Næmni er ekki bara eitthvað sem Oprah talar um. Þú gætir viljað að Outlook skilaboðin þín sjáist af aðeins einum eða þú gætir viljað koma í veg fyrir að skilaboðin þín verði breytt af einhverjum eftir að þú hefur sent þau. Næmnistillingar gera þér kleift að takmarka hvað einhver annar getur gert við skilaboðin þín eftir að þú hefur sent þau, og þær leyfa þér að stilla hver þessi einhver annar getur verið - jafnvel Oprah.
Til að stilla næmni skilaboða, opnaðu eiginleikagluggann fyrir skilaboð. Smelltu á listakassaörina við hlið orðið Næmi og eitt af stigunum sem sýnd eru, eins og lýst er stuttu.
Flest skilaboð sem þú sendir munu hafa venjulegt næmi, svo það er það sem Outlook notar ef þú segir ekki annað. Persónuleg, einka- og trúnaðarstillingar tilkynna aðeins fólki sem fær skilaboðin um að það gæti viljað meðhöndla skilaboðin öðruvísi en venjuleg skilaboð. (Sum stofnanir hafa jafnvel sérstakar reglur um meðferð trúnaðarskilaboða.)
Næmni þýðir ekkert, sem praktískt mál. Að stilla næmni skilaboða á Einkamál eða Trúnaðarmál gerir þau ekki persónulegri eða trúnaðarlegri en önnur skilaboð; það lætur bara viðtakandann vita að skilaboðin innihaldi sérstaklega viðkvæmar upplýsingar. Mörg fyrirtæki eru mjög varkár um hvers konar upplýsingar er hægt að senda með tölvupósti utan fyrirtækisins. Ef þú notar Outlook í vinnunni skaltu hafa samband við kerfisstjóra þína áður en þú gerir ráð fyrir að upplýsingarnar sem þú sendir með tölvupósti séu öruggar.
Annar eiginleiki sem þú munt taka eftir á Valkostir flipanum á borði í skilaboðaforminu er leyfi, sem hefur í raun möguleika á að koma í veg fyrir að ákveðnir hlutir gerist við skilaboðin þín, eins og að láta einhvern senda skilaboðin þín til allra sem þú þekkir. (Hversu vandræðalegt.)
Hins vegar verður þú og viðtakandinn þinn að vera settur upp á samhæfu tölvupóstkerfi með einhverju sem kallast upplýsingaréttarstjórnunarþjónusta til að það virki. Þú getur heldur ekki verið viss um að það virki með sumum tölvupóstþjónustum, svo sem Hotmail eða Yahoo! Póstur. Þú getur fengið frekari upplýsingar um stjórnun upplýsingaréttinda á heimasíðu Stuðningsskrifstofu .