Hvernig á að slá inn verkefnisupplýsingar í Microsoft Project 2019

Eftir að þú hefur opnað autt verkefni í Microsoft Project 2019 geturðu byrjað að slá inn grunnupplýsingar um verkefni, eins og upphafs- eða lokadagsetningu. Skoðaðu Project 2019 For Lucky Templates Cheat Sheet . Þú getur slegið inn Microsoft Project tímasetningarupplýsingar í Project á tvo vegu:

• Veldu Skrá → Upplýsingar. Í hlutanum Project Information hægra megin á skjánum, eins og sýnt er á eftirfarandi mynd, geturðu slegið inn upphafs-, loka-, núverandi og stöðudagsetningar fyrir verkefnið. Allt sem þú þarft að gera til að setja inn færslu eða breyta færslu er að smella á hana til að birta stýringarnar - til dæmis, til að breyta dagsetningu, smelltu bara á dagsetningarvalið.

Niðurstaðan af því að velja File→ Info skipunina.

Eftir að hafa valið File → Info, geturðu smellt á Project Information niður örina og síðan á Advanced Properties. Eiginleikaglugginn opnast. Sláðu inn heiti verkefnisins þar sem stendur „Titill“ og sláðu inn nafnið þitt þar sem stendur „Höfundur“. Þú getur líka slegið inn nafn fyrirtækis, leitarorð og aðrar upplýsingar. Þessar upplýsingar eru notaðar í mörgum sjálfvirkum skýrslum sem Project býr til.

• Á borði, farðu í Project flipann og smelltu á Project Information táknið. Þú sérð Project Information svargluggann, sýndur hér. Það geymir sömu upplýsingar og verkefnisupplýsingar hluti á upplýsingaskjánum í baksviðsskjánum.

Verkefnaupplýsingar svarglugginn.

Þessi listi lýsir stillingum í glugganum Project Information:

• Upphafsdagsetning og lokadagsetning: Fyrir verkefni sem er áætlað áfram frá upphafsdegi (sjá næstu punkta), sláðu aðeins inn upphafsdagsetningu. Eða ef þú áætlar aftur á bak frá lokadagsetningu skaltu slá inn lokadagsetningu.
• Áætlun frá: Þú getur valið að hafa verkefni tímasett aftur á bak frá lokadagsetningu eða áfram frá upphafsdegi. Flestir halda áfram frá upphafsdegi.

Þó að þú getir tímasett afturábak skaltu aðeins nota þennan eiginleika til að tímasetja verkið afturábak í upphafi, með því að velja lokadagsetningu og smella á OK hnappinn. Strax eftir að þú hefur gert það skaltu fara aftur í þennan valmynd og fara aftur á (nýútreiknaðan) upphafsdagsetningu. Ef þú gerir það ekki gætirðu lent í vandræðum á leiðinni ef þú skráir framfarir á endanum. Á þeim tímapunkti verður lokadagsetningin ákveðin vegna þess að þú hefur tímasett afturábak og upphafsdagsetningin verður ákveðin vegna þess að þú hefur skráð raungildi, þannig að áætlunin verður ekki lengur kraftmikil og mun ekki stækka eða dragast saman.

• Núverandi dagsetning: Sjálfgefið er að þessi stilling passar við stillingu tölvuklukkunnar. Hins vegar geturðu breytt því þannig að það passi ekki við stillingu tölvuklukkunnar. Breyting á þessari dagsetningu er gagnleg til að skoða hvað-ef-atburðarás eða til að fylgjast með framvindu á ákveðinni dagsetningu í fortíðinni eða hvaða dagsetningu sem þú velur.
• Stöðudagsetning: Þú stillir venjulega dagsetningu til að fylgjast með framvindu verkefnisins. Þegar þú rekur, vilt þú venjulega sjá stöðu verkefnisins eins og er á núverandi augnabliki, svo þú getur hunsað þessa stillingu. Hins vegar, ef þú vilt fylgjast með frá lokum fjárhagstímabils eða annars tímaramma, breyttu því til að fylgjast með stöðu verkefna frá og með öðrum dagsetningum.
• Dagatal: Veldu af þessum fellilistanum grunndagatalssniðmátið til að nota fyrir verkdagatalið. Ég skrái þessa stillingu fyrst vegna þess að hún er sú eina sem þú þarft að takast á við þegar þú byrjar á nýju verkefni. Í bili, gerðu ráð fyrir að þú notir staðlaða dagatalið.
• Forgangur: Þessi reitur er gagnlegur ef fyrirtæki þitt hefur mörg verkefni og þú býrð til tengla á milli þeirra. Ef þú notar tól eins og auðlindajöfnun til að leysa árekstra, getur það haft í huga þessa forgangsstillingu verkefnis þegar reiknað er út hverju á að seinka og hverju á að halda á réttri braut.

