Hvernig á að vinna í SharePoint frá Office 365

SharePoint er nettengdur samstarfsvettvangur Microsoft. Fyrirtæki nota SharePoint Online til að geyma skjöl, stjórna verkefnum og leyfa vinnufélögum að vinna sín á milli.

SharePoint Online er ekki endilega alls staðar (til staðar eða finnst alls staðar), en það reynir að vera það. SharePoint Online vefsvæði eru hönnuð til að vera aðgengileg hvar sem er - frá borðtölvu, fartölvu, spjaldtölvu eða snjallsíma. Sama hvaða tæki þú notar, efnið á að vera aðgengilegt og notendavænt.

Þessi grein kynnir SharePoint Online, segir þér hvernig á að rata um hópsíðu, hlaða upp og vinna með skrár í skjalasöfnum, deila skrám með vinnufélögum, samstilla skrár og uppfæra Office 365 prófílinn þinn.

Við kynnum liðssíður

SharePoint teymisíða er samstarfsvinnusvæði þar sem samstarfsmenn geta unnið að sömu skrám, fylgst með verkefnum og átt samskipti sín á milli.

Myndin sýnir dæmigerða SharePoint Online liðssíðu í Office 365 glugganum. Þessar síður geta litið mismunandi út eftir því hvernig síðustjórnendur setja þær upp, en þær eiga sömu verkfærin sameiginleg. Teymisíða býður upp á leiðir til að opna Office 365 forrit, hlaða upp og hlaða niður skrám og vinna með vinnufélögum. Þessar síður útskýra hvernig á að skrá sig inn á hópsíðu og rata um skjáinn.

SharePoint Online liðsíða.

Innskráning á hópsíðu

Þú þarft lykilorð og netfang til að skrá þig inn á SharePoint teymissíðu. Líklegt er að þú fáir þessa hluti frá vingjarnlegum kerfisstjóra þínum í hverfinu. Fylgdu þessum skrefum til að skrá þig inn á SharePoint teymissíðu:

Opnaðu vafra og farðu á liðssíðu fyrirtækisins þíns.
Hvernig veffang liðssíðunnar þinnar lítur út fer eftir því hvort fyrirtækið þitt notar eigið lén (eins og company.com ) eða sjálfgefið nafnasnið Office 365 (sem lítur eitthvað út eins og yourcompany.sharepoint.com ).

Ef þú ert beðinn um skilríki skaltu slá inn notandanafnið þitt, slá inn lykilorðið þitt og smella á OK.
Hvað gerist næst fer eftir því hvernig staðbundið (innanhúss) umhverfi þitt lítur út og hvernig stjórnandinn stillti SharePoint. Þú getur lent á liðssíðunni án þess að þurfa að slá inn notandanafn og lykilorð.

Að rata um SharePoint Online liðssíðu

Vísaðu til myndarinnar á undan þegar þú ferð um dæmigerða Sharepoint liðssíðu:

• Forritaforrit: Til að opna Office 365 vefforrit. Vegna útlitsins er það stundum kallað vöfflumatseðillinn.
• Tilkynningar: Til að fá stjórnunar- og notendaskilgreindar viðvaranir.
• Stillingar: Til að breyta notendastillingum. Hvaða valkostir þú færð fer eftir forréttindastigi þínu.
• Notendavalmynd: Til að skrá þig inn, skrá þig út og skoða prófílinn þinn.
• Vefsíðuleit: Til að finna efni á síðunni.
• Yfirlitsgluggi : Til að fá aðgang að vinsælu efni á liðssíðunni. Venjulega ákvarðar síðustjóri hvað birtist á leiðarglugganum.
• Listar: Til að skrá verkefni sem þarf að gera, þar á meðal verkefnavinnu og almenna „til að gera“ hluti. SharePoint býður upp á forsmíðuð sniðmát fyrir mismunandi tegundir af lista, sem mörg hver gera þér kleift að úthluta listaatriðum til ákveðinna SharePoint notenda.
• Skjalasöfn: Til að hýsa skrár sem þú og aðrir liðsmenn geta opnað og unnið með.

