Lykilspurningar til að spyrja áður en þú dreifir Excel mælaborðinu þínu

Áður en þú sendir út fullbúið Excel mælaborðið þitt er það þess virði að hafa tíma til að stíga til baka og spyrja nokkurra lykilspurninga. Notaðu þessar spurningar sem gátlista áður en þú dreifir mælaborðinu þínu.

Sýnir mælaborðið þitt réttar upplýsingar?

Skoðaðu upplýsingarnar sem þú ert að setja fram og ákvarðaðu hvort þær uppfylli tilgang mælaborðsins sem bent var á við kröfusöfnun. Ekki vera feiminn við að skýra tilgang mælaborðsins aftur með kjarnanotendum þínum. Þú vilt forðast að byggja mælaborðið í tómarúmi. Leyfðu nokkrum prófnotendum að sjá endurtekningar þegar þú þróar það. Þannig eru samskiptin áfram opin og þú ferð ekki of langt í ranga átt.

Hefur allt á mælaborðinu þínu tilgang?

Skoðaðu heiðarlega hversu miklar upplýsingar á mælaborðinu þínu styðja ekki megintilgang þess. Til að halda mælaborðinu þínu eins verðmætu og mögulegt er, viltu ekki þynna það út með gögnum sem eru skemmtileg til að vita sem eru áhugaverð en ekki framkvæmanleg.

Ef gögnin styðja ekki kjarnatilgang mælaborðsins, slepptu þeim. Ekkert segir að þú þurfir að fylla út hvert hvítt rými á síðunni.

Sýnir mælaborðið þitt lykilskilaboðin á áberandi hátt?

Hvert mælaborð hefur eitt eða fleiri lykilskilaboð. Þú vilt tryggja að þessi skilaboð séu áberandi birt. Til að prófa hvort lykilskilaboðin í mælaborðinu séu áberandi skaltu standa aftur og kíkja í augun á meðan þú horfir á mælaborðið. Horfðu undan og skoðaðu síðan mælaborðið nokkrum sinnum. Hvað kemur þér fyrst upp úr? Ef það eru ekki lykilþættirnir sem þú vilt sýna þarftu að breyta einhverju.

Hér eru nokkrar aðgerðir sem þú getur gert til að tryggja að lykilþættirnir þínir séu áberandi.

• Settu lykilhluta mælaborðsins efst til vinstri eða miðju til vinstri á síðunni. Rannsóknir sýna að þessi svæði vekja mesta athygli í lengri tíma.

• Dragðu úr áherslu á landamæri, bakgrunn og aðra þætti sem skilgreina mælaborðssvæði. Reyndu að nota náttúrulega hvíta bilið á milli íhluta þinna til að skipta mælaborðinu í sundur. Ef landamæri eru nauðsynleg skaltu forsníða þau í ljósari litbrigðum en gögnin þín.

• Forsníða merki og annan texta í ljósari litbrigðum en gögnin þín. Ljóslitaðir merkimiðar gefa notendum þínum þær upplýsingar sem þeir þurfa án þess að trufla þá frá þeim upplýsingum sem birtar eru.

Geturðu viðhaldið þessu mælaborði?

Það er mikill munur á því að uppfæra mælaborð og endurbyggja mælaborð. Áður en þú sendir spenntur út ljúffenga mælaborðið sem þú varst að smíða, gefðu þér smá stund til að hugsa um viðhald slíks mælaborðs. Þú vilt hugsa um tíðni uppfærslur og hvaða ferla þú þarft að fara í hvert skipti sem þú uppfærir gögnin. Ef það er tilkynningaratburður í eitt skipti skaltu stilla þá væntingar með notendum þínum. Ef þú veist að það verður endurtekið skýrsla, viltu virkilega semja um þróunartíma, endurnýjunartímabil og áfangaskipti áður en þú samþykkir hvaða tímaáætlun sem er.

Sýnir mælaborðið þitt greinilega umfang þess og geymsluþol?

Mælaborð ætti að tilgreina greinilega umfang þess og geymsluþol. Það er að segja, hver sem er ætti að geta skoðað mælaborðið þitt og vitað hvaða tímabil það á við og umfang upplýsinganna á mælaborðinu. Þetta kemur niður á nokkrum einföldum hlutum sem þú getur gert til að merkja mælaborðin þín og skýrslur á áhrifaríkan hátt.

• Láttu alltaf tímastimpil fylgja með á mælaborðinu þínu. Þetta lágmarkar rugling þegar sama mælaborði eða skýrslu er dreift í mánaðarlegum eða vikulegum greiðslum.

• Láttu alltaf texta fylgja með sem gefur til kynna hvenær gögnin fyrir mælingarnar voru sóttar. Í mörgum tilfellum er tímasetning gagna mikilvægar upplýsingar þegar mæling er greind.

• Notaðu lýsandi titla fyrir hvern íhlut á mælaborðinu þínu. Vertu viss um að forðast dulræna titla með fullt af skammstöfunum og táknum.

Er mælaborðið þitt vel skjalfest?

Það er mikilvægt að skrá mælaborðið þitt og gagnalíkanið á bakvið það. Allir sem einhvern tíma hafa erft Excel vinnublað vita hversu erfitt það getur verið að þýða hinar ýmsu greiningarsveiflur sem fara í skýrslu. Ef þú ert heppinn verður gagnalíkanið nógu lítið til að hægt sé að sameina það eftir viku eða svo. Ef þú ert ekki svo heppinn þarftu að sleppa allri gerðinni og byrja frá grunni.