Microsoft Project tímasetningarvalkostir

Einn af verðmætustu þáttunum sem Project býður upp á hefur jafnan verið hæfni þess til að endurreikna verkáætlanir, eins og þegar þú breytir upphafsdegi verkefnisins eða það er breyting á áætlun eins verkefnis sem hefur áhrif á eitt eða fleiri háð (tengd) verkefni. Þessi öfluga hegðun bjargar verkefnastjóranum - þér - frá því að þurfa að endurhugsa og slá inn dagsetningar aftur í endurskipulagt verkefni í gegnum verkefnið.

En hliðar á ávinningi sjálfvirkni eru alltaf fyrir hendi, og þegar um er að ræða tímasetningu verkefna getur sjálfvirk tímasetning leitt til óæskilegra breytinga á áætlun sem byggist á hugbúnaðarhegðun en ekki mannlegri þekkingu.

Til að viðhalda gagnlegum þáttum sjálfvirkni sem gera tímasetningar minni tímafreka á meðan verkefnastjórum er kleift að halda stjórn á áætlun þegar þörf krefur, gerir Project 2019 notendastýrða tímasetningu.

Í notendastýrðri tímasetningu geturðu valið eina af þessum tímasetningarstillingum fyrir hvert verkefni:

• Sjálfvirk áætlun: Verkefnið reiknar út verkefnaáætlanir fyrir þig út frá upphafsdag og lokadagsetningu verkefnis, ósjálfstæði verkefna, vali á dagatali og tímasetningu tilfanga.
• Handvirkt: Verkefni gerir þér kleift að sleppa því að slá inn tímalengd og dagsetningar og tilgreina þær síðar. Þegar þú slærð inn tímalengd og dagsetningar lagar Project áætlunina fyrir verkefnið og færir það ekki nema þú gerir það handvirkt. Handvirkt tímasettu verkefnin færast ef þú endurskipulagðir allt verkefnið, í flestum tilfellum. Gantt-stikurnar fyrir handvirkt tímasett verkefni eru einnig frábrugðin þeim sem eru fyrir sjálfkrafa tímasett verkefni.

Vísirinn fyrir sjálfvirkt tímasett og handvirkt tímasett verkefni er neðst í Verkefnaglugganum. Þessi mynd sýnir gagnagrunnsverkefnin eru sjálfvirk tímasett, eins og gefið er til kynna með tímastikunni og örinni í dálknum Verkefnahamur. Notendaviðmótsverkefnin eru handvirkt tímasett, eins og gefið er til kynna með prjónapinnanum í Verkefnastillingardálknum. Á tímakvarðanum birtast sjálfvirkt tímasett verkefni sem bláar stikur á skjánum þínum og handvirkt tímasettu verkefnin birtast sem vatnsstikur með lóðréttum línum á hvorum enda.

Handvirkt og sjálfkrafa tímasett verkefni.

Yfirlitsverkefnið (verkefnið með öðrum verkum sem eru inndregin undir það) ætti að vera sjálfvirkt tímasett. Það er vegna þess að upphafs- og lokadagsetningar verkanna fyrir neðan gefa til kynna hvenær yfirlitsverkefnið getur hafist og lokið.

Verkefnaskráin getur haft öll handvirkt tímasett verkefni eða öll sjálfvirkt tímasett verkefni - eða hvaða blanda af þessu tvennu. Sjálfgefið er að öll verkefni sem þú býrð til nota handvirkt tímasettan hátt.

