Hvernig á að vista vinnu þína í Office 2019

Þegar þú vinnur í Office 2019 forriti er efnið sem þú býrð til vistað í minni tölvunnar. Þetta minni er aðeins tímabundin geymsla. Þegar þú hættir í Office 2019 forritinu eða slekkur á tölvunni er allt sem er geymt í minninu skolað burt að eilífu - nema þú vistir það.

Grunn vistunin

Ef þú vilt halda því sem þú ert að vinna að í Office 2019 eru hér nokkrar leiðir til að spara:

• Smelltu á File flipann og smelltu á Vista.
• Ýttu á Ctrl+S.
• Smelltu á Vista hnappinn á Quick Access tækjastikunni.

Í fyrsta skipti sem þú vistar skrá biður forritið þig um að slá inn staðsetningu og nafn fyrir hana. Síðan Vista sem birtist í baksviðsskjá. Þaðan skaltu smella á einn af vistunarstöðum, svo sem OneDrive – Personal eða This PC.

Hér er útskýring á þessum tveimur stöðum svo þú getir gert skynsamlegt val:

• OneDrive er þinn eigin nettengda geymslustaður, sem Microsoft býður upp á ókeypis. Sparnaður hér hefur marga kosti. Þú getur fengið aðgang að því frá hvaða nettengdri tölvu sem er og skrárnar þínar eru öruggar og öruggar, svo þú þarft ekki að hafa áhyggjur af öryggisafritum. Þú getur líka deilt tenglum á OneDrive skrárnar þínar með öðrum til samstarfs. Og jafnvel þó að aðgangur að OneDrive krefjist nettengingar, speglar Windows afrit af OneDrive skránum þínum á staðbundnum harða disknum þínum svo þú getir fengið aðgang að vinnunni þinni jafnvel þótt þú sért ekki tengdur við internetið.
• Þessi tölva vísar til staðbundinnar harða disksins og allra tengdra drifs, eins og USB glampi drif. Ef þú velur þessa staðsetningu verða skrárnar aðeins til á tölvunni sem þú ert að nota í augnablikinu. Þetta er góður kostur ef þú ert ekki með netaðgang eða ef þú hefur það sjaldan. Þú myndir líka velja þetta ef þú vilt vista á flytjanlegu glampi drif.

Eftir að þú hefur valið almenna vistunarstað birtast nokkrir kassar efst á hægri glugganum. Einn biður þig um að slá inn skráarnafn hér og hinn er fellilisti yfir skráargerðir. Ef þú vilt vista í sjálfgefna möppunni á þeim stað, og með sjálfgefna sniðinu, geturðu bara slegið inn nafn í fyrsta reitinn og smellt á Vista takkann, og búmm, þú ert búinn.

Þegar þú vistar þegar vistuð skrá aftur, birtist Vista sem skjárinn ekki aftur; skráin vistast sjálfkrafa með nýjustu stillingunum. Ef þú vilt breyta stillingum (eins og staðsetningu eða skráargerð) eða vista undir öðru nafni, veldu File → Save As til að vista sem stýringar birtast.

Breytir vistunarstaðsetningu

Ef þú vistar allar skrárnar þínar á sjálfgefna staðsetningu þarftu ekki að hafa áhyggjur af því að velja mismunandi staðsetningar. Þetta gæti virst aðlaðandi í fyrstu, en hvað gerist þegar þú ert með tvö þúsund skrár? Þú gætir fundið að þú vilt spara á mismunandi stöðum.

Á myndinni hér að ofan sjá Skjöl efst á hægri glugganum? Það er núverandi staðsetning. Ef þú vildir eina af undirmöppunum á núverandi staðsetningu gætirðu smellt á hana á listanum í hægri glugganum. Til dæmis gætirðu smellt á Outlook Files til að fara í Outlook möppuna í Documents möppunni.

Ef þú vilt einhvern annan stað, smelltu á Browse hnappinn til að opna Save As svargluggann. Þegar vista sem svarglugginn er opinn geturðu síðan breytt vistunarstaðnum.

Til að skilja hvernig á að breyta vistunarstöðum ættir þú fyrst að skilja hugmyndina um skráarslóð. Skrár eru skipulagðar í möppur og þú getur haft möppur inni í möppum. Til dæmis gætirðu haft

• Mappa sem heitir Eftirlaun
• Innan þeirrar möppu er önnur mappa sem heitir Fjármál
• Innan þeirrar möppu er Excel skrá sem heitir xlsx

Slóðin fyrir slíka skrá væri

C:\Eftirlaun\Fjármál\Bankareikningar.xlsx

C-ið í upphafi er drifstafurinn. Aðal harði diskurinn í tölvu er kallaður C. Afturstrik (\) eru skil á milli möppustiga.

Efst á Vista sem valmyndinni eru hlutar slóðar aðskildir með þríhyrningum sem vísa til hægri frekar en með skástrikum. Þú getur smellt á hvaða þríhyrninga sem er til að opna fellilista sem inniheldur allar undirmöppurnar (þ.e. möppurnar í þeirri möppu) og smelltu svo á eina af þessum möppum til að skipta fljótt yfir í hana.

