Eftir að þú hefur lokið við að byggja upp fjárhagslíkan gætirðu freistast til að halda því fyrir sjálfan þig, vegna þess að þú vilt ekki að neinn klúðri formúlunum þínum eða noti líkanið á óviðeigandi hátt. Líkön ættu að vera samvinnuþýð, en þú þarft að smíða líkan þitt á þann hátt að það sé auðvelt fyrir aðra að nota og erfitt að klúðra. Ein frábær leið til að gera líkanið þitt öflugt fyrir aðra að nota er að beita gagnaprófun og vernd á líkanið. Þannig getur notandinn aðeins slegið inn þau gögn sem hann á að gera.
Til að fá hagnýtt dæmi um hvernig á að nota sannprófun gagna, skulum við taka þessa verkefnakostnaðargreiningu.
Að reikna út daglegt starfsmannahlutfall með því að nota algera tilvísun.
Samstarfsmaður þinn notar líkanið sem þú hefur smíðað og hann getur sagt á því hvernig reit D3 hefur verið sniðið (með skyggingu) að þú bjóst við að fólk myndi gera breytingar á því. Hann er ekki viss lengur hversu marga daga þetta verkefni á að halda áfram, svo hann slær TBA inn í klefa D3 í staðinn. Um leið og hann skrifar TBA, klúðrar það hlutunum virkilega! Eins og þú sérð hér að neðan bjuggust formúlurnar sem þú hefur þegar búið til tölu í reit D3, ekki texta.
Texti í inntak sem veldur villum.
Í stað þess að leyfa notandanum að setja hvað sem er í hvaða hólf sem er, geturðu breytt eiginleikum þessa hólfs þannig að aðeins sé hægt að slá inn tölur. Þú getur líka breytt því til að leyfa aðeins heilar tölur eða tölur á tilteknu bili.
Fylgdu þessum skrefum:
Sæktu skrána 0601.xlsx og veldu flipann merktan 6-17.
Veldu reit D3.
Farðu í Data flipann á borði og ýttu á Gagnaprófunartáknið í Gagnaverkfæri hlutanum.
Gagnaprófun gluggi birtist.
Á Stillingar flipanum, í Leyfa fellilistanum, veldu Heilt númer; í Gögn fellilistanum, veldu Stærra en; og í Lágmarksreitnum skaltu slá inn 0.
Nú er aðeins hægt að færa heilar tölur stærri en núll inn í reit D3. Prófaðu að slá inn texta eins og TBA. Prófaðu að slá inn neikvætt gildi. Excel leyfir það ekki og villuviðvörun mun birtast.
Ef þú vilt geturðu slegið inn viðvörunarskilaboð á flipanum Inntaksskilaboð í valmyndinni Gagnaprófun. Til dæmis gætirðu viljað að eftirfarandi skilaboð birtist: „Viðvörun! Sláðu aðeins inn töluleg gildi.“ Á villuviðvörun flipanum geturðu slegið inn önnur skilaboð sem birtast ef einhver hunsar viðvörunina og reynir að slá inn ógildan texta.
Gagnaprófunartólið kemur ekki aðeins í veg fyrir að notendur slá inn röng gögn í líkanið þitt, heldur geturðu líka notað það til að búa til fellilista. Í Validation gagnaglugganum, úr Leyfa fellilistanum, veldu Listi. Í upprunareitinn, sláðu inn gildin sem þú vilt að birtist á listanum með kommu á milli þeirra eins og Já, Nei. Einfaldur fellilisti er búinn til í reit B12 með aðeins tveimur valkostum: Já og Nei. Notandinn get ekki slegið inn neitt annað.
Notkun gagnaprófunar til að búa til einfaldan fellilista.
Enginn getur slegið inn gildi í reit sem stríðir gegn gagnaprófunarreglum þínum, en það er samt hægt að líma yfir reit sem er takmarkað af gagnaprófun. Á þennan hátt geta notendur óvart (eða viljandi) slegið inn gögn í líkanið þitt sem þú ætlaðir ekki.
Þú getur líka búið til fellilista sem tengir við núverandi frumur innan líkansins. Til dæmis, hér að neðan, viltu ekki að notendur taki til svæði sem er ekki innifalið í listanum sem sýndur er í dálki F. Svo þú getur notað gagnaprófunarlista, heldur í stað þess að slá inn gildin (sem væri mjög tími -eyðandi), geturðu tengt við svæðið sem þegar inniheldur svæðin — $F$2:$F$5 — sem er miklu fljótlegri leið til að setja inn fellilista.
Notkun gagnaprófunar til að búa til tengdan, kraftmikinn fellilista.
Vegna þess að þú hefur tengt fellilistann er þessi fellilisti nú kraftmikill. Ef einhver breytir einhverjum hólfum á bilinu F2:F5 munu valmöguleikarnir í fellilistanum sjálfkrafa breytast.
