Hvernig á að spjalla í Microsoft Teams

Þú gætir neyðst til að nota Microsoft Teams vegna þess að það fylgir Microsoft 365 eða Office 365 áskrift fyrirtækisins þíns, eða þú gætir ákveðið að byrja að nota það á eigin spýtur. Óháð því hvernig þú byrjar að nota Teams muntu líklega eyða fyrstu samskiptum þínum í að senda skilaboð til annarra í teyminu þínu.

Spjallboð í Teams gerast á rásum. Rásir eru staður þar sem fólk getur skrifað skilaboð, bætt við skrám og deilt tenglum. Mér finnst gaman að hugsa um rás eins og sýndarvatnskælir. Þangað ferðu til að eiga samskipti við samstarfsmenn, læra og deila slúður og halda almennt sambandi við félagslega hringinn þinn.

Rás býr inni í teymi og teymi getur innihaldið margar rásir. Þú getur nefnt rás hvað sem þú vilt. Ég mæli með því að nota nafn sem lýsir tilgangi rásarinnar. Til dæmis gætirðu nefnt rásirnar þínar rás01, rás02, rás03, og svo framvegis, en þessir titlar eru ekki lýsandi. Ertu að búa til rás sem fólk í teyminu þínu mun nota til að ræða samgöngur til og frá vinnu? Nefndu rásina Bílaferðir. Eða viltu búa til farveg fyrir bókhald og annan fyrir mannauð? Nefndu þau bókhald og mannauð, í sömu röð. Eða kannski vill hópur fólks ræða þá nýju stefnu að leyfa gæludýr á skrifstofunni. Búðu til rás sem heitir Gæludýr. Þú skilur málið.

Rás getur innihaldið mörg samtöl sem eiga sér stað á sama tíma. Til að reyna að gera þessa samtalsþræði auðveldari að fylgja eftir, hópar Teams þá saman í svokallaða þræði. Þráður er einfaldlega umræðuefni. Þegar einhver skrifar glæný skilaboð birtast þau á rásinni og öll svör við þeim upprunalegu skilaboðum eru sett undir. Ef einhver annar skrifar önnur skilaboð fyrir annað efni verður það sinn eigin þráður og öll svör við þeim skilaboðum verða flokkuð undir upprunalegu skilaboðin. Á myndinni geturðu séð að ég er að búa til glænýtt umræðuefni ("Halló heimur!"). Ef ég vil svara umræðuefninu sem fyrir er, myndi ég smella á Svara hlekkinn neðst á þræðinum sem byrjar á „Halló og velkomin í liðið!“

Sendir ný skilaboð á almennu rásina.

Að svara núverandi umræðuefni (þræði) og búa til nýtt umræðuefni er einfaldlega spurning um hvaða svartengil þú smellir á og hvaða textareit þú byrjar að slá inn. Ein mistök sem margir gera þegar þeir nota Teams fyrst er að svara í aðalskilaboðareiturinn fyrir rásina í stað þess að svara skilaboðareitnum fyrir þráðinn. Það getur verið ruglingslegt í fyrstu, en þegar þú tekur eftir kassanum tveimur verður það fljótt annað eðli.

Sendi skilaboð á rásum

Alltaf þegar þú býrð til nýtt lið er rás sjálfkrafa búin til fyrir það lið. Þessi rás er kölluð „Almennt“ og er fullkomlega ásættanleg til að byrja að spjalla við aðra í teyminu.

Til að senda skilaboð á almennu rásinni skaltu fylgja þessum skrefum:

Veldu Teams táknið í vinstri yfirlitsrúðunni til að skoða öll liðin þín.
Undir hverju liði muntu sjá lista yfir rásir sem eru í boði fyrir þig. Ef þetta er nýtt lið muntu aðeins sjá almennu rásina þar til fleiri rásir eru búnar til.

Til viðbótar við þær rásir sem eru í boði fyrir þig, gætu verið einkarásir í teyminu sem þú hefur ekki aðgang að. Það gætu líka verið rásir sem eru opinberar en þú hefur ekki tengst. Listi yfir rásir sem þú sérð undir teymi er hugsanlega ekki innifalin í öllum rásum sem liðið inniheldur.

Veldu almenna rásina eins og sýnt er.
Þegar þú smellir á rás opnast hún í aðalhluta skjásins.

Sláðu inn skilaboð í textareitinn neðst á skjánum og smelltu á Senda táknið (eða ýttu á Enter takkann), eins og sýnt er áðan.
Skilaboðin þín birtast á Almennar rásarskjánum.

Til hamingju! Þú ert að senda skilaboð!

Taktu eftir fyrir ofan skilaboðin þín að Microsoft Teams gefur þér nokkrar vísbendingar um að bæta við fólki, búa til fleiri rásir og opna algengar spurningar (FAQ). Þessir hnappar sem birtast á nýjum rásum eru flýtileiðir fyrir þig. Þú getur náð þessum sömu verkefnum án þess að nota þessar flýtileiðir og þú munt komast að því hvernig í næstu köflum.

Að velja almenna rásina sem var sjálfkrafa búin til þegar liðið var búið til.

Að búa til nýja rás

Eftir því sem þú notar Teams meira og meira, muntu líklega vilja búa til spjallrásir fyrir önnur efni svo að allt gerist ekki á einni „almennri“ rás. Til dæmis gætirðu viljað búa til rás fyrir teymið þitt til að ræða fjármál, og annan fyrir samkeyrslu og annan fyrir liðsanda. Hægt er að skipuleggja hópsamtöl á endalausa vegu. Það eina sem skiptir máli er hvað virkar fyrir liðið þitt.

