Hvernig á að spyrjast fyrir um ytri gögn í Excel 2016

Excel 2016 gerir það mögulegt að spyrjast fyrir um gagnalista (töflur) sem eru geymdar í ytri gagnagrunnum sem þú hefur aðgang að og draga síðan gögnin sem vekur áhuga þinn inn í vinnublaðið þitt til frekari meðhöndlunar og greiningar.

Excel 2016 gerir það einnig auðvelt að afla gagna frá ýmsum mismunandi gagnaveitum, þar á meðal Microsoft Access gagnagrunnsskrám, vefsíðum á netinu, textaskrám og öðrum gagnaveitum eins og gagnagrunnstöflum á SQL Servers og Analysis Services, XML gagnaskrám. , og gagnatöflur frá nettengingum við Microsoft Windows Azure DataMarket og OData Data strauma.

Þegar þú flytur inn gögn frá slíkum utanaðkomandi aðilum inn í Excel vinnublöðin þín gætirðu vel verið að fást við gögn sem eru geymd í mörgum tengdum töflum sem allar eru geymdar í gagnagrunninum (það sem er vísað til í Excel 2016 sem gagnalíkan ). Tengsl mismunandi taflna í sama gagnagrunni byggjast á sameiginlegu sviði (dálki) sem kemur fyrir í hverri tengdri gagnatöflu, sem er opinberlega þekktur sem lykilreitur , en í Excel er almennt þekktur sem uppflettisdálkur .

Þegar töflur eru tengdar á sameiginlegum lykilreit, í að minnsta kosti einni töflu, verða færslur fyrir þann reit allar að vera einstakar án afrita, eins og gagnatöflu viðskiptavina þar sem reiturinn Auðkenni viðskiptavinar er einstakur og aðeins úthlutaður einu sinni (þar sem hann er þekktur sem aðallykill ). Í hinni tengdu gagnatöflunni getur algengi reiturinn (þekktur sem erlendi lykillinn ) verið einstakur eða ekki eins og í pöntunargagnatöflu þar sem færslur í auðkenni viðskiptavinar eru kannski ekki allar einstakar, þar sem það er alveg leyfilegt (jafnvel æskilegt) að hafa sama viðskiptavin að kaupa margar vörur mörgum sinnum.

Það er aðeins annað sem þarf að hafa í huga þegar unnið er með tengdar gagnatöflur og það er tegund sambandsins sem er á milli töflunnar tveggja. Það eru tvenns konar tengsl studd í Excel gagnalíkani:

• Einstaklingssamband þar sem færslurnar í bæði aðal- og erlenda lyklasviðinu eru algjörlega einstakar eins og tengsl milli gagnalista viðskiptavinar og afsláttargagnalista þar sem auðkenni viðskiptavinar kemur aðeins fyrir einu sinni í hverri töflu (þar sem hver viðskiptavinur hefur aðeins einni afsláttarprósentu úthlutað)

• Eitt-í-margra samband þar sem tvíteknar færslur í reitnum fyrir erlenda lykla eru leyfðar og jafnvel búist við eins og í sambandi milli gagnalista viðskiptavinar og pöntunargagnalista þar sem reiturinn viðskiptavinaauðkenni getur komið fyrir margoft (þar sem viðskiptavinurinn gerir mörg kaup)

Oftast er Excel 2016 fær um að reikna út sambandið milli gagnatöflunnar sem þú flytur inn. Hins vegar, ef Excel ætti einhvern tíma að misskilja eða töflurnar þínar innihalda fleiri en einn sameiginlegan reit sem gæti hugsanlega þjónað sem lykill, geturðu handvirkt skilgreint rétta sambandið. Einfaldlega veldu Tengsl hnappinn í Gagnaverkfærum hópnum á Gögn flipanum á borði (Alt+AA) til að opna Manage Relations valmyndina. Þar smellirðu á Nýtt til að opna gluggann Búa til samband, þar sem þú skilgreinir sameiginlega reitinn í hverri af tveimur tengdum gagnatöflum. Eftir að þetta samband hefur verið búið til geturðu notað hvaða reit sem er í annarri hvoru tveggja tengdu töflunum í skýrslum sem þú útbýr eða snúið töflum sem þú býrð til.

Til að flytja inn ytri gögn velurðu Fá ytri gögn skipanahnappinn á Gögn flipanum á borði (Alt+AZX). Þegar þú gerir þetta sýnir Excel valmynd með eftirfarandi valkostum:

• Frá Access til að flytja inn gagnagrunnstöflur vistaðar í Microsoft Access

• Af vef til að framkvæma vefsíðufyrirspurn til að flytja inn gagnalista af vefsíðum á internetinu

• Frá texta til að flytja inn gögn sem eru vistuð í textaskrá með því að skilgreina hvernig á að flokka gögnin í tiltekna dálka og raðir á vinnublaðinu þínu

• Frá öðrum heimildum til að opna fellivalmynd sem býður upp á margs konar valkosti: Frá SQL Server, Frá Analysis Services, Frá Windows Azure Marketplace, Frá OData Data Feed, Frá XML Data Import, Frá Gagnatengingarhjálp og Frá Microsoft Query

• Núverandi tengingar til að endurnýta tengingu við gagnaþjónustu eða gagnastraum (með því að nota einn af innflutningsvalkostunum, sérstaklega í hlutanum Frá öðrum aðilum) sem þú hefur þegar komið á annað hvort til að sækja fleiri gögn eða endurnýja áður innflutt gögn