Þú getur líka bætt vörn við líkanið þitt með því að fara í Review flipann á borði og smella á Protect Sheet hnappinn í Breytingar hlutanum. Sláðu inn lykilorð ef þú vilt það og smelltu á OK. Þetta mun vernda hverja einustu frumu í öllu vinnublaðinu, svo enginn mun geta gert neinar breytingar yfirleitt
Ef þú vilt að notendur geti breytt ákveðnum hólfum þarftu að slökkva á vörninni, auðkenna þær reiti (og aðeins þær hólfa sem þú vilt breyta), fara í Home flipann á borði og smella á Format hnappinn í frumuhlutanum. Afveljið valkostinn Læsa klefi sem birtist í fellilistanum. Kveiktu aftur á vörninni og aðeins hólfin sem hafa verið valin verða opnuð.
Hafðu í huga að það er tiltölulega auðvelt að sprunga Excel lykilorð (leitaðu á netinu að Excel lykilorðsbrjótur), þannig að ef einhver vill komast inn og gera breytingar á vernduðu líkaninu þínu getur hann það. Ég mæli með því að þú meðhöndlar Excel lykilorð sem fælingarmátt, ekki endanlega öryggislausn.
Fyrir þá sem vilja læra um aðferðir eins og <strong>ROUND</strong>, <strong>ROUNDUP</strong> og <strong>ROUNDDOWN</strong> í Excel 2007, skoðaðu þessa skref-fyrir-skref leiðbeiningu um hvernig á að rúnna tölur á réttan hátt.
Hvernig á að koma í veg fyrir að Microsoft Word opni skrár í skrifvarandi ham á Windows. Microsoft Word opnar skrár í skrifvarandi ham, sem gerir það ómögulegt að breyta þeim? Ekki hafa áhyggjur, aðferðirnar eru hér að neðan
Hvernig á að laga villur við prentun á röngum Microsoft Word skjölum Villur við prentun Word skjala með breyttu letri, sóðalegar málsgreinar, texta sem vantar eða glatað efni eru nokkuð algengar. Hins vegar ekki
Ef þú hefur notað pennann eða hápunktarann til að teikna á PowerPoint glærurnar þínar meðan á kynningu stendur geturðu vistað teikningarnar fyrir næstu kynningu eða eytt þeim út svo næst þegar þú sýnir þær byrjarðu á hreinum PowerPoint glærum. Fylgdu þessum leiðbeiningum til að eyða penna- og auðkenningarteikningum: Að eyða línum einni á […]
Stílsafnið inniheldur CSS skrár, Extensible Stylesheet Language (XSL) skrár og myndir sem notaðar eru af fyrirfram skilgreindum aðalsíðum, síðuuppsetningum og stjórntækjum í SharePoint 2010. Til að finna CSS skrár í stílasafni útgáfusíðunnar: Veldu Site Actions→ View Allt efni á síðunni. Innihald síðunnar birtist. Style bókasafnið er staðsett í […]
Ekki yfirgnæfa áhorfendur með stórkostlegum tölum. Í Microsoft Excel geturðu bætt læsileika mælaborða og skýrslna með því að forsníða tölurnar þínar þannig að þær birtast í þúsundum eða milljónum.
Lærðu hvernig á að nota SharePoints samfélagsnetverkfæri sem gera einstaklingum og hópum kleift að eiga samskipti, vinna saman, deila og tengjast.
Julian dagsetningar eru oft notaðar í framleiðsluumhverfi sem tímastimpill og fljótleg tilvísun fyrir lotunúmer. Þessi tegund af dagsetningarkóðun gerir söluaðilum, neytendum og þjónustuaðilum kleift að bera kennsl á hvenær vara var framleidd og þar með aldur vörunnar. Julian dagsetningar eru einnig notaðar í forritun, hernum og stjörnufræði. Mismunandi […]
Þú getur búið til vefforrit í Access 2016. Svo hvað er vefforrit eiginlega? Jæja, vefurinn þýðir að hann er á netinu og app er bara stytting fyrir „umsókn“. Sérsniðið vefforrit er gagnagrunnsforrit á netinu sem hægt er að nálgast úr skýinu með vafra. Þú smíðar og viðheldur vefforritinu í skrifborðsútgáfunni […]
Flestar síður í SharePoint 2010 sýna lista yfir flakktengla á flýtiræsingarstikunni vinstra megin á síðunni. Flýtiræsingarstikan sýnir tengla á innihaldsefni vefsvæða eins og lista, bókasöfn, síður og útgáfusíður. Flýtiræsingarstikan inniheldur tvo mjög mikilvæga tengla: Tengill á allt efni vefsvæðis: […]