Til að búa til nýja rás í teyminu þínu skaltu fylgja þessum skrefum:

Veldu Teams táknið í vinstri yfirlitsrúðunni til að skoða öll liðin þín.

Smelltu á sporbauginn hægra megin við liðið sem þú vilt bæta við rás til að opna Fleiri valkostir fellivalmyndina.

Veldu Bæta við rás, eins og sýnt er.

Ef þessi valkostur er ekki sýndur í fellivalmyndinni hefurðu ekki leyfi til að búa til nýja rás. Ef þú ert gestur í teymi getur getu þín til að búa til lið og rásir verið takmörkuð.

Að velja Bæta við rás úr stillingavalmyndinni fyrir lið.

Sláðu inn nafn og lýsingu fyrir rásina í glugganum sem birtist og smelltu síðan á Bæta við, eins og sýnt er.

Fylla út gluggann til að búa til nýja rás.

Athugaðu að þú getur líka valið reitinn til að láta þessa rás birtast sjálfkrafa fyrir hvern einstakling í liðinu. Ef þú velur ekki þennan reit mun rásin birtast sem falin og fólk þarf að smella á hnapp til að sjá það á listanum yfir rásir í teyminu.

Nýja rásin birtist undir liðinu eins og sýnt er.

Ný rás í teymi.

Þú getur búið til spjallrásir fyrir hvaða efni sem þú vilt. Ég hef séð teymi hafa náð miklum árangri með því að brjóta út kjarnavinnutengdar rásir úr rásum sem ekki tengjast vinnu, svo sem siðferðisviðburði á einni rás og fjárhagsáætlunarumræður á öðrum rás.

Rás er hluti af teymi. Teymi getur innihaldið margar rásir og hver rás getur innihaldið sína eigin samtalsþræði.

Að stilla rás

Þú getur stillt margar mismunandi stillingar fyrir rás í gegnum Fleiri valkostir valmyndina. Eins og sýnt hefur verið áðan færðu aðgang að þessum viðbótarmöguleikum með því að smella á sporbaug við hlið rásarnafnsins sem þú vilt stjórna. Eftirfarandi mynd sýnir Fleiri valkostir fellivalmyndina sem birtist við hlið nýju rásarinnar sem við bjuggum til. Valkostirnir sem birtast fyrir rás sem þú bætir við eru eftirfarandi:

• Rásartilkynningar: Þú getur stillt tilkynningarnar sem þú færð fyrir þessa rás. Þetta er mikilvægt þar sem notkun fyrirtækisins þíns á Teams eykst. Lið geta fljótt orðið hávær þar sem allir spjalla um alls kyns efni. Þú getur notað þessa stillingu til að draga úr hávaða fyrir rásir sem skipta þig minna máli og hækka hljóðstyrkinn fyrir efni sem þú þarft að fylgjast vel með. Rásatilkynningarglugginn birtist.

Valmyndin Fleiri valkostir fyrir rás liðs.

Stillir rásartilkynningar.

• Fela: Veldu þennan möguleika til að fela rásina af listanum yfir rásir sem þú ert með í teyminu. Þú getur alltaf birt rásina hvenær sem er. Þú munt sjá smá skilaboð sem láta þig vita hversu margar rásir þú hefur falið og þú getur smellt á það til að sjá þessar faldu rásir.
• Stjórna rás: Þessi valkostur gerir eigendum rásarinnar kleift að stjórna heimildum fyrir rásina, eins og sýnt er. Þú getur leyft öðrum að stjórna rásinni og stjórna því hverjir geta sent ný skilaboð á rásina.

Umsjón með stjórnendum og heimildum fyrir rás.

• Fáðu netfang: Flottur eiginleiki sem ég nota alltaf er hæfileikinn til að senda tölvupóst beint á rás. Þú getur stillt rásina þannig að ef þú sendir tölvupóst birtist skilaboðin á rásinni. (Ég sendi alltaf afrit af tölvupóstskeytum mínum á rásirnar mínar!) Eftirfarandi mynd sýnir netfangið fyrir einkarásina.

Að fá sérstakt netfang til að senda tölvupóst beint á rásina.

Alltaf þegar ég sendi tölvupóst á þetta netfang birtist það á rásinni, eins og sýnt er.

Skoða tölvupóst sem er sendur á rásina.

• Fáðu tengil á rás: Þú getur fljótt orðið óvart með fjölda teyma og rása í fyrirtækinu þínu. Þegar þú vilt segja fólki frá rás geturðu sent þeim beinan hlekk á rásina. Þú getur fengið hlekkinn með því að nota þennan möguleika.
• Breyttu þessari rás: Þegar þú stofnaðir rásina fyrst, stillirðu titil og lýsingu. Þú getur breytt þessum stillingum með þessum valkosti.
• Tengi: Tengi eru viðbótarforrit. Hugsaðu um þær sem sérsniðnar viðbætur við Teams sem þú getur bætt við rás til að tengjast öðrum hugbúnaðarþjónustum. Þeir leyfa þér að tengja önnur forrit við rásina þína. Það eru margar tegundir af tengjum eins og sýnt er. Til dæmis geturðu tengt rásina þína við Jira eða Twitter eða að því er virðist hvaða forrit sem er á netinu.
• Eyða þessari rás: Þegar þú ert tilbúinn til að fjarlægja rás geturðu valið þennan möguleika til að eyða henni.

Skoða nokkur af tengjunum sem eru tiltæk fyrir rás.