SharePoint síða er vefsíða eins og hver önnur. Þú getur búið til bókamerki í vafranum þínum á þá staði í SharePoint sem þú heimsækir oft.

Hvernig á að vinna með skjalasöfn

The skjal bókasafn er grundvallaratriði gagnageymsla í SharePoint staður. Ekki láta orðskjalið blekkja þig. Þú getur geymt hvaða tegund af skrá sem er í skjalasafni.

Notaðu skjalasafnið til að geyma skrár í þeim tilgangi að vinna saman. Þessar síður útskýra hvernig á að opna skrár í skjalasafninu, hlaða upp skrám, breyta samhliða skrám og deila skrám.

Að opna skrá í skjalasafni

Fylgdu þessum skrefum til að finna og opna skrá:

Notaðu leiðsögustikuna til að finna og velja skrána sem þú vilt opna.
Kerfisstjórinn gæti hafa sett flýtileið að skjalasafninu á heimasíðu liðssíðunnar eða annars staðar á síðunni.

Smelltu á Opna hnappinn (punktarnir þrír) við hliðina á nafni skráarinnar sem þú vilt opna.
Sprettigluggi birtist eins og sýnt er. Það sýnir þér forskoðun á skránni svo þú getir gengið úr skugga um að þú hafir opnað rétta.

Smelltu á Fleiri aðgerðir hnappinn (þrír punktar, aftur).
Myndin sýnir hvar hnappurinn Fleiri aðgerðir er staðsettur. Sprettigluggi birtist með öllum mögulegum aðgerðum sem þú getur gert með skránni, eins og sýnt er.

Opnaðu skrána.
Þú getur opnað skrána í Office skrifborðsforriti eða Office Web App:

• • Skrifborðsforrit fyrir skrifstofu: Veldu fyrsta valkostinn í sprettivalmyndinni. Til dæmis, ef þú ert að fást við Word skjal skaltu velja Opna í Word. Skránni er hlaðið niður á tölvuna þína svo þú getir unnið hana þar. Breytingar sem þú gerir á skránni á tölvunni þinni hlaðast sjálfkrafa upp á afritið sem er geymt á SharePoint.
  • Office Web App: Veldu annan valmöguleikann á sprettivalmyndinni, valmöguleikann með orðinu á netinu í nafni þess. Vefforrit opnast þannig að þú getur breytt skránni.

SharePoint gefur þér marga möguleika til að fá aðgang að skrám á hópsíðu.

Hér er flýtileið: Til að opna skrá í Office Web App smellirðu einfaldlega á nafn hennar í skjalasafni.

Hvernig á að vinna með vinnufélögum í sömu skránni

Stundum þegar þú reynir að opna skrá geturðu það ekki vegna þess að einhver kom þangað fyrst. Stjórnendur ákveða hvort fleiri en einn geti breytt skrá á sama tíma.

Ef skrá leyfir fleiri en einn ritstjóra skaltu fylgja þessum skrefum til að opna skrá sem nú er verið að breyta og leggja þitt eigið framlag:

Opnaðu skrá í skjalasafninu.
Fyrra efni í þessum kafla útskýrir hvernig á að opna skrá. Eftirfarandi mynd sýnir Word skrá sem er opin í Word Web App.

Leitaðu að vísbendingum um að nú sé verið að breyta skránni af samstarfsmanni.
Eins og sýnt er segir Word Web App þér nöfn (eða nöfn) annarra sem vinna að skránni. Ef þú skoðar vandlega geturðu líka séð staðsetningu bendils annarra ritstjóra. SharePoint er fullkomlega í lagi að leyfa mörgum að vinna í sömu skránni.

Gerðu ritstjórnarbreytingar þínar á skránni.