Eitthvað sem þarf að hafa í huga varðandi vistunarstaðsetningar Office 2019

Hver Windows reikningur hefur sína eigin skjalamöppu fyrir staðbundna tölvuna; útgáfan af skjölum sem birtist fer eftir því hvaða Windows reikningur er skráður inn.

Hver notandi hefur einnig sitt eigið OneDrive; OneDrive sem birtist fer eftir því hvaða Microsoft reikningur er skráður inn á Office. Á fyrstu myndinni hér að ofan, taktu eftir netfanginu undir OneDrive - Personal; þetta er netfangið sem tengist notandanum sem er skráður inn í Word. Nafn notandans sem skráð er inn birtist í efra hægra horninu á Word glugganum.

Á fyrstu tveimur myndunum hér að ofan er sami notandi skráður inn á bæði Windows og Office, en það er ekki alltaf raunin. Þú getur haft annan Microsoft reikning skráðan inn á Office en inn á Windows sjálft. Tökum dæmi um tvo notendur, Faithe og Vick. Segjum sem svo að Faithe sé skráð inn á Windows og Vick sé skráð inn á Office. Þegar þú vafrar á þessari tölvu staðsetningu eru notendamöppurnar eins og Documents Faithe's, en þegar þú vafrar á OneDrive eru notendamöppurnar Vick's. Til að breyta innskráðum notanda í Office forriti, smelltu á notandanafnið í efra hægra horninu á forritsglugganum og smelltu síðan á Skipta um reikning.

Slóðir eru einnig sýndar sem samanbrjótanlegt/stækkanlegt tré í yfirlitsrúðunni vinstra megin á Vista sem valmyndinni. Þú getur tvísmellt á möppu til að draga saman (fela) eða stækka (sýna) innihald hennar.

Þú hefur nokkrar leiðir til að fletta á milli möppna:

• Smelltu á flýtileið í Quick Access listanum (Windows 10) til að hoppa í ákveðna möppu. Ef listinn er dreginn saman í verkefnaglugganum tvísmelltu á hann til að stækka hann.
• Smelltu á Þessi PC í leiðsöguglugganum til að birta lista yfir öll drif á tölvunni þinni. Þaðan skaltu tvísmella til að fara í gegnum möppustigið á svæðið sem þú vilt.
• Smelltu á þríhyrninginn á heimilisfangastikunni efst í valmyndinni til að opna listann fyrir möppustigið sem þú vilt sjá undirmöppurnar af og smelltu síðan á þá sem þú vilt.
• Smelltu á heimilisfangastikuna. Þetta breytir skjánum í hefðbundna slóð (eins og C:\ Foldername ); þú getur slegið inn slóð handvirkt og ýtt síðan á Enter.

Þú getur búið til nýja möppu til að vista skrár í. Smelltu bara á New Folder hnappinn í Save As valmyndinni, sláðu inn nafn fyrir nýju möppuna og ýttu síðan á Enter.

Ef þú finnur sjálfan þig að breyta vistunarstaðsetningunni oft geturðu stillt aðra staðsetningu sem sjálfgefinn. Fylgdu þessum skrefum í Word, Excel eða PowerPoint:

Veldu Skrá → Valkostir.

Smelltu á Vista flokkinn.

Í reitnum Sjálfgefin staðsetning skráar skaltu slá inn aðra slóð.

Þú getur notað Browse hnappinn til að leita að því ef þörf krefur.

Smelltu á OK.

Velja skráartegund í Office 2019

Til að breyta skráargerð, opnaðu Vista sem tegund listans í Vista sem valmyndinni og veldu annað val. Í hverju forriti eru þrjár mikilvægar skráargerðir sem þarf að vita um:

• Sjálfgefið: Sjálfgefið snið í hverju forriti styður alla eiginleika nema fjölva. Skráarendingin endar á bókstafnum X fyrir hvern og einn: Word er .docx; Excel er .xlsx; PowerPoint er .pptx.
• Macro-virkt: Þetta snið styður alla eiginleika, þar á meðal fjölvi. Skráarendingin endar á bókstafnum M fyrir hvern og einn: .docm, .xlsm og .pptm.

  Fjölvi eru skráðir kóðabitar sem geta gert ákveðnar athafnir í forriti sjálfvirkar, en þær geta líka borið með sér vírusa. Sjálfgefin snið styðja ekki fjölvi af þeirri ástæðu. Ef þú þarft að búa til skrá sem inniheldur fjölvi geturðu vistað á makróvirku sniði.

• 97-2003: Hvert forrit inniheldur skráarsnið fyrir afturábak samhæfni við fyrri útgáfur af forritinu (útgáfur 97 til 2003). Einhver minniháttar virkni gæti glatast við vistun á þessu sniði. Skráarendingar eru .doc, .xls og .ppt.