Skjölin þurfa ekki einu sinni að vera hifalutin fínt efni. Nokkrir einföld atriði geta hjálpað til við að skrásetja mælaborðið þitt.

• Bættu líkanskortsflipa við gagnalíkanið þitt. Líkanskort flipinn er sérstakt blað sem þú getur notað til að draga saman lykilsviðin í gagnalíkaninu og útskýra hvernig hvert svið hefur samskipti við skýrsluhlutana í loka kynningarlaginu.

• Notaðu athugasemdir og merki frjálslega. Það er ótrúlegt hvernig nokkrar skýringar athugasemdir og merkingar geta hjálpað til við að skýra líkanið þitt jafnvel eftir að þú hefur verið fjarri gagnalíkaninu þínu í langan tíma.

• Notaðu liti til að bera kennsl á sviðin í gagnalíkaninu þínu. Með því að nota liti í gagnalíkaninu þínu geturðu fljótt skoðað fjölda frumna og fengið grunnvísbendingu um hvað það bil gerir. Hver litur getur táknað sviðstegund. Til dæmis gæti gult táknað sviðsetningartöflur, grátt gæti táknað formúlur og fjólublátt gæti táknað tilvísunartöflur.

Er mælaborðið þitt notendavænt?

Áður en þú dreifir mælaborðinu þínu vilt þú tryggja að það sé notendavænt. Það er ekki erfitt að giska á hvað notendavænt þýðir:

• Innsæi: Mælaborðið þitt ætti að vera leiðandi fyrir einhvern sem hefur aldrei séð það. Prófaðu það á einhverjum og spurðu viðkomandi hvort það sé skynsamlegt. Ef þú þarft að byrja að útskýra hvað mælaborðið segir, þá er eitthvað að. Þarf mælaborðið fleiri merki, minna flókin töflur, betra skipulag, meiri gögn, minni gögn? Það er góð hugmynd að fá endurgjöf frá nokkrum notendum.

• Auðvelt að rata: Ef mælaborðið þitt er kraftmikið, sem gerir gagnvirkni með fjölvi eða snúningstöflum kleift, vertu viss um að leiðsögnin virki vel. Þarf notandinn að smella á nokkra staði til að komast í gögnin sín? Er fjöldi niðurskurða viðeigandi? Tekur það of langan tíma að skipta úr einu útsýni yfir í annað? Aftur, prófaðu mælaborðið þitt á nokkrum notendum. Og vertu viss um að prófa alla gagnvirka mælaborðseiginleika á nokkrum öðrum tölvum en þinni.

• Prentar almennilega: Ekkert er meira pirrandi en að prenta mælaborð aðeins til að komast að því að sá sem bjó til mælaborðið gaf sér ekki tíma til að tryggja að það prentaðist rétt. Vertu viss um að stilla prentvalkostina á Excel skránum þínum þannig að mælaborðin þín prentist rétt.

Er mælaborðið þitt nákvæmt?

Ekkert drepur mælaborð eða skýrslu hraðar en sú skynjun að gögnin í því séu ónákvæm. Það er ekki í mínu getu að segja þér hvernig á að ákvarða hvort gögnin þín séu réttar. Þú getur hins vegar bent á þrjá þætti sem staðfesta þá skynjun að mælaborð sé rétt:

• Samræmi við viðurkenndar heimildir: Það er augljóst að ef gögn þín passa ekki við aðrar skýrsluheimildir muntu eiga í vandræðum með trúverðugleika gagna - sérstaklega ef þessar aðrar heimildir eru taldar vera viðurkenndar heimildir. Vertu meðvitaður um gagnaheimildir sem eru taldar vera fagnaðarerindi í fyrirtæki þínu. Ef mælaborðið þitt inniheldur gögn sem tengjast viðurkenndri heimild, berðu saman gögnin þín við þá heimild til að tryggja samræmi.

• Innra samkvæmni: Það er aldrei gaman að útskýra hvers vegna einn hluti mælaborðsins þíns passar ekki við aðra hluta sama mælaborðsins. Þú vilt tryggja innra samræmi innan mælaborðsins þíns. Vertu viss um að sambærilegir íhlutir á mismunandi sviðum mælaborðsins séu í samræmi við hvert annað. Ef það er ástæða fyrir ósamræmi, takið skýrt fram þær ástæður. Það er ótrúlegt hversu vel einföld nótnaskrift útskýrir spurningar um gögnin.

• Persónuleg reynsla: Hefur þú einhvern tíma séð einhvern horfa á skýrslu og segja "Þetta lítur ekki út?" Þeir nota það sem sumir kalla „magatilfinningu“ til að meta traust gagnanna. Enginn horfir á tölur í tómarúmi. Þegar þú skoðar hvaða greiningu sem er, kemur þú með margra ára persónulega þekkingu, samskipti og reynslu. Þú notar þessa reynslu ómeðvitað við mat þitt á upplýsingum. Þegar þú ákveður nákvæmni mælaborðsins þíns skaltu taka tillit til skipulagslegrar „söguþekkingar“. Ef mögulegt er, sýndu mælaborðinu þínu nokkrum efnissérfræðingum í fyrirtækinu þínu.