Þú getur breytt verkham fyrir heildarverkefnið á tvo vegu:

• Til að breyta stillingu fyrir öll ný verkefni, veldu Verkefnaflipann, smelltu á Táknið fyrir tímaáætlun í Verkefnahópnum (hnappurinn með dagatalinu og spurningarmerki), og veldu síðan Sjálfvirk tímaáætlun eða handvirkt tímaáætlun í valmyndinni, eins og sýnt er hér .
• Önnur leið til að breyta stillingu fyrir öll ný verkefni er að smella á hlekkinn Ný verkefni vinstra megin á stöðustikunni neðst í verkefninu og velja síðan þann hátt sem þú vilt.

Að breyta verkham frá borði.

Þú getur breytt verkham fyrir einstök verkefni á þrjá vegu:

• Veldu verkefnið, smelltu á Verkefni flipann á borði og smelltu síðan á annað hvort Handvirkt tímaáætlun eða Sjálfvirk tímaáætlun í tímaáætlun hópnum.
• Veldu verkefnið, smelltu á reitinn Task Mode fyrir verkefnið, smelltu á fellilistaörina sem birtist og smelltu á annað hvort Handvirkt tímasett eða Sjálfvirkt tímasett í fellilistanum.
• Veldu verkefnið, smelltu á Verkefni flipann á borði og smelltu á Upplýsingar hnappinn í Eiginleika hópnum. Á Almennar flipanum í Task Information valmyndinni, farðu í Áætlunarstillingarsvæðið og smelltu á Handvirkt tímasett valhnappinn eða Auto Scheduled valmöguleikahnappinn.

Þú þarft að koma jafnvægi á óskir innri stjórnunarfreaks þíns á móti þörfinni á að vera duglegur verkefnastjóri við að ákvarða hversu oft á að nota handvirka tímasetningu. Þó handvirk tímasetning komi í veg fyrir að Project flytji verkefni sem þú vilt halda áfram í áætluninni, gætir þú þurft að breyta áætlunum fyrir tugi háðra verkefna í löngu eða flóknu verkefni. Besta jafnvægið - sérstaklega fyrir byrjandi verkefnastjóra - gæti verið að nota handvirka tímasetningu sparlega.

Hvernig á að slá inn vinnusundrun (WBS)

Áætlunin ætti að vera sett upp á sama hátt og Work Breakdown Structure (WBS). Ef þú vilt halda áfram útlínunúmerakerfinu frá WBS, nær Project sjálfkrafa yfir á áætlunarverkefnin útlínunúmerið sem notað er fyrir WBS. Þú getur gert þetta á tvo vegu:

Veldu Format flipann.

Í hópnum Dálkar, smelltu á Setja inn dálk.

Veldu valkostinn Outline Number.

Þú getur líka slegið útlínunúmerið beint inn í verkreitinn með því að fylgja þessum skrefum:

Smelltu til að opna Format flipann.

Í Sýna/fela hópnum skaltu velja Útlínunúmer gátreitinn.

Fyrstu upplýsingarnar sem koma inn í nýja verkefnið eru WBS. Fylgdu þessum einföldu skrefum til að slá inn WBS í Gantt myndskjá:

Í dálknum Task Name, smelltu á auðan reit.

Sláðu inn heiti WBS frumefnisins.
Með því að nota dæmi um Ungmennamiðstöðina 10K Run/Walk, er fyrsti þátturinn Skráning.

Ýttu á Enter til að fara í næsta reit í dálknum og sláðu síðan inn heiti WBS frumefnisins.

Endurtaktu skref 3 þar til þú slærð inn öll WBS nöfn.
Þú getur breytt textanum sem þú slærð inn með því að ýta á Delete eða Backspace takkann til að hreinsa stafi.

Eftir að þú hefur slegið inn WBS geturðu notað inndráttaraðgerðina til að búa til útlínusniðið. Til að draga inn, veldu Verkefnaflipann og smelltu á Inndráttartáknið á áætlunarhópnum.

Þessi mynd sýnir hluta af skjánum eftir að þú slærð inn WBS útlínur. Þessi útgáfa sýnir útlínunúmerið sem sérstakan dálk. Taktu eftir að eftir að þú hefur dregið inn verk skiptir yfirverk þess úr handvirkt tímasettu yfir í sjálfvirkt tímasett vegna þess að lengd og ósjálfstæði undirverkefna ákvarða hvenær yfirverkefnið getur hafist og lokið. Þess vegna fyllirðu ekki út tímalengd eða upphafs- og lokadagsetningar fyrir WBS þætti - þær upplýsingar fyllast sjálfkrafa út þegar þú slærð inn verkefni undir WBS þættinum.