Þegar þú hefur lokið við að breyta skaltu smella á Til baka hnappinn í vafranum eða Office 365 App Launcher til að fara aftur á liðssíðuna.

Ekki hafa áhyggjur af því að vista breytingar á skrá. Office 365 vistar breytingarnar þínar sjálfkrafa.

SharePoint Online segir þér þegar samstarfsmaður er að breyta skrá.

Hvernig á að hlaða upp skrám í skjalasafn

Fylgdu þessum skrefum til að hlaða upp skrá úr tölvunni þinni í SharePoint Online skjalasafn:

Í SharePoint, farðu í skjalasafnið þar sem þú vilt hlaða upp skránni.

Smelltu á Hlaða upp.
Eins og sýnt er á eftirfarandi mynd birtist Bæta við skjali.
Ef þú sérð ekki Hlaða upp hnappinn í skjalasafni skaltu tala við stjórnandann þinn. Þú gætir ekki haft leyfi til að hlaða upp skrám.

Í Bæta við skjali valmynd, smelltu á Velja skrár hnappinn.

Í Opna valmynd, veldu skrána sem þú vilt hlaða upp og smelltu á Opna.
Þú getur hlaðið upp fleiri en einni skrá með því að velja fleiri en eina í Opna valmyndinni.

Í Bæta við skjali svarglugganum, sláðu inn útgáfu athugasemdir, ef þörf krefur.
SharePoint er hægt að stilla til að geyma margar útgáfur af sama skjali. Kerfisstjórinn þinn gæti krafist þess að þú slærð inn athugasemdir til að lýsa skránni sem þú hleður upp.

Smelltu á OK.
Á meðan þú ert að því skaltu skoða hvort skráin sem þú hlóðst upp birtist í skjalasafninu.

Að hlaða upp einu eða fleiri skjölum í SharePoint Online skjalasafn.

Til að hlaða upp skrám geturðu dregið eina eða fleiri skrár úr File Explorer glugga á tölvunni þinni og sleppt þeim í skjalasafn. Hversu þægilegt!

Hvernig á að deila skrám með vinnufélögum

Í SharePoint hugtökum þýðir samnýting að gera vinnufélaga meðvitaða um skrá sem þeir geta breytt. Eftir að þú hefur deilt skrá geturðu látið samstarfsmenn vita með tölvupósti um að skránni hafi verið deilt. Stundum leyfa stjórnendur ekki einhverjum að deila skrá, en ef þú getur deilt skrám skaltu fylgja þessum skrefum til að deila skrá með vinnufélaga:

Finndu skrána sem þú vilt deila og smelltu á Opna hnappinn.
Leitaðu að punktunum þremur við hliðina á nafni skráarinnar til að finna hnappinn Opna. Sprettigluggi birtist.

Smelltu á Deila neðst í sprettiglugganum.
Þú sérð Share svargluggann, eins og sýnt er.
skrifstofu-boðandi-samstarf
Að bjóða vinnufélaga til samstarfs um skrá.

Sláðu inn nafn þess sem þú vilt deila skránni með.
SharePoint opnar fellilista um leið og þú byrjar að skrifa. Þú getur valið nafn af listanum.

Sláðu inn lýsandi skilaboð.
Þú gætir útskýrt hvað skráin er og hvers vegna þú vilt deila henni.

Veldu eða afveljaðu valkostinn Krefjast innskráningar.
Afveljið valkostinn Krefjast innskráningar ef þú vilt deila skránni með fólki utan fyrirtækis þíns. Fyrir venjulega viðskiptanotkun, veldu þennan valkost til að ganga úr skugga um að aðeins meðlimir liðssíðunnar geti skoðað skrána.

Veldu valkostinn Senda tölvupóstboð.

Smelltu á Deila hnappinn.

Eftirfarandi mynd sýnir hvernig deilingarskilaboð líta út fyrir þann sem fær þau. Viðtakandinn getur smellt á Opna hnappinn til að opna skrána og byrja að vinna í henni.

