: Stillingar raddsímtals eru stilltar með þessum stillingum. Hér getur þú sett upp raddaðgerðir eins og að bæta við símanúmeri, stilla tæki og valkosti fyrir símafund.
• Stefnapakkar: Með þessum stillingum geturðu pakkað saman hópi af fyrirfram skilgreindum reglum og beitt þeim á hópa notenda. Til dæmis, til fræðslunota, eru til fyrirfram skilgreindir stefnupakkar fyrir kennara og annar stefnupakki fyrir nemendur.
• Greining og skýrslur: Hér geturðu skoðað og hlaðið niður skýrslum um Teams notkun. Þú finnur notkunarskýrslur fyrir Teams appið, tæki, viðburði í beinni, radd- og textaskilaboð og lokaða notendur.
• Stillingar alls staðar: Þessar stillingar hafa áhrif á allt fyrirtækið þitt. Þú getur stillt stillingar fyrir ytri aðgang og gestaaðgang sem og almennar Teams stillingar. Þú getur líka stillt frí og sett upp auðlindareikninga sem eru notaðir fyrir raddaðgerðir eins og sjálfvirka þjónustufulltrúa.
• Skipulag: Hér finnur þú verkfæri til að hjálpa við að skipuleggja uppsetningu Teams. Þú munt finna Teams ráðgjafatól og netáætlunarverkfæri.

Hvernig á að stækka lið með forritum

Þú getur framlengt Teams með því að setja upp forrit frá Microsoft og öðrum hugbúnaðarfyrirtækjum þriðja aðila. Það eru fimm aðalgerðir af forritum sem þú getur sett upp í Teams. Þetta eru:

• Persónuleg öpp: Þessi öpp eru verkfæri til einkanota, eins og OneNote fyrir innihaldsstjórnun og GitHub fyrir verkfæri fyrir þróunaraðila.
• Bots: Bottar eru settir upp á rásir og þeir geta sent skilaboð á rásir um hluti sem þú vilt að fólkið á rásinni sé uppfært með. Til dæmis gætirðu viljað setja upp SurveyMonkey bot sem sendir skilaboð um kannanir á rásina. Þú getur líka haft samskipti við vélmenni með því að senda þeim skilaboð á rásinni. Til dæmis gætirðu sent skilaboð til Flow botnsins og látið það hefja endurtekið verkefni sem þú hefur þróað í Flow.
• Flipar: Flipar birtast efst á rás í teymi. Til dæmis inniheldur flipinn Færslur öll skilaboð sem fólk hefur sent á rásina. Þú getur bætt við fleiri flipum svo fólk á rásinni geti valið í gegnum þá til að sjá upplýsingar. Til dæmis, ef fyrirtæki þitt notar FlipGrid til að læra, gætirðu sett upp FlipGrid appið og bætt við FlipGrid flipa fyrir eitt af námsnetunum þínum.
• Tengi: Notaðu tengi til að leyfa öðrum hugbúnaðarvörum og þjónustu að senda skilaboð beint inn á Teams rás. Til dæmis, ef þú notar Zendesk fyrir stuðningsmiðana þína, geturðu látið Zendesk senda skilaboð um nýja miða beint inn á rásina þína.
• Skilaboð: Sum forrit auka og auka skilaboðaupplifunina í Teams. Til dæmis, ef þú notar Zoom til að taka og deila myndskeiðum gætirðu viljað bæta því við sem appi svo allir geti skoðað og haft samskipti við Zoom myndbönd beint í skilaboðum á rás.