WBS fyrir 10K hlaup.

Hvernig á að slá inn verkefni í Microsoft Project 2019

Eftir að WBS upplýsingarnar eru færðar inn geturðu byrjað að slá inn verkefni. Þú getur búið til verkefni á nokkra mismunandi vegu:

• Sláðu inn upplýsingar í blaðsvæðið á Gantt töflunni.
• Sláðu inn upplýsingar í glugganum Task Information.
• Flytja inn verkefni úr Outlook.
• Flytja inn verkefni úr Excel.

Þú getur fyllt út upplýsingar um tímalengd verksins og upphafsdagsetningu þegar þú ferð inn í verkefnið, eða síðar.

Að slá inn verkefni í Gantt myndskjá

Margir sem vinna að löngum verkum komast að því að það er fljótlegasta og auðveldasta aðferðin að slá inn öll verkheiti í blaðglugganum á Gantt myndskjá. Þessi aðferð er sú sama og ég notaði til að slá inn WBS upplýsingarnar. Þú getur einfaldlega slegið inn heiti verkefnis í dálkinn Task Name, ýtt á Enter eða niður-örina á lyklaborðinu til að fara í næstu auðu línu, slá inn annað verkefni, og svo framvegis.

Notaðu Verkefnastillingar dálkinn til að breyta verkáætlunarstillingu úr handvirkri tímasetningu í sjálfvirka tímasetningu fyrir öll verkefni sem ekki nota sjálfgefna aðferð.

Sláðu inn verkefni í gegnum Task Information valmyndina

Ef svargluggar bjóða upp á miðlægt upplýsingaeyðublað sem passar við hvernig þú vilt vinna skaltu íhuga að nota Task Information valmyndina til að slá inn, tja, verkupplýsingar. Röð flipa í þessum glugga inniheldur allar upplýsingar um verkefni.

Fylgdu þessum skrefum til að búa til verkefni í glugganum Task Information:

Í dálknum Task Name, tvísmelltu á auðan reit.
Upplýsingaglugginn fyrir verkefni birtist eins og sýnt er.

Sláðu inn heiti verks í reitinn Nafn.
Þú getur slegið inn allar aðrar upplýsingar sem þú vilt á meðan þú ert þar.

Smelltu á OK hnappinn til að vista nýja verkefnið.
Heiti verksins birtist í Gantt myndskjá í reitnum sem þú smelltir á í skrefi 1.

Ýttu á niður-örina til að fara í næsta reit.

Endurtaktu skref 1–4 til að bæta við eins mörgum verkum og þú vilt.

Upplýsingaglugginn fyrir verkefni.

Þegar þú nefnir verkefni skaltu gera verkefnanöfn í verkefninu bæði lýsandi og einstök. Hins vegar, ef þú getur ekki gert öll nöfn einstök (til dæmis, þú ert með þrjú verkefni sem heita Hire Staff), geturðu notað sjálfkrafa úthlutað verkefnanúmer eða útlínunúmerið til að auðkenna verkefni; þessar tölur eru alltaf einstakar fyrir hvert verkefni.

Að nefna verkefni er skipting milli þess að gefa fulla lýsingu (sem er allt of löng fyrir reit Verkefnaheiti) og að vera of stuttur (sem getur leitt til misskilnings og óvissu). Ef þú ert í vafa skaltu vera stuttorður í heiti verkefnisins og útskýra það með verkskýrslu.

Til að setja inn verkefni hvar sem er á listanum yfir verkefni í Project, á Verkefnaflipanum, Setja inn hóp, smelltu á verkheiti reit þar sem þú vilt að nýja verkefnið birtist og smelltu á Setja inn verkefni táknið. Nýja verkefnið er sett inn í röðina fyrir ofan. Þú getur líka ýtt á Insert takkann á lyklaborðinu, eða hægrismellt og valið Insert Task í sprettiglugganum.