Boð um að deila skrá.

Hvernig á að skoða skrár án nettengingar

Stundum hefur tölvan þín ekki aðgang að SharePoint Online gáttinni. Ímyndaðu þér til dæmis að þú sért í flugvél og þarft að uppfæra nokkrar vinnuskrár en þú ert ekki tengdur SharePoint. Til að leysa þetta vandamál með aðgang að skjölum án nettengingar, gefur Office 365 okkur tækifæri til að samstilla skrár. Samstilling gerir þér kleift að fá aðgang að SharePoint-undirstaða skrár á tölvunni þinni og þarft ekki að hafa áhyggjur af því að hafa nettengingu. Eftir að þú tengist internetinu aftur (eftir að flugvélin lendir), samstillir OneDrive skrárnar við hliðstæða þeirra á netinu.

Það er mikilvægt að skilja að OneDrive samstillir tvö afrit af hverri skrá, annað eintak sem er geymt í SharePoint Online skjalasafni og hitt afritið sem er geymt á staðnum á tölvunni þinni.

Fylgdu þessum skrefum til að samstilla SharePoint skrár við skrár með sama nafni á OneDrive:

Í SharePoint, finndu skjalasafnið sem þú vilt samstilla við tölvuna þína.
Þú þarft ekki að samstilla hvert skjalasafn liðssíðunnar. Samstilltu aðeins þær skrár sem þú vilt hafa aðgang að án nettengingar.

Í skjalasafnsvalmyndinni, smelltu á Sync.
Eftirfarandi mynd sýnir hvar Sync hnappurinn er staðsettur. Sprettigluggatilkynning segir þér að SharePoint sé að hala niður innihaldi skjalasafnsins og samstillir það við OneDrive for Business biðlarann ​​þinn.

Smelltu á OneDrive táknið á tilkynningasvæði Windows 10 verkstikunnar.
Eins og sýnt er lítur þetta tákn út eins og ský. Listi yfir nýlega samstilltar skrár birtist, í þessu tilviki skrár úr skjalasafninu.

Í OneDrive glugganum, smelltu á Opna möppu til að skoða staðbundin skráaafrit.
Héðan í frá geturðu unnið að þessum skrám annað hvort á staðnum eða beint frá SharePoint. OneDrive mun halda öllum breytingum sjálfkrafa samstilltar.

Samstilling gerir þér kleift að taka SharePoint skrár án nettengingar fyrir staðbundinn aðgang.

Að kafa dýpra í Office 365

Office 365 býður upp á Delve skjáinn til að uppfæra prófílinn þinn og eiga betri samskipti við liðsmenn. Það fer eftir stærð fyrirtækis þíns, að ganga úr skugga um að Office 365 prófíllinn þinn sé uppfærður getur verið gríðarlega gagnlegt. Vinnufélagar geta skoðað Office 365 prófílinn þinn til að sjá hvort þú sért rétt fyrir verkefni. Þeir geta skoðað prófílinn þinn til að uppgötva hvernig á að finna þig. Delve skjárinn er svolítið eins og samfélagsmiðilsgátt að því leyti að hann býður upp á þægilega leið til að eiga samskipti við teymið þitt.

Fylgdu þessum skrefum til að kafa dýpra í Office 365:

Í SharePoint Online, opnaðu notandavalmyndina og smelltu á Minn prófíl.
Notendavalmyndin er staðsett í efra hægra horninu á Office 365 skjánum. Delve skjárinn opnast eins og sýnt er.

Notaðu stýringarnar á Delve skjánum til að uppfæra prófílinn þinn og hafa samskipti við samstarfsmenn.
Þú getur sérsniðið þennan skjá til að gera þig frambærilegri fyrir vinnufélaga þínum.

Smelltu á Uppfæra prófíl þegar þú hefur lokið við að gera breytingar.

Delve